9 Cara Menerapkan Manajemen Kerja Shift yang Benar

JAKARTA - Saat ini, kamu mungkin sering menemui tempat pencucian mobil yang buka selama 24 jam. Mungkin juga menjumpai restoran cepat saji yang terus buka siang dan malam. Lalu pernah terpikir kah bagaimana mereka membagi waktu kerjanya yang sangat padat pelanggan? Mereka akan membaginya dengan sistem aturan shift kerja.

Dalam Bahasa Indonesia, dikenal dengan sif, yang diartikan oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sebagai masuk atau bekerja secara bergiliran dalam pabrik dan sebagainya. Baik masuk di pagi hari, siang, atau malam hari. Serta mendapat giliran minggu ini atau minggu berikutnya.

Pengertian aturan shift kerja

Shift kerja karyawan adalah perubahan atau penetapan jam kerja yang biasanya terjadi setiap 24 jam sekali. Sejak hari itu, perubahan terjadi pada waktu-waktu tertentu, misalnya shift malam, shift pagi atau shift. Banyak industri sangat bergantung pada kerja shift untuk mengoptimalkan produksi. Penerapan waktu shift tergantung kebutuhan dan jenis usaha.

Meski begitu, perusahaan tetap harus memperhatikan keselamatan, kesehatan dan keselamatan kerja karyawan saat melakukan kerja shift. Jenis kerja shift di Indonesia biasanya adalah pekerjaan service atau service, misalnya polisi, tenaga medis, pemadam kebakaran, pelayan restoran atau toko, dan transportasi.

Pemberlakuan jam kerja atau waktu kerja dengan sistem shift sebetulnya sah-sah saja. Terlebih bagi perusahaan atau lembaga yang membutuhkan kerja 24 jam untuk memaksimalkan sumber daya. Bisa juga 24 jam untuk pelayanan masyarakat, seperti rumah sakit.

Namun, ada beberapa aturan dan ketentuan yang dibuat oleh pemerintah terkait waktu kerja. Hal itu dapat dijadikan acuan oleh perusahaan untuk membuat aturan jam kerja. Artikel ini akan membahas seputar aturan shift kerja dan ketentuan waktu kerja. Jadi, baca artikel ini sampai selesai ya!

Mengapa Manajemen Pemberlakuan Shift Kerja Sangat Penting Untuk Pertumbuhan Suatu Perusahaan?

Ketersediaan barang serta proses distribusi merupakan salah satu faktor penting yang patut dipertimbangkan. konsumen akan memilih untuk mencari produk yang telah tersedia dan memiliki jangkauan yang mudah daripada harus menunggu produk lain yang jauh lebih lama ketersediaannya.

Terkadang, konsumen bahkan tidak peduli dengan merk produk asalkan mampu memenuhi kebutuhan mereka dengan tepat dan cepat.

Tidak semua sasaran konsumen aktif di jam operasional yang sama. Terkadang, banyak di antara konsumen yang membutuhkan produk tersebut pada jam 2 pagi atau bahkan tengah malam. Mungkin di waktu inilah mereka mampu memilih barang yang mereka inginkan dan memesannya.

Sedangkan konsumen di belahan bumi lain memiliki perbedaan waktu yang signifikan dan memerlukan barang di waktu yang tak terduga. Hal inilah yang membuat suatu perusahaan menambah jam kerja hingga 8 jam atau bahkan hingga 9 jam.

Tujuan awal perusahaan dengan menyediakan barang hasil produksi selalu tersedia ketika konsumen membutuhkan namun terhambat karena jam kerja yang terbatas. Inilah yang membuat perusahaan mulai menerapkan sistem kerja secara shift.

Suatu perusahaan akan mengalami kerugian yang sangat besar apabila terjadi kemacetan. Banyak mesin atau komponen operasi produksi memang didesain untuk bekerja 24 jam setiap hari demi menghasilkan profit bagi perusahaan serta menghindari kerugian. Bahkan, ketika proses produksi tersendat atau mesin berhenti bekerja untuk sejam saja, perusahaan telah mengalami kerugian yang sangat disayangkan.

Untuk menjaga agar kerugian tersebut tidak terjadi maka dibuatlah sistem kerja shift. Di mana beberapa pegawai akan mengoperasikan mesin pada siang hari dan sebagian yang lain akan mengoperasikan mesin pada malam hari.

Tingkat efektifitas penggunaan sistem kerja shift dapat dilihat dari ulasan berikut, yang sepenuhnya membahas lebih mendalam alasan mengapa shift kerja sangatlah penting bagi perkembangan suatu perusahaan, dan bagaimana mengimplementasikan manajemen sistem kerja shift untuk para pekerja dengan benar.

Shift Kerja Untuk Perkembangan Perusahaan

Banyak pekerja yang memilih melakukan shift dikarenakan oleh tuntutan pekerjaan. Di mana sisi baiknya adalah, pekerja mampu menentukan sendiri bagaimana mereka mau menjalani – menyeimbangkan kehidupan kantor dan sosialnya. Ketika bekerja di pagi hingga sore hari tidak sesuai dengan ‘kegiatan’ yang mereka lakukan, bekerja shift menjadi pilihan yang sangat menggiurkan.

Akan tetapi, terkadang keinginan pekerja tidaklah selalu selaras dengan tujuan yang harus dicapai oleh perusahaan. Di sinilah tugas HRD sangat diperlukan guna menyelaraskan kedua komponen perusahaan agar mampu berjalan dengan baik.

Dengan membuat kerja shift, anda akan bisa mengakomodasi keinginan pekerja sekaligus menyelaraskannya dengan tujuan perusahaan. Anda bisa memberikan opsi jam kerja yang disukai oleh pekerja dan membuat menghasilkan proses produksi dengan lebih produktif.

Pekerja akan mendapat kontrol sepenuhnya untuk memilih waktu bekerjanya sendiri, menyeimbangkan work – life dan bebas memilih jadwalnya masing – masing. Hal ini tentu membuat pekerja jauh lebih Bahagia serta produktif di tempat kerja.

Cara Menerapkan Manajemen Kerja Shift yang Benar

Berikut adalah beberapa tips yang bisa dilakukan untuk meningkatkan kepuasan pekerja terhadap sistem kerja shift yang telah dirancang, antara lain adalah :

1. Rencanakan Kerja Shift Dengan Melihat Hari Libur Karyawan

Sebuah perusahaan harus dapat memprediksi kapan waktu – waktu seorang pekerja akan mengambil cuti atau meminta libur paling banyak. Di mana hal ini tentu akan membantu penyesuaian jadwal kerja shift sebagai pengganti hari libur tersebut.

Pastikan bahwa pekerja telah merencanakan cutinya jauh – jauh hari, baik itu untuk untuk keluarga, keagamaan atau sekedar liburan. Planning perusahaan dalam menetapkan shift kerja akan bisa menyesuaikan keinginan karyawan dalam Batasan – Batasan tertentu.

1. Mintalah Pekerja Untuk Selalu Mengisi Waktu Masuk dan Keluar

Selain membantu perusahaan untuk melihat berapa jam operasi yang dilakukan oleh seorang pekerja, lebih lanjut lagi form pengisian jam masuk dan keluar bisa digunakan sebagai sarana tracker atau pantauan tentang bagaimana kinerja pekerja tersebut.

1. Menetapkan Jam Shift Kerja yang Konsisten

Jam kerja shift yang telah ditentukan akan membantu pekerja untuk menjadwalkan kegiatan lain di hari yang sama. Mereka akan mampu membagi waktu kerja dan menyeimbangkan kehidupan serta kehidupan sosialnya.

Disarankan untuk tidak merubah waktu shift kerja secara terus – menerus. Hal ini justru akan menyulitkan para pekerja dalam memprediksi jadwal kegiatan apa saja yang harus mereka lakukan.

1. Selalu Membuat Rencana Cadangan Untuk Hal yang Tidak Terduga

Contoh hal tidak terduga yang harus diantisipasi perusahaan adalah ketika pekerja mengalami sakit dan harus melakukan cuti secara tiba – tiba. Hal ini bukanlah sesuatu yang dapat diprediksi dan pekerja pun tidak akan mampu membuat rencana jauh – jauh hari.

Selalu sediakan pilihan kedua, atau ketiga, atau ke-empat untuk mengatasi permasalahan yang ada. Anda bisa mencari pengganti sementara atau mengisi kekosongan dengan mengambil pekerja dari sektor lain. Pertimbangkan untuk selalu menyediakan persiapan dalam menerima pekerja yang mampu menambah shift kerjanya dan buatlah form agar mereka dapat dihubungi sewaktu – waktu.

Hal inilah yang nantinya akan sangat membantu ketika terjadi hal – hal yang tidak direncanakan seperti tiba – tiba keluarnya pekerja dari perusahaan atau yang lainnya. Daripada membiarkan posisi tersebut kosong dan mengganggu jalannya produksi, akan lebih baik apabila mempersiapkan pekerja cadangan jauh – jauh hari.

1. Tetapkan Jam Kerja yang Manusiawi

Sangat penting untuk bagi perusahaan menerapkan jam kerja shift yang manusiawi. Contoh kasus yang bisa dilihat adalah shift kerja malam atau akhir pekan. Akan sangat tidak manusiawi apabila memberikan jam kerja malam dan akhir pekan sama panjangnya dengan shift siang. Hal ini dapat membuat pekerja merasa jenuh dan kelelahan.

Daripada hanya membaginya menjadi dua bagian yaitu shift malam dan siang, anda bisa menambah opsi ketiga dengan memperpendek jam kerja dengan menambah satu shift lagi per harinya.

1. Selalu Lakukan Sidak Malam Setidaknya Seminggu Sekali

Untuk memastikan bahwa pekerja anda bekerja maksimal di malam hari, cobalah untuk melakukan kunjungan atau evaluasi secara mendadak setidaknya seminggu sekali. Hal ini bukan hanya untuk memastikan bahwa pekerja melakukan pekerjaannya dengan baik, namun juga memenuhi kebutuhan dan menghadapi persoalan yang mungkin berbeda dengan yang dihadapi oleh pekerja di shift siang.

1. Rotasi Jam Kerja Diperlukan

Beberapa pekerja akan merasa jenuh apabila selalu bekerja di malam hari, sedangkan pekerja yang berada di sift siang akan merasa jauh lebih gampang dan segar. Untuk menjaga keseimbangan inilah diperlukannya rotasi jam kerja.

Pindahkan pekerja shift malam untuk bekerja di shift siang selama beberapa waktu begitupun sebaliknya. Hal ini akan jauh lebih menyehatkan serta produktif bagi perusahaan.

1. Berikan Intensif Pada Pegawai Teladan

Dengan memberikan intensif yang lumayan kepada para pegawai, diharapkan akan mampu meningkatkan persaingan sehat antar para pegawai sehingga menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

1. Gunakan Software untuk Membuat Jadwal kerja Shift

Software untuk membuat jadwal kerja shift akan membantu Anda dalam mengatur jam kerja shift karyawan dengan mudah. Sehingga Anda tidak perlu repot-repot melakukan pencatatan manual. Perhitungan jam lembur serta gaji pun menjadi lebih mudah.

Ada berbagai usaha yang mempunyai jam operasional yang melebihi 8 jam bahkan sampai 24 jam. Oleh sebab itu penggunaan software untuk membuat jadwal kerja shift. Hal tersebut dibutuhkan agar jadwal shift karyawan tetap berjalan. Berikut aplikasi-aplikasinya:

1. Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu software untuk membuat jadwal kerja shift yang satu ini mengatur jadwal shift karyawan secara merata dan dengan proses yang praktis. Selain fitur penjadwalan shift aplikasi ini juga bisa mengatur cuti karyawan yang sudah terjadwal di dalam shift.

Fitur tersebut memudahkan dalam pergantian shift kerja. Dengan menggunakan aplikasi ini semua sudah sangat praktis tanpa perhitungan manual dan sudah menyinkronkan secara otomatis kedatangan dan keterlambatan sesuai dengan jadwal shift.

2. Human Capital Management

Human Capital Management atau disebut juga HRMS mempunyai fungsi untuk mendaftar secara menyeluruh dari operasional HR. Penggunaan HRMS bisa mendukung operasional HR yang lebih tertata. Semua data yang terdokumentasi disimpan dalam satu tempat. Hal itu bisa meminimalisir proses pendataan manual yang memakan banyak waktu.

Fitur yang ada di aplikasi ini yaitu payroll, administrasi pekerja, rekrutmen, training, performance review, dan tunjangan karyawan. Di aplikasi ini juga mendukung penjadwalan shift kerja. HCM sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan pengelola pekerja untuk skala besar. Umumnya aplikasi ini digunakan untuk mengelola pekerja formal atau white collar.

3. Workforce Management Platform

Aplikasi manajemen tenaga kerja yang satu ini memiliki fungsi mengelola tenaga kerja secara keseluruhan. Aplikasi ini mampu menggabungkan banyak fitur dalam satu platform dan juga bisa mendukung aplikasi HCMR dan Time & Attendance. WMP juga mempunyai sistem Time & Attendance di dalam satu platform. Jadi pengguna tidak perlu memakai dua software untuk membuat jadwal kerja shift dan memeriksa absensi.

Workforce Management Platform juga memungkinkan untuk mengintegrasikan data pekerja yang sudah dimiliki. Hal ini menjadikan WMP sebagai aplikasi yang sangat tepat untuk perusahaan dibidang manufaktur, logistic, pergudangan, retail, hingga hospitality.

Fitur di Wmp meliputi mengatur shift kerja, melakukan jam masuk dan jam keluar, merekap performa manajemen pekerja dan lain-lain. Semua proses yang ada terintegrasi dengan efisien. Software untuk membuat jadwal kerja shift ini cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak pekerja.