5 Tips Mengelola Waktu supaya Menyelesaikan Tugas Lebih Banyak

YOGYAKARTA – Mengelola waktu adalah perihal mengatur perilaku. Kalau kita sering nggak punya banyak waktu sementara banyak tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari, artinya perlu mengelola perilaku terlebih dahulu. Baru setelah kebiasaan memilah dan menempatkan prioritas di waktu tepat, akan memiliki kesempatan lebih banyak menyelesaikan tugas. Nah menurut psikologi, begini mengelola perilaku yang membantu bekerja secara efektif.

1.Tetapkan tujuan dan prioritas

Penting menetapkan apa yang ingin Anda capai dalam menyelesaikan tugas. Menyelesaikan segalanya, bukan perilaku yang didasari perspektif tepat. Tentu Anda tak bisa menyelesaikan segalanya. Makanya penting menetapkan tujuan berdasarkan prioritas. Catat apa yang paling penting menurut Anda.

Pertahankan prioritas dan artikulasikan dalam puncak kesadaran. Ini penting, supaya tetap ingat apa yang harus dilakukan dan berapa tempat yang harus Anda singgahi dalam bertugas. Dengan cara ini, menurut psikolog klinis Michael Wiederman, Ph.D. dilansir Psychology Today, Senin, 29 April, mulai setiap hari dengan membuat daftar prioritas berdasarkan “jika saya dapat mengerjakan satu hal, apa yang harus saya kerjakan”.

2. Penjadwalan dan niat implementasi

Rencana tidak akan terjadi kalau Anda berpikir akan melakukannya jika punya waktu. Jadi, buatlah jadwal dengan blok-blok tertentu yang khusus untuk menyelesaikan tugas sesuai prioritas. Waspadai gangguan dan tak apa terlambat pada blok jadwal tertentu. Tetapi pastikan mengantisipasi gangguan, misalnya dengan mematikan notifikasi ponsel agar tidak melihat pesar yang mengganggu Anda dalam menyelesaikan tugas sesuai jadwal.

3. Manfaatkan puncak waktu produktif

Setiap jam dalam sehari kita tidak memiliki tingkat energi dan kemampuan fokus yang sama. Bagi kebanyakan orang, waktu puncaknya adalah pada sore hari, meskipun ada beberapa perbedaan antar individu. Tentukan apa yang harus Anda kerjakan saat kinerja mencapai puncaknya. Pastikan menjadwalkan tugas terpenting Anda selama waktu tersebut untuk tugas-tugas yang memerlukan pemikiran mendalam, konsentrasi, dan mungkin kreativitas. Lindungi waktu ini dari gangguan seperti notifikasi di ponsel atau komputer Anda, dan simpan tugas rutin seperti menjawab pesan email di luar jam sibuk.

4. Periksa efek dari kesibukan Anda

Saat waktu paling sibuk, mungkin menandai Anda sangat dihargai. Karena begitu banyak orang mengandalkan dan mempercayakan tanggung jawab kepada Anda. Tetapi ada baiknya mengkaji manfaat dari momen terlalu sibuk tersebut. Apakah Anda merasakan gangguan karena ketidaksempurnaan atau ketidaklengkapan?

Misalnya, Anda memilih mengerjakan tugas semuanya sendiri karena tim yang bertugas tidak sesuai dengan standar Anda. Atau Anda terdorong mengambil semua tugas karena merasa punya waktu lebih. Namun sebenarnya, kedua hal ini justru menambah beban dalam mengelola waktu. Jadi, penting belajar menimbang mana tugas yang bermanfaat atau menambah beban.

5. Selalu klarifikasi dan negosiasi

Berasumsi mungkin lebih mudah daripada berembug tugas secara menyeluruh. Namun kesalahpahaman kecil mungkin menyita waktu. Apalagi jika kesepakatan dilakukan tanpa klarifikasi dan negosiasi. Maka cobalah sejelas mungkin ketika meminta atau menerima permintaan. Diskusikan rincian tentang tugas, tenggat waktu, dan siapa tim yang terlibat, atau detail lainnya.

Itulah cara mengelola waktu supaya bisa menyelesaikan tugas lebih banyak. Penting dipahami, manajemen waktu tidak selesai hanya dengan satu strategi ajaib. Seperti pengalaman hidup dan mengatur perilaku terus-menerus sepanjang hidup, mengelola waktu tak putus dari dilema. Maka dalam prosesnya, harus didasari kesadaran dan eksperimen.