JAKARTA - Bagi beberapa kalangan masyarakat, mungkin istilah press release sedikit asing terdengar. Namun, bagi perusahaan, institusi, maupun tokoh publik, press release merupakan sesuatu yang wajib diketahui. Sebab, press release ini mempunyai korelasi dengan keberlangsungan suatu perusahaan.
Press release menjadi alat yang dimiliki oleh bidang hubungan masyarakat dalam melakukan publikasi. Atau dengan kata lain, press release adalah suatu media berupa tulisan, foto, atau video, yang berfungsi untuk menyampaikan informasi mengenai suatu perusahaan kepada publik.
Kemudian, press release juga bisa disebut sebagai pemberitahuan resmi yang dirilis oleh perusahaan kepada masyarakat.
"Organisasi membutuhkan media massa dalam penyampaian pesannya ke khalayak luas dan berharap publikasinya akan membangun persepsi atau opini yang positif dari khalayak," ujar pakar komunikasi, Diah Wardhani, dalam keterangannya, dikutip Minggu 4 September.
Press Release umumnya dibuat untuk mempublikasikan kegiatan tertentu yang telah dilakukan oleh suatu perusahaan atau produk tertentu. Di Indonesia press release disebut juga dengan siaran pers. Ada perusahaan yang secara mandiri menyusunnya sendiri. Namun ada pula yang memanfaatkan layanan jasa press release.
Kemudian, press release yang sudah dibuat akan dikirimkan ke media massa baik media offline atau media daring. Selanjutnya, akan disadur dan kemudian diterbitkan ke masyarakat.
Berdasarkan dengan pengertian mengenai press release, adalah sebuah alat untuk memperkenalkan, mempromosikan dan menginformasikan masyarakat tentang produk, kebijakan, atau aktivitas perusahaan dan lembaga. Lalu, press release merupakan salah satu solusi paling mudah untuk menyampaikan informasi yang bersifat cepat dan darurat.
Sebagai contoh, saat sebuah perusahaan sedang terlibat permasalahan dengan pihak eksternal dan publik butuh pernyataan secepatnya, maka lewat press release pula, perusahaan akan mengumumkan sikap yang akan mereka lakukan terkait dengan permasalahan tersebut.
Maka, press release tidak bisa ditulis secara asal-asalan. Supaya nantinya tidak menjadi masalah bagi perusahaan itu sendiri. Ada kaidah yang harus Anda ikuti.
Struktur Press Release
1. Judul (Head)
Seperti halnya tulisan pada umumnya, press release juga butuh judul di dalamnya. Judul di dalam press release akan menjadi gambaran apa tujuan press release itu dituliskan. Persyaratan penulisan judul adalah menggunakan kalimat aktif.
2. Teras (Lead)
Berikutnya, setelah judul ada lead. Lead adalah pembuka dari tulisan press release. Bagian pembuka ini terletak pada awal tulisan. Lead ini ditulis dengan menggunakan format 5W+1H yang ditulis secara ringkas namun padat.
3. Isi (Body)
Selanjutnya, tuliskan isi utama dari press release tersebut. Isi atau body pada siaran pers akan memaparkan tentang detail dari apa yang ingin disampaikan, sebagai contoh deskripsi produk, deskripsi kegiatan, hingga kutipan wawancara.
Yang perlu Anda ketahui, dalam penulisan press release harus memperlihatkan waktu pembuatan dan juga kontak perusahaan atau lembaga bersangkutan.
Tips Penulisan Press Release
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan ketika diminta untuk menuliskan press release. Berikut ini adalah panduan menulisnya:
1. Informasi produk atau kegiatan dengan jelas
Panduan yang satu ini berkaitan dengan tujuan utama dari penulisan press release. Sehingga, informasi yang disampaikan harus benar-benar jelas agar tidak menimbulkan kerancuan di media atau masyarakat yang membacanya.
2. Cantumkan kontak yang dapat dihubungi
Anda harus mencantumkan kontak yang dapat dihubungi sewaktu-waktu. Kontak yang dicantumkan ini akan berguna untuk memberi tahu ketika ada hal-hal yang terlewat di press release agar bisa ditanyakan lebih lanjut.
Kemudian, kejelasan kontak juga akan menjadi pertanda sebuah kredibilitas perusahaan atau lembaga yang menerbitkan press release.
3. Dituliskan singkat, padat, jelas, dan lengkap
Terakhir, adalah penulisan yang to the point tanpa harus berputar-putar. Salah satu hal yang kerap terjadi ketika seseorang menuliskan press release adalah tulisannya yang terlalu bertele-tele. Hal ini kemudian menjadi artikel terkesan membosankan untuk dibaca.
Maka, press release yang ideal alangkah lebih baik apabila dituliskan secara detail tetapi tidak berputar-putar.
