Struktur Organisasi Front Office di Sebuah Hotel Lengkap dengan Tugasnya

YOGYAKARTA – Dalam dunia perhotelan, front office bukan posisi yang bisa diremehkan. Bahkan struktur organisasi front office cukup kompleks. Artikel ini akan membahas informasi terkait posisi tersebut dalam dunia perhotelan.

Struktur Organisasi Front Office

Dilansir dari setupmyhotel, front office adalah bagian paling penting dari tiap hotel. Posisi depatermen front office punya tanggung jawab untuk memberikan sambuutan kepada tamu serta memastikan para tamu menginap dengan nyaman. Untuk mencapai tujuan tersebut, front office punya struktur organisasi yang berbeda-beda dengan tanggung jawabnya sendiri-sendiri.

Situs hotelsandhoteliers membagi struktur organisasi front office ke dalam beberapa bagan mencakup tugas dan tanggung jawabnya.

1. Front Office Manager

Posisi puncak jabatan front office adalah Front Office Manager. Posisi ini bertanggung jawab atas departemen sekaligus melaporkan secara langsung kepada Manajer Operasi atau Manajer Umum hotel.

Secara umum posisi ini punya peran pengawasan dan pengelolaan seluruh aspek operasi front office agar tamu benar-benar puas atas layanan hotel. Front Office Manager  harus bisa memimpin dan mengelola tim mulai dari resepsionis, pramutamu, staf bel, dan auditor malam.

2. Assistant Front Office Manager

Peringkat kedua dalam struktur organisasi front office adalah Asisten Manajer Front Office. Sebagaimana namanya, posisi ini tugasnya mendukung pekerjaan Manajer Front Office dalam pengawasan operasional sehari-hari mencakup mengawasi staf meja depan, staf pramutamu, dan personel kantor depan lainnya.

Asisten Manajer Front Office juga membantu memastikan bahwa tamu meneruma layanan dengan baik selama menginap mulai dari proses check-in hingga check-out.

3. Guest Relations Manager & Executive

Posisi ini bertanggung jawab untuk memberikan layanan yang berkesan bagi tamu dengan berbagai cara, salah satunya adalah bagaimana ia berkomunikasi dengan tamu selama menginap, bagaimana cara menyambut tamu, dan sebagainya.

Guest Relations Manager & Executive juga menjadi penghubung antara tamu dengan pihak hotel. Saat tamu menjumpai masalah atau memiliki keluhan, Guest Relations Manager & Executive akan memenuhi keluhan tamu.

4. Reservation Manager

Reservation Manager atau Manajer Reservasi bertanggung jawab dengan hal-hal yang berkaitan dengan pendapatan dan profitabilitas hotel. Manajer Reservasi mengawasi sisten pemesanan atau reservasi tercatat secara benar dan akurat, termasuk menghubungkan dengan ketersediaan kamar atau mengatur pembatalan.

5. Night Auditor

Night Auditor punya peran menjaga efisiensi operasional, keakuratan keuangan, serta kepuasan para tamu saat jam malam. Night Auditor juga mengaudit keuangan untuk rekonsiliasi transaksi harian, termasuk juga biaya kamar serta sumber pendapatan lain. Mereka juga membantu membuat laporan pendapatan harian dan melaporkannya kepada manajemen dan depatermen lain yang saling berkaitan.

6. Concierge Supervisor

Struktur ini sangat penting karena bertugas untuk memastikan layanan tamu dan permintaan berjalan dengan baik. Mereka mengawasi dan memastikan tamu mendapat layanan yang cepat, sopan, dan personal.

7. Receptionists

Resepsionis di hotel bintang 5 punya peran yang sangat penting karena bersinggungan langsung dengan tamu. Mereka bertanggung jawab memberi layanan dan informasi secara langsung. Tugas resepsionis termasuk menyambut tamu, membantu proses check-in dan hingga check-out.

8. Telephone Supervisor

Di hotel bintang 5 terdapat supervisor telepon yang bertugas mengelola sistem komunikasi hotel. Mereka mengawasi operator telepon dan resepsionis menjawab panggilan masuk sesuai prosedur yang sudah ditetapkan. Posisi ini bertugas pula menjawab pertanyaan, permintaan reservasi, dan sebagainya.

9. Bell Captain

Seorang bell captain bertugas menyambut tamu yang datang sesuai SOP yang sudah ditetapkan. Mereka juga harus membantu membawa barang bawaan tamu kemudian mengantarkannya ke area check-in. Selain itu bell captain juga membantu mengatur kebutuhan transportasi tamu saat ingin keluar hotel, parkir velvet, hingga mengambil bagasi tamu.

Bagi Anda yang berencana liburan di Jakarta, simak hotel dengan akses mall Jakarta.

Itulah struktur organisasi front office. Kunjungi VOI.id untuk mendapatkan informasi menarik lainnya.