8 Cara Mengutarakan Komplain secara Sopan, Nggak Perlu Emosi

YOGYAKARTA – Rata-rata orang mengeluh antara 15-30 kali sehari. Kadang mengutarakan keluhan atau komplain karena realitas tak sesuai keinginan, tidak disadari. Tak jarang diutarakan bernada tinggi sehingga mencuri perhatian orang sekitar karena mengutarakan komplain penuh emosional.

Menurut terapis berlisensi, komplain dan mengeluh, memiliki konsekuensi tertentu. Karena bersikap negatif terus-menerus, tubuh melepaskan hormon stres ekstra, sehingga mudah lelah, sulit mengingat sesuatu, depresi, hingga mati rasa secara emosional. Melansir Parade, Rabu, 14 Februari, berikut cara mengutarakan komplain secara sopan supaya efek buruknya tidak menghantui.

1. Mengadu langsung dan pada waktu yang tepat

Menunda komplain, mungkin isu tak lagi aktual. Menunda aduan artinya juga menunda pemenuhan kebutuhan Anda. Namun penting pula mengadu pada waktu yang tepat dan pihak yang tepat. Penting dicatat, berhati-hatilah saat menyampaikan aduan. Kurangi emosi negatif yang mungkin mengundang respons negatif.

2. Gunakan perkataan “saya”

Bahasa yang diucapkan, kekuatannya sangat besar. Kalau salah memilih kata, Anda bisa menghancurkan situasi. Maka pilihlah kata dengan bijak, terutama saat mengutarakan komplain. Lebih baik, gunakan “saya” untuk membuka kesempatan diskusi sehat dan menekankan perasaan personal tanpa menyalahkan orang lain.

3. Berbicara secara positif dan tepat

Selain memilih waktu yang tepat, pilihan kata dan narasi harus jelas. Hindari komplain dengan kalimat berputar-putar. Misalnya, jelaskan situasi dengan detail, konteks spesifik, dan pahami apa yang dikatakan. Kuncinya adalah kejelasan dibarengi dengan sikap positif dalam menyampaikan. Kalau Anda mengutarakan komplain dengan nada suara yang kasar dan bahasa tubuh tertutup, penerima respons akan membangun sudut pandang buruk tentang diri Anda. Sebaliknya, mengutarakan komplain dengan ramah dan tenang, akan mendapatkan respons yang nyaman.

4. Tempatkan diri pada posisi orang lain

Sebelum mengutarakan komplain, luangkan waktu sejenak untuk mengakui sudut pandang orang lain. Pikirkan tentang apa yang mungkin mereka rasakan atau pikirkan, dan berempati dengan mereka. Misalnya, mulailah dengan kalimat seperti, "Saya mengerti bahwa Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan, tetapi saya ingin mendiskusikan masalah yang mengganggu saya."

5. Hindari menyerang karakter seseorang

Mengutarakan kritik maupun komplain, harus memahami tekniknya supaya berguna. Atau setidaknya tidak melukai orang lain dan efektif mendapatkan apa yang Anda inginkan. Dalam mengutarakan komplain, hindari menyerang karakter seseorang.

6. Tawarkan Solusi

Ketika mengutarakan komplain, milikilah pola pikir yang fokus pada solusi. Setelah Anda menemukan orang yang tepat untuk menyampaikan komplain Anda, mulailah dengan penjelasan singkat tentang masalahnya dan kemudian perkenalkan cara untuk menyelesaikannya. Solusi-solusi ini harus praktis, logis dan layak. Dengan cara ini, ini menunjukkan bahwa Anda berkomitmen untuk bekerja sama mencapai penyelesaian.

7. Beri pernyataan untuk menyemangati

Untuk mengurangi dampak komplain, gabungkan keluhan dengan satu atau dua pernyataan positif. Pernyataan positif tersebut untuk menyemangati penerima komplain. Misalnya, jika Anda tidak puas dengan hasil akhir proyek, utarakan mulai dari rasa syukur, sebutkan masalahnya selanjutnya, dan akhiri dengan pernyataan yang menyemangati mereka dan fokus pada masa depan.

8. Miliki pikiran terbuka

Menyelesaikan masalah adalah upaya tim. Meskipun penting menampung komplain, penting pula berpikiran terbuka. Saat mengutarakan komplain pun juga harus berpikiran terbuka, sebab jika hanya terpaku pada diri sendiri bisa melupakan tujuan bersama atau tim.

Komplain adalah cara mencapai sesuatu lebih baik. Di atas merupakan cara mengutarakan komplain, keluhan, dan kritik secara sopan. Dengan mengutarakan komplain secara sopan, maka Anda telah membangun komunikasi yang sehat.