Tips Menciptakan Rapat Virtual yang Setara untuk Bisnis Profesional

JAKARTA - Saat ini, rapat virtual memiliki peran penting dalam bisnis modern untuk mendorong kolaborasi baik dengan pihak eksternal dan internal, di mana pun mereka berada.

Dalam survei terbaru Logitech, menyebutkan bahwa 36 persen karyawan mengatakan separuh dari rapat mereka diadakan secara hybrid, dimana peserta rapat yang hadir secara langsung dan peserta jarak jauh bergabung

Lalu, bagaimana cara menciptakan rapat virtual yang setara dan inklusif dengan rapat langsung (offline)? Menurut Logitech, diperlukan komitmen terhadap budaya dan teknologi.

Cobalah mulai dengan menciptakan budaya rapat yang mendorong peserta untuk berbicara, di mana perusahan harus memotivasi dan mendukung perilaku rapat yang positif untuk menumbuhkan kebiasaan dalam hal komunikasi yang terbuka, keterlibatan yang aktif, dan partisipasi penuh.

Para pemimpin dapat mengembangkan budaya ini dengan mengajak karyawan melakukan hal-hal berikut:

1. Dengarkan dan perhatikan rapat dengan seksama. Singkirkan ponsel dan gangguan lain yang dapat mengalihkan fokus dari rapat.
2. Kenali semua orang dalam rapat. Partisipan jarak jauh atau virtual akan merasa lebih terlibat dan terdorong untuk berbicara ketika moderator atau pemimpin rapat memperkenalkan mereka di awal rapat.
3. Berikan mikrofon atau kesempatan berbicara kepada partisipan virtual. Jika diperlukan, hentikan sementara diskusi rapat dan tanyakan secara khusus pendapat partisipan yang bergabung secara virtual.
4. Partisipan di dalam ruangan rapat hanya boleh melihat dan berbicara kepada kamera. Dengan mengarahkan perhatian ke kamera, partisipan di dalam ruangan akan membuat pertemuan lebih inklusif dan setara bagi partisipan jarak jauh atau virtual.
5. Gunakan fitur obrolan/chat pada rapat virtual. Partisipan jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk menyampaikan pendapatnya ketika orang-orang di dalam ruangan sedang berbicara secara aktif dan moderator rapat yang ditunjuk harus memantau rapat untuk memberikan kesempatan kepada pengirim pesan pada fitur obrolan atau chat untuk berbicara.