5 Teknologi Canggih yang Dapat Menghemat Pengeluaran Bisnis

JAKARTA - Selama beberapa dekade terakhir, terutama sejak pandemi Covid-19, teknologi sudah sepenuhnya mengubah dunia bisnis. Kemunculan berbagai alat canggih ini banyak mempengaruhi cara beroperasi sebuah perusahaan dalam hal bertumbuh, berkomunikasi, bersaing, hingga mengurangi biaya secara signfikan.

Berikut ini adalah beberapa konsep teknologi berbasis digital yang paling banyak digunakan oleh para pebisnis untuk menghemat biaya dan pengeluaran kantor.

1. Webinar

Webinar, atau web based seminar, adalah salah satu konsep seminar yang memanfaatkan teknologi sehingga bisa dilakukan dari jarak jauh. Jika dengan seminar Anda harus repot menyewa gedung, mempersiapkan alat presentasi yang cukup banyak, memastikan kelistrikan telah menggunakan kabel listrik terbaik yang tidak mudah putus, menyebar undangan, katering, dan sebagainya, maka dengan webinar semua itu menjadi jauh lebih mudah, karena semua berbasis online.

Pada akhirnya, kecanggihan teknologi ini dapat membantu perusahaan Anda untuk menghemat lebih banyak pengeluaran sekaligus meningkatkan pendapatan, karena akan lebih mudah bagi Anda untuk menjangkau semakin banyak peserta yang berkonversi menjadi pelanggan.

2. Cloud Computing

Mentransfer data-data penting ke cloud adalah salah satu cara cerdas untuk memangkas pengeluaran bisnis. Alat ini dapat membantu Anda mengurangi biaya yang dibutuhkan untuk membeli kertas, lemari arsip, mesin fotokopi, dan berbagai perlengkapan lainnya. Alih-alih menyimpan dokumen dalam bentuk fisik, sebagainya gantinya Anda bisa menaruh seluruh informasi terkait pekerjaan secara online guna meningkatkan produktivitas dan keamanan data.

Penggunaan cloud computing memang mengharuskan Anda untuk membayar biaya bulanan kepada penyedia layanan. Namun harga tersebut masih terbilang lebih murah dibandingkan jika Anda harus membangun ruangan khusus untuk lemari penyimpanan atau menggaji tim spesialis internal. Selain itu, kelebihan lain aplikasi cloud computing adalah selalu diperbarui secara berkala, sehingga memastikan bisnis Anda untuk mendapatkan layanan terbaru setiap saat.

3. AI

AI (Artificial Intelligence) adalah kemampuan komputer untuk mengontrol dan menjalankan sebuah mesin tanpa bantuan manusia. Teknologi AI dapat mengotomatisasi hampir setiap kegiatan bisnis Anda, mulai dari mengatur pesan masuk, menginput data, berbagi informasi, bahkan hingga mengelola pembayaran atau faktur secara akurat.

Kecerdasan buatan ini telah membantu banyak perusahaan untuk mengoptimalkan proses bisnis dengan cara memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh manusia serta mengurangi biaya overhead, sehingga menjadikan Anda selangkah lebih maju dibanding kompetitor.

4. Software CRM

Perangkat lunak CRM (Customer Relationship Management) telah merevolusi layanan pelanggan dan analisis selama beberapa tahun terakhir. Teknologi ini memungkinkan Anda untuk memelihara dan mengembangkan koneksi yang lebih kuat dengan para pelanggan guna meningkatkan loyalitas dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik terhadap mereka. Sampai saat ini, software CRM telah secara signifikan membantu menghemat biaya operasional bisnis dengan mempertahankan alur kerja yang lebih lancar dan efisien.

5. Telekonferensi

Bahkan sebelum adanya pandemi Covid-19, telekonferensi telah menjadi cara terpopuler untuk terhubung dengan klien, investor, serta sesama profesional lainnya, kapan saja dan dari mana saja. Namun belakangan ini teknologi tersebut semakin meledak dan digunakan banyak perusahaan karena mampu meningkatkan efisiensi biaya dan waktu untuk mempermudah pertemuan-pertemuan penting melalui ruang digital.

6. Document Automation Software

Mengelola dokumen-dokumen di sebuah perusahaan tidaklah mudah. Ada begitu banyak dokumen, mulai dari invoice, kontrak, Purchase Order, dan sebagainya, dimana seringkali sulit memahami keseluruhan isi dari dokumen tersebut untuk pengambilan keputusan. Bayangkan waktu yang terbuang jika Anda harus membacanya satu per satu. Tetapi kini sudah ada teknologi document processing software yang bisa secara pintar memahami isi text bahkan gambar di sebuah dokumen hingga memberikan insight dan analisa yang Anda butuhkan dari dokumen tersebut.

7. Project Management 

Ini adalah teknologi dimana berbagai pihak dalam sebuah perusahaan bisa saling berkolaborasi untuk sebuah project, sehingga setiap orang bisa mendapatkan update dan mengetahui progress dari project tersebut. Jenis perusahaan yang seringkali menggunakan teknologi semacam ini adalah digital marketing agency, perusahaan software, perusahaan teknologi, kontraktor, startup, hingga e-commerce.

Efisiensi yang dihasilkan aplikasi semacam ini tidaklah main-main, karena memungkinkan setiap karyawan yang terlibat bisa tetap produktif meskipun sedang mobile atau bekerja remote, apalagi di masa WFH saat pandemi sekarang.

Tidak dapat dipungkiri, mengeluarkan biaya untuk berinvestasi pada teknologi memang terasa mahal di awal, namun pada akhirnya alat-alat canggih tersebut akan segera menuaikan hasil yang jauh lebih menguntungkan, bahkan hingga ratusan kali lipat. Selain memungkinkan Anda menjangkau lebih banyak konsumen dan mendorong pertumbuhan bisnis ke arah yang positif, cara ini juga dapat membantu perusahaan Anda untuk menghemat pengeluaran sekligus mendatangkan lebih banyak keuntungan lebih dari apa yang mungkin Anda pikirkan.