6 Alasan Utama Melakukan Pencatatan Keuangan pada Bisnis

JAKARTA - Sebagai Pebisnis skala besar ataupun kecil jangan pernah menyepelekan pencatatan transaksi terutama catatan transaksi penjualan.

Semua informasi mengenai transaksi penjualan selanjutnya akan dicatat dalam laporan penjualan atau aplikasi pencatatan penjualan.

Dengan adanya laporan tersebut, akan semakin memudahkan dalam mengatur manajemen bisnis serta mengambil keputusan dalam pemasaran, harga, dan metode penjualan.

Pengertian Laporan Penjualan

Laporan penjualan adalah segala informasi tentang penjualan yang tersusun rapi baik transaksi penjualan per pelanggan maupun perinciannya untuk selanjutnya dianalisa. Pada umumnya laporan ini berisi informasi periode penjualan, harga jual barang, jumlah barang yang terjual, total penjualan masing-masing barang dan total penjualan keseluruhan.

Laporan tersebut biasanya dicatat menggunakan aplikasi pencatatan penjualan dan digunakan sebagai bahan evaluasi apakah penjualan dalam satu periode tertentu mengalami peningkatan atau penurunan.

Fungsi Laporan Penjualan

Jika perusahaan dapat membuat laporan yang terperinci, akurat dan mudah dibaca, data yang disajikan dapat sangat membantu perusahaan untuk membuat keputusan terkait dengan penjualan produk ke depan.

1. Menunjukkan Kondisi Bisnis

Catatan penjualan harian bisa memantau naik turunnya penjualan secara akurat. Namun penjualan harian tidak bisa secara langsung menunjuukkan kondisi perusahaan. Adanya laporan laporan keungan dapat memberikan informasi keuntungan atau kerugian yang diperoleh bisnis dalam periode tertentu

Lewat laporan ini juga kita bisa melihat apakah bisnis yang dijalankan mengalami kemajuan, stagnan atau bahkan kemunduran. Dengan mengetahui keadaan bisnis secara akurat maka akan mudah menentukan strategi dalam meningkatkan penjualan.

2. Sebagai Bahan Evaluasi

Rangkuman dan data bisa menentukan arah ke depan, terutama untuk pengambilan keputusan. Rekap penjualan menyajikan data nyata yang menyatakan apakah perusahaan dalam kondisi yang sedang baik atau tidak. Jadi kebiasaan pelanggan bisa dibaca dengan lebih jelas untuk meningkatkan proses pemasaran produk.

3. Sebagai Bentuk Pertanggungjawaban

Rekap penjualan dijadikan bentuk pertangguung jawaban terhadap pihak terkait seperti konsumen dan investor. Maka dari itu laporan keuangan ini harus di buat seakurat mungkin. Sehingga pemilik saham atau dewan direksi dan konsumen dapat percaya terhadap bisnis yang sedang dijalankan.

4. Bahan Membuat Anggaran

Rekap penjualan juga bisa menjadi acuan dalam membuat anggaran. Ini berarti jumlah anggaran untuk pembelian keperluan mendatang berdasarkan pada biaya terkini. Misalnya, dari laporan bulan lalu, kamu bisa memperkirakan harga atau pembelian stock barang baru.

5. Kendalikan Cash Flow

Uang yang masuk dan keluar dapat terkendali dengan memperhitungkan jumlah penjualan. Untuk memudahkan dalam menyusun laporan, tentu Anda harus punya bukti transaksi lengkap. Misalnya, nota pembelian barang, nota layanan antar, dan bukti transfer dari konsumen.

Alasan Utama Melakukan Pencatatan Keuangan pada Bisnis

Berikut ini adalah alasan penting mengapa Anda harus melakukan pencatatan keuangan pada UKM, antara lain:

1. Untuk Memahami Keadaan Keuangan Usaha

Selaku pelaku usaha, peningkatan pemasukan pasti menjadi hal yang Anda inginkan tiap tahunnya. Untuk mencapai hal tersebut, maka pencatatan keuangan adalah kunci dan solusinya.

Karena dengan melakukan pencatatan finansial, maka Anda akan denagn mudah membandingkan keadaan keuangan bisnis Anda dari tahun sebelumnya sampai tahun ini.

Anda dapat mengetahui apakah bisnis Anda memeroleh laba yang meningkat atau sebaliknya malah mengalami penurunan.

Apabila demikian, maka Anda dapat mencari tahu biaya apa yang sebenarnya tidak diperlukan yang bisa Anda potong atau Anda hilangkan demi menghemat pengeluaran.

Pada intinya, pencatatan laporan adalah sarana pengawasan bagi kondisi keuangan UKM Anda baik secara umum maupun secara khusus.

Sebagai Instrumen Pembuat Keputusan

Anda pasti sudah mengerti jika keuangan merupakan aspek vital dalam bisnis. Melalui pencatatan tersebut, Anda dapat mengetahui kondisi keuangan usaha, maka Anda juga dapat menentukan keputusan yang tepat demi masa depan UKM Anda.

Contohnya, Anda mendapati hasil penjualan produk Anda tidak sama dengan target yang sudah Anda tetapkan, padahal testimoni yang diberikan pelanggan Anda selalu mengarah ke hal yang positif.

Lalu tindakan yang Anda lakukan adalah memfokuskan diri ke management marketing guna mempromosikan produk UKM Anda.

Namun, melalui pencatatan data keuangan Anda dapat pula memerkirakan apakah UKM Anda perlu menambah jumlah karyawan, berinvestasi di alat produksi, dan kebijakan yang lain.

2. Untuk Melancarkan Prosedur Pelaporan Pajak

Sebagai Warga Negara Indonesia yang baik, sekaligus pelaku bisnis, Anda sudah semestinya membayar pajak dan sudah menjadi kewajiban untuk melaporkan pajak hasil usaha Anda. Perhitungan pajak didapat dari neraca dan laporan laba rugi yang merujuk pada laporan keuangan.

Ketika Anda tidak melakukan pencatatan keuangan, maka pelaporan hasil pajak tidak akan tepat waktu. Sehingga hal ini akan menimbulkan beberapa masalah untuk bisnis Anda.

3. Memberi Ketentuan Tentang Kelayakan Bisnis

Tidak ada bisnis besar yang mendanai usahanya sendiri. Kebanyakan bisnis yang dijalankan mendapatkan dana dari investor untuk pengembangan bisnis. Peluang yang sama juga dimiliki oleh UKM Anda yaitu peluang mendapatkan tambahan modal dan bantuan dari pihak lain.

Namun, pihak yang menginvestasikan dananya pasti melakukan uji kelayakan untuk menilai seberapa layak UKM Anda untuk dijadikan tempat investasi mereka. Kondisi UKM juga akan tercermin dari laporan keuangan yang menunjukkan sehat tidaknya UKM Anda.

4. Skalabilitas yang Luas

Kerap kali pemilik bisnis ataupun usaha yang ingin menggunakan sistem akuntansi terburu-buru dalam menentukan. Sehingga, tidak bisa dilakukan penyesuaian dan tidak mendapatkan sistem yang dibutuhkan. Jadi, sistem pencatatan akuntansi keuangan yang baik itu memiliki skalabilitas yang luas.

Software sistem pencatatan akuntansi keuangan atau aplikasi pencatatan penjualan tidak membeda-bedakan mana bisnis atau usaha yang kecil dan besar, malahan sudah memberikan kelengkapan skalabilitas yang menyeluruh. Jadi, bisa digunakan untuk bisnis atau usaha kecil maupun besar serta bisnis atau usaha yang sedang berkembang.

Anda juga harus mengetahui bahwa tidak diperlukan lisensi terbatas dalam penggunaan software tersebut. Artinya, satu lisensi sudah cukup untuk membuka seluruh fitur yang ada dalam dimensi disiplin akuntansi tersebut. Hal itu pastinya bisa memberikan kemudahan kepada para penggunanya.

5. Fungsi Audit Lebih Terjamin

Fitur audit pada aplikasi pencatatan penjualan berperan penting sekali dan sangat bisa diandalkan apabila Anda menggunakan sistem pencatatan akuntansi keuangan atau aplikasi pencatatan penjualan. Dengan fitur ini, Anda sudah bisa mendapatkan pencatatan terdetail, bahkan bisa untuk melacak perubahan yang terjadi pada sistem. Namun, ada beberapa kategori yang tidak bisa diaudit oleh sistem, seperti inventasi fisik dan catatan bank.

Fitur seperti ini juga berfungsi untuk melacak waktu, sumber data, dan pengguna yang berperan di balik perubahan catatan pada sistem Anda.

Fitur audit ini bisa diandalkan apabila Anda menemukan perbedaan antara pencatatan audit dengan sistem. Selain itu, Anda bisa melakukan pelacakan dengan lebih efisien, efektif, hemat biaya, dan menghemat tenaga.

Urutan dalam Membuat Laporan Penjualan

Ada beberapa komponen penting sebelum membuat laporan penjualan, minimal ada dua poin penting yaitu hasil penjualan dan biaya yang dikeluarkan. Biaya yang dikeluarkan harus dikontrol jika ada kemungkinan kenaikan biaya maka harga penjualan juga perlu dinaikkan.

Rekap penjualan menggunakan aplikasi pencatatan penjualan mengikuti besar-kecilnya bisnis. Semakin besar bisnis, semakin banyak komponen yang harus dicantumkan dalam laporan seperti analisis penjualan, penentuan harga dan pemasaran produk.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penawaran terkait harga, pemesanan, pencatatan, hingga pengiriman barang. Jangan lupa untuk mencatat retur barang yang sudah dikembalikan. Setelah itu selesai, Anda perlu mencatat pula mengenai penagihan pembayaran dan penerimaan pembayaran. jika ingin lebih cepat, Anda bisa menggunakan aplikasi pencatatan penjualan.

Cara Membuat Laporan Penjualan Sederhana

Jika perusahaan dapat membuat laporan dengan rinci, akurat, cepat dan mudah dibaca maka data yang disajikan akan lebih transparan. Data tersebut akan sangat membantu dalam menyusun setiap jenis laporan keuangan dan memudahkan untuk membuat keputusan terkait penjualan produk.

1. Memisahkan Uang Pribadi dan Uang Hasil Penjualan

Pastikan jika uang pribadi dan uang hasil penjualan disimpan secara terpisah. Pemisahan ini dilakukan agar laporan yang akan dibuat sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Cara ini juga dapat digunakan untuk mengetahui secara pasti bisnis mengalami keuntungan atau kerugian. Hal ini dapat dengan mudah dilakukan secara otomatis pada aplikasi pencatatan penjualan.

2. Mengumplkan Semua Bukti Transaksi

Bukti transaksi meliputi bukti pembelian dan penjualan kemudian dikelompokkan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Urutkan dari tanggal yang paling lama hingga tanggal terbaru. Biasanya, pada aplikasi pencatatan penjualan, hal ini bisa dilakukan secara otomatis.

3. Mengisi Data di Template

Setelah mempersiapkan data-datanya, Anda bisa mengisi sesuai template catatan penjualan perusahaan pada aplikasi pencatatan penjualan. Agar lebih afdhol alangkah lebih baik juga membuat laporan neraca atau arus kas.

Memanfaatkan Aplikasi Pencatatan Penjualan

Singkatnya, laporan penjualan merupakan instrumen yang akan memberikan gambaran umum tentang keadaan aktivitas penjualan dalam suatu perusahaan

Kini laporan tersebut bisa disajikan dalam berbagai caranya mulai dari manual sampai dengan menggunakan teknologi yang lebih cepat yaitu aplikasi pencatatan penjualan. Jika membuat laporan keuangan secara manual akan banyak kemungkinan terjadi kesalahan manual (human error) ketika membuat maupun menghitungnya.

Oleh karena itu, Anda tidak perlu repot karena dengan aplikasi pencatatan penjualan Anda sudah dibantu cara membuat laporan penjualan secara cepat dan praktis.

Aplikasi pencatatan penjualan Jurnal by Mekari memudahkan Anda dalam mengelola dan membuat laporan yang terperinci dan akurat.

Jurnal.id merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan aplikasi pencatatan penjualan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.