Mengenal Tugas Asistan Pribadi, Harus Menguasai Banyak Skill

YOGYAKARTA - Pemimpin atau leader dalam sebuah perusahaan mempunyai tugas yang sangat berat. Ia harus memikirkan strategi bisnis, operasional perusahaan, hingga manajemen tim dengan baik. Oleh karena itu, seorang CEO atau leader membutuhkan asisten pribadi. Tugas asisten pribadi adalah membantu mengurusi dan menyelesaikan pekerjaan pimpinannya. 

Asisten pribadi sering disebut juga sebagai tangan kanan pimpinannya atau orang dengan jabatan lebih tinggi. Banyak orang mengira bawah profesi ini sama dengan sekretaris dalam sebuah perusahaan. Padahal asisten pribadi mempunyai tanggung jawab dan tugas yang berbeda. 

Asisten pribadi berbeda dengan sekretaris karena hanya bekerja pada satu individu. Sedangkan sekretaris harus bekerja untuk satu departemen atau tim. Lantas apa saja tugas asisten pribadi?

Tugas Asisten Pribadi

Ada sejumlah tugas yang harus dikerjakan oleh seorang asisten pribadi. Personal asisten memiliki tugas membantu seorang dalam kehidupan profesional atau pribadi. Sebenarnya tugas dari profesi ini cukup bervariasi tergantung jabatan yang dipegang oleh atasannya. 

Namun secara umum, biasanya tugas seorang asisten pribadi adalah berikut:

• Mengorganisir dan merencanakan agenda atau pertemuan atas nama atasan.
• Mempersiapkan komunikasi untuk keperluan atasan.
• Menjawab panggilan telepon atas nama atasan.
• Memantau email masuk dan keluar atasan, mengenai pelaporan dan memberikan respon jika diperlukan.
• Membuat notulen rapat atau catatan dan hasil kesimpulannya.
• Mengatur dan merencanakan perjalanan yang akan dilakukan atasan.
• Melakukan atau menyiapkan berkas apa pun yang mungkin diperlukan oleh atasan.
• Menjaga semua berkas dan catatan digital untuk proyek yang sedang berlangsung.
• Bekerja dengan tim administrasi untuk membuat spreadsheet dan informasi presentasi untuk berbagai pertemuan.
• Membantu dalam membuat dan mendistribusikan notulen rapat untuk rapat bulanan dan rapat lainnya.
• Mengirim dan mengambil berkas korespondensi terkait bisnis di wilayah geografis terdekat.
• Menyiapkan ruang konferensi untuk presentasi dan rapat staf.

Skill yang Harus Dimiliki Asisten Pribadi

Seorang asisten pribadi dituntut untuk memiliki banyak skil karena harus mengerjakan banyak tugas untuk keperluan atasannya. Berikut sejumlah skill yang harus dimiliki oleh seorang asisten pribadi. 

1. Kemampuan Mengorganisir dan Manajemen Waktu

Seorang asisten pribadi akan mengatur jadwal kegiatan atasannya. Untuk bisa membuat jadwal secara baik dan tepat, Anda perlu memiliki skill kemampuan mengorganisir dan manajemen waktu. Selain itu, anda juga dituntut untuk bisa mengatur diri sendiri di tengah kesibukan sebagai asisten pribadi. 

2. Komunikasi Verbal dan Tertulis

Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis wajib dikuasai oleh asisten pribadi. Komunikasi verbal digunakan untuk berbicara atas nama atasan atau melakukan negosiasi dengan klien. Selain itu, kemampuan tertulis berguna untuk membuat surat dan proposal pengajuan atas nama atasan.

3. Menguasai Software Terkait Perusahaan

Asisten pribadi tidak hanya harus cakap dalam softskill, tapi juga harus terampil menguasai hardskill. Salah satu keterampilan yang wajib dimiliki adalah kemampuan menggunakan software atau teknologi terkini. Anda memerlukan software untuk mengerjakan tugas, seperti mengolah data, membuat presentasi, menyusun proposal, melakukan audit, dan sebagainya. 

4. Mampu Mengelola Emosi dengan Baik

Skill lainnya yang wajib dimiliki oleh asisten pribadi adalah mampu mengelola emosi dengan baik. Seorang asisten pribadi harus pandai mengontrol emosi karena pekerjaannya selalu berurusan dengan orang lain. Selain itu, banyak dan beragamnya tanggung jawab yang diemban menuntutnya untuk bisa mengendalikan emosinya. 

Jika seorang asisten pribadi tidak pandai mengelola emosi, maka ia bisa saja kelelahan sendiri hingga mengganggu kesehatan mentalnya. Selain itu, punya kontrol emosi yang buruk akan berdampak pada pekerjaan hingga bisa mengacaukan pekerjaan atasannya. 

Demikianlah ulasan tugas asisten pribadi dan skill yang harus dimiliki. Meski terkesan sederhana, namun seorang asisten pribadi memiliki tugas dan tanggung jawab yang berat. Selain itu, asisten pribadi harus menguasai banyak soft skill hingga hardskill.

Ikuti terus berita terkini dalam negeri dan luar negeri lainnya di VOI . Kamu menghadirkan terbaru dan terupdate nasional maupun internasional.