7 Tips Kelola Stock Opname secara Efisien dan Tepat
YOGYAKARTA - Stock opname adalah istilah yang familiar di kalangan pebisnis. Terlebih bagi perusahaan yang bergerak di bisnis ritel atau manufaktur. Stock opname adalah kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang untuk catatan pembukuan.
Stock opname dilakukan dengan cara menyesuaikan jumlah barang yang tercatat di jurnal umum dengan persediaan stok fisiknya. Kegiatan stock opname tidak hanya untuk menghitung persediaan barang, namun juga benda yang berkaitan dengan operasional perusahaan.
Stock opname perlu dilakukan agar pengeluaran biaya operasional tidak melebihi batas. Selain itu manfaat stock opname adalah untuk menentukan pembelian dan produksi stok barang dengan tepat. Biasanya kegiatan ini dilakukan pada akhir tahun, namun ada juga yang diterapkan setiap tiga atau empat bulan sekali.
Tips Kelola Stock Opname
Kegiatan stock opname membutuhkan waktu yang tidak singkat karena harus memeriksa secara teliti persediaan barang di gudang. Selain itu, penghitungan barang dituntut untuk tidak terlewat atau mengalami kesalahan.
Biasanya stock opname dilakukan oleh tim penghitung dan tim input. Dalam melakukan stock opname biasanya juga membutuhkan bantuan aplikasi perhitungan stok barang di gudang.
Berkat perkembangan teknologi, kini stock opname bisa dilakukan dengan perhitungan yang lebih cepat dan efisien. Ada beberapa tips cara kelola stock opname supaya lebih cepat dan tepat.
Menyusun Perencanaan Waktu
Kegiatan stock opname memakan waktu yang cukup lama, bisa kisaran 2 sampai 5 jam untuk inventaris dalam bisnis. Semakin banyak persediaan barang atau inventarisnya maka waktu yang dibutuhkan untuk stock opname pun lebih lama.
Oleh karena itu perlu perencanaan waktu agar stock opname dapat berjalan maksimal dan tepat. Stock opname dapat dilakukan saat bisnis belum atau tidak beroperasi. Misalnya saat pagi hari sebelum jam operasional buka atau malam hari setelah tutup.
Stock opname juga dapat dilakukan saat hari libur bisnis, seperti hari minggu atau tanggal merah. Stock opname di pada saat-saat tersebut dapat lebih maksimal karena waktunya lebih panjang. Jangan melakukan stock opname saat jam operasional bisnis karena akan menganggu proses operasional.
Lakukan Stock Opname secara Rutin
Stock opname juga perlu dilakukan secara rutin dan berkala. Pemilik bisnis perlu membuat jadwal kapan harus dilakukan stock opname. Banyak bisnis yang menjalankan stock opname sekali dalam satu tahun. Namun ada juga yang melakukannya dalam 3 atau 4 bulan sekali.
Penjadwalan stock opname secara rutin dapat menghindari terjadinya gangguan, seperti selisih barang hingga kerugian.
Mengelompokkan Persediaan Barang
Stock opname perlu dilakukan dengan mengelompokkan persediaan barang. Pengelompokkan dapat dilakukan dengan membagi berdasarkan kategori produknya.
Strategi lainnya, yakni dengan mengatur posisi atau tata letak barang agar mudah diambil atau dipindahkan. Pengelompokkan barang juga bisa dengan cara meletakkan produk berdasarkan yang paling laris. Langkah ini perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan barang dan memudahkan proses stock opname.
Membagi Tugas Stock Opname
Pekerja atau karyawan yang melakukan stock opname perlu dibagi berdasarkan tugasnya masing-masing. Karyawan dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok untuk menghitung barang di beberapa lokasi berbeda.
Karyawan juga perlu diberi daftar inventaris agar tidak keliru saat mencatat barang. Sleain itu, karyawan juga perlu diberi form pengisian stock opname untuk melakukan pencatatan. Jika ada barang yang tidak dikenali, karyawan perlu menanyakan agar tidak terjadi kesalahan input.
Baca juga:
Melakukan secara Teliti
Tugas stock opname membutuhkan fokus dan ketelitian. Jangan sampai melakukan stock opname secara cepat namun tidak teliti. Karyawan perlu memeriksa barang satu per satu, mulai dari merk, kualitas, hingga kuantitasnya. Karyawan harus memastikan seluruh stock barang sesuai dengan kondisi dan kuantitas seharusnya.
Menginput Hasil Stock Opname ke Komputer
Kegiatan stock opname perlu dilakukan dengan bantuan komputer agar data-data penting tidak hilang. Seluruh data fisik perlu diinput ke dalam komputer agar bisa mengetahui kuantitas barang inventaris yang perlu diganti, baik karena rusak, pecah, atau hilang. Penginputan data ke komputer juga membantu memudahkan proses administrasi.
Menggunakan POS System
Perusahaan juga bisa mengunakan POS system untuk memudahkan proses penghitungan persediaan barang. Dengan bantuan POS system, proses stock opname dapat berjalan lebih efektif dan praktis.
Itulah beberapa tips mengelola stock opname dalam bisnis ritel atau manufaktur. Pengelolaan stock opname secara tepat perlu dilakukan untuk menghindari kesalahan-kesalahan dalam manajemen persediaan barang sebuah bisnis.
Ikuti terus berita terkini dalam negeri dan luar negeri lainnya di VOI . Kamu menghadirkan terbaru dan terupdate nasional maupun internasional.