Sistem Penggajian yang Memudahkan Perusahaan

Dalam membayar gaji pegawai perlu memperhitungkan banyak hal. Jika tiap sistem tidak tercatat dengan baik, atau tidak terintegrasi, dan berantakan, hal ini akan menghambat kerja perusahaan.

Gaji merupakan hak dasar karyawan yang harus dipenuhi pihak perusahaan. Oleh sebab itu, perlu mencari tahu seperti apa sistem penggajian karyawan yang efektif untuk perusahaan Anda.

Gaji merupakan balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu kerja dari perusahaan tempatnya bekerja. Perusahaan tidak menginginkan adanya kesalahan dalam pembayaran gaji karyawannya.

Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang mengatur pendapatan termasuk penggajian karyawan.

Gaji adalah pembayaran periodik atau berkala dari pengusaha penyedia kerja kepada karyawan yang tertulis dalam kontrak kerja. Gaji bisa dibilang bentuk pengeluaran oleh pengusaha untuk mendapatkan sumber daya manusia.

Besaran gaji bergantung kepada ketentuan pengusaha atau perusahaan maupun negosiasi dari karyawan itu sendiri. Sebagai bukti pemberian gaji, pekerja akan menerima slip gaji yang berisi detail penerimaan.

Setiap negara memiliki sistem untuk penggajian tersendiri, tidak terkecuali di Indonesia. Di Indonesia, ketentuan sistem penggajian telah diatur didalam Undang-undang Ketenagakerjaan. Secara umum besaran gaji seorang karyawan diukur berdasarkan hal-hal berikut ini.

• Golongan, berlaku pada pegawai negeri sipil.
•  
• Lama kerja.
•  
• Skill.

Pengertian Sistem Penggajian

Sistem penggajian merupakan sistem yang mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan proses pembayaran gaji karyawan dan pengajuan pajak pekerjaan.

Bagi perusahaan, sistem ini berguna untuk melacak jam kerja, pemotongan pajak, membayar pajak pekerjaan pemerintah.

Setiap periode pembayaran, pemberi kerja harus menghitung dan mendistribusikan upah karyawan dan bertanggung jawab untuk menjumlahkan jam kerja karyawan dan menghitung upah kotor para karyawan secara akurat.

Sistem penggajian umumnya berbentuk software yang digunakan untuk memasukkan nominal upah dan jam kerja. Perangkat lunak akan menggunakan informasi tersebut untuk melakukan perhitungan dan melakukan pemotongan pajak dan asuransi.

Software sistem penggajian diperbarui secara otomatis ketika undang-undang pajak telah berubah. Perusahaan perlu melakukan perencanaan rinci seluruh proses penggajian.

Akan selalu ada pekerjaan terkait tugas-tugas berkelanjutan yang membutuhkan perhatian dan pemantauan secara konstan.

Misalnya pada perubahan pemotongan pajak, kontribusi, dan hal lain yang harus dipertimbangkan.

Pentingnya Menerapkan Sistem Penggajian pada Perusahaan

Penggajian merupakan bagian dari operasional perusahaan. Tidak hanya bentuk tanggung jawab atas kompensasi gaji karyawan namun juga berperan penting dalam memastikan bahwa perusahaan taat terhadap Undang-undang perpajakan yang ada.

Berikut beberapa alasan mengapa sistem penggajian menjadi penting bagi perusahaan:

1.      Lebih Efisien

Sistem penggajian membantu merampingkan proses penggajian. Proses menambahkan angka secara manual, lalu memasukkan data yang kemudian menghitung pajak dalam tahap penggajian sangat memakan waktu.

Dengan adanya sistem khusus penggajian, perusahaan dapat menghemat lebih banyak waktu untuk penggajian sehingga usaha Anda dapat berjalan lebih optimal.

2.      Kepuasan Karyawan

Alasan kenapa perusahaan perlu menerapkan sistem penggajian adalah karena karyawan ingin menerima upah tepat waktu.

Jika gaji terlambat masuk ke rekening bank,  hal ini dapat menghambat mereka dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Hal tersebut bisa merusak kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

Pembayaran yang terlambat dan tidak akurat akan menyebabkan karyawan mempertanyakan stabilitas keuangan perusahaan.

Jika perusahaan menerapkan sistem payroll, sistem tersebut akan memastikan karyawan dibayar sesuai jumlahnya tepat waktu. Dengan membayar tepat waktu secara konsisten akan berdampak pada moral karyawan.

Hal ini mempengaruhi lingkungan dan budaya perusahaan secara keseluruhan, sehingga menimbulkan sikap positif dari karyawan. Dengan begitu, kinerja karyawan pun jadi lebih maksimal.

3.      Reputasi Perusahaan Menjadi Baik

Perusahaan harus memastikan aktivitas penggajiannya sesuai dengan undang-undang pajak dan ketenagakerjaan.

Mengikuti undang-undang legislatif yang ada dan memenuhi kewajiban pajak menjadikan perusahaan dicap sebagai pemberi kerja yang stabil.

Peningkatan reputasi perusahaan pada akhirnya akan menarik dan mempertahankan bakat yang solid. Akan banyak pencari pekerjaan maupun mitra yang tertarik bergabung dengan perusahaan Anda.

4.      Aktivitas Pelaporan Semakin Mudah

Perusahaan perlu melaporkan pemotongan pajak untuk gaji, pembayaran gaji, dan status karyawan kepada pemerintah setiap tiga bulan atau setiap tahun sekali.

Persyaratan perusahaan sering bergantung pada ukuran gaji karyawan dan jenis bisnis yang Anda jalankan.

Tiap negara memiliki undang-undang perburuhan mengenai upah minimum, lembur, pemutusan hubungan kerja, dan yang lainnya.

Peraturan Penggajian yang Ada di Indonesia

Dasar hukum penggajian di Indonesia mengacu pada PP No. 78 Tahun 2015. Beberapa poin penting yang perlu diketahui sebagai pihak pemberi kerja adalah:

• Pasal 17 ayat (1), upah wajib dibayarkan kepada pekerja yang terkait.
• Pasal 17 ayat (2), pengusaha wajib melampirkan bukti pembayaran upah yang mencantumkan rincian upah bersangkutan sesuai waktu pembayaran.
• Pasal 18, pengusaha harus membayarkan sesuai waktu yang telah disepakati antara pengusaha dan pekerja.
• Pasal 21, pembayaran upah menggunakan mata uang rupiah yang berlaku.

Sistem Gaji yang Diterapkan di Indonesia

Terdapat beberapa pola dasar perhitungan gaji yang perlu diketahui. Gaji mencerminkan nilai tugas atau beban pekerjaan karyawan.

Bila produktivitas kerja meningkat, maka gaji harus berpotensi ikut naik. Meskipun demikian, peningkatan gaji tidak bersifat permanen. Di Indonesia, sistem payroll dilakukan dengan tiga metode, diantaranya:

1.      Sistem Penggajian Skala Tunggal

Sistem penggajian skala tunggal berdasarkan pangkat tanpa mempertimbangkan tanggung jawab kerja karyawannya. Jadi, tiap karyawan yang sepangkat atau sejabatan memiliki gaji yang tidak jauh berbeda.

2.      Sistem Skala Ganda

Dengan sistem penggajian ini, karyawan digaji berdasarkan pertimbangan jenis pekerjaan, besaran tanggung jawab, dan prestasi yang telah diraih. Sistem ini dinilai sangat adil di dunia pekerjaan.

3.      Sistem Campuran

Sistem penggajian campuran adalah metode yang banyak diadopsi oleh perusahaan di Indonesia. Sistem penggajian ini ditegaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 serta dalam PP No. 6 Tahun 2008.

Pada realisasinya di lapangan, sistem ini menerapkan penggabungan sistem ganda dan campuran, di mana pegawai dengan pangkat yang sama diberikan gaji yang sama. Terdapat tunjangan tertentu apabila ada beban tanggung jawab yang berbeda.

Hal ini menyebabkan tidak ada kesenjangan soal gaji pokok di antara pegawai berpangkat sama dan juga tidak menimbulkan ketidakadilan karena beban kerja yang berbeda karena terdapat tunjangan yang mendukung kinerja dan prestasi Karyawan.

Faktor yang Menentukan Besaran Gaji Karyawan

Menentukan besaran gaji karyawan tidak bisa asal menebak. Hal ini telah diatur pada Pasal 2 ayat 1 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 1 Tahun 2017. Didalamnya, ada lima faktor yang mempengaruhi besaran gaji karyawan, diantaranya adalah:

1.      Masa Kerja Karyawan

Masa kerja berkaitan dengan pengalaman karyawan melakukan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu. Makin lama pengalaman seorang karyawan, makin tinggi pula nilai karyawan tersebut di mata perusahaan.

2.      Golongan

Golongan adalah hasil pengelompokan jabatan sesuai bobot kerja, tugas, dan tanggung jawab. Golongan berpengaruh pada besaran gaji dan fasilitas yang dinikmati karyawan tersebut.

3.      Jabatan Karyawan

Hal ini merujuk pada kumpulan tugas dan pekerjaan dengan risiko, tanggung jawab, dan kesulitan tertentu. Makin tinggi suatu jabatan, makin besar gaji yang akan diterima karyawan.

4.      Pendidikan

Pemilik bisnis biasanya memberlakukan tingkat pendidikan formal sebagai syarat menduduki suatu jabatan tertentu pada karyawannya. Jenjang pendidikan tersebut berpengaruh pada besar gaji yang akan diterima.

5.      Kompetensi

Setiap karyawan harus mempunyai kompetensi seperti pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja sesuai persyaratan suatu  tertentu. Pemilik usaha dapat memberi gaji besar pada karyawan yang memiliki kompetensi yang  pada jabatan tertentu.

Pihak yang Terlibat dalam Manajemen Penggajian

Berikut beberapa pihak yang terlibat penuh dalam proses penggajian karyawan:

1.      Divisi SDM

Dalam manajemen penggajian, bagian SDM memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

• Merekrut karyawan sesuai kebutuhan
• Menentukan jabatan karyawan yang telah direkrut
• Menetapkan besaran setiap karyawan
• Mengatur promosi, penurunan, pemberhentian, dan mutasi jabatan karyawan
• Menghitung besaran gaji dan tunjangan setiap karyawan

2.      Divisi Keuangan

Semua data yang terkait dengan penggajian karyawan akan disampaikan kepada divisi keuangan. Berdasarkan data, bagian keuangan akan memproses pembayaran gaji dan tunjangan tepat waktu.

3.      Divisi Akuntansi

Divisi inj bertugas mengeksekusi pembayaran gaji sesuai prosedur, misalnya menuliskan cek tunai, meminta persetujuan, dan memprosesnya ke bank.

Setelah proses pembayaran gaji, divisi akuntansi akan mencatat dan mendistribusikan biaya tenaga kerja dalam pembukuan perusahaan.

Pihak manajemen dapat mengetahui bagaimana kondisi keuangan perusahaan setiap bulannya.

Data yang Dibutuhkan Saat Sistem Penggajian

Ada dua jenis data yang harus ada saat proses sistem penggajian, yaitu data konstan dan data variabel.

1.      Data Konstan

Data konstan tidak berubah sehingga hanya dimasukkan satu kali di awal. Data ini berubah jika karyawan yang mengajukan perubahan. Data konstan terdiri dari:

• Nama karyawan
• NPWP karyawan
• Jumlah gaji yang akan diterima karyawan
• Status pernikahan karyawan
• Jumlah penghasilan yang tidak kena pajak
• Iuran BPJS (jika ada)
• Divisi tempat karyawan sedang bekerja.

1. Data Variabel

Data variabel akan berubah setiap periode pembayaran gaji. Data inilah yang harus dimasukkan dalam sistem penggajian dalam tenggat waktu tertentu. Data variabel terdiri atas:

• Jumlah jam kerja karyawan
• Jumlah hari izin, atau cuti karyawan
• Hari libur karyawan
• Besar penghasilan dan potongan pajak kumulatif setiap karyawan

Metode Sistem Penggajian yang Baik

Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian karyawan yang berbeda-beda, ada yang menggunakan excel maupun menggunakan software khusus. Secara umum, beginilah runtutan sistem sampai karyawan mendapatkan gaji yang berlaku di suatu perusahaan.

Untuk menghitung upah setiap karyawan, tim HRD akan memperoleh data konstan dan data variabel agar diproses untuk menentukan penghasilan karyawan per orang. Data tersebut didapat dari penilaian kinerja bila perusahaan menggunakan aplikasi kepegawaian.

Tim HRD akan melakukan perhitungan pajak penghasilan orang pribadi (PPh 21) sesuai status jabatan karyawan.

Setelah itu, mereka akan mendapatkan rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak, dan membuat slip dan daftar gaji yang diterima seluruh karyawan.

Perhitungan upah kemudian direvisi oleh divisi keuangan perusahaan. Apabila tidak ada kesalahan lanjutan, tim HRD membuat cek tunai yang berisi jumlah gaji karyawan dan menyerahkan kepada pimpinan perusahaan untuk segera diproses.

Langkah terakhir, tim HRD akan melakukan cek tunai dan mentransfernya ke payroll bank agar dapat  ditransfer ke rekening masing-masing karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut.

Masalah uang sangat sensitif bagi setiap orang. Oleh karena itu, sistem penggajian dibuat untuk melancarkan proses penghitungan dan pembayaran upah setiap karyawan.

Untuk menghitung upah karyawan lebih praktis dan akurat, Anda bisa memanfaatkan software seperti Talenta sebagai solusi perusahaan Anda. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website resmi Talenta.