Pahami Pengertian dan Tugas Admin Officer

YOGYAKARTA – Admin officer merupakan posisi yang memegang peranan penting dalam manajemen bisnis dan operasional suatu perusahaan. Tugas admin officer adalah menangani berbagai urusan administratif yang mendukung fungsi operasional perusahaan dan membantu menciptakan lingkungan kerja yang efisien.

Dalam artikel ini akan dibahas secara lebih detail tentang apa itu admin officer beserta tugas-tugasnya dalam menjalankan operasi perusahaan.

Pengertian Admin Officer 

Admin officer adalah akronim dari administrator officer, yakni seorang profesional administratif yang bertanggung jawab atas berbagai aspek administratif dalam sebuah organisasi.

Admin officer punya peranan penting dalam mendukung manajemen dan berbagai departemen dalam menjalankan operasi sehari-hari.

Oleh sebab itu, seorang individu yang bekerja sebagai admin officer harus multitasking, memiliki kemampuan organisasi yang baik, serta mempunyai skill komunikasi yang bagus.  

Tugas Admin Officer

Umumnya, tugas administrator officer adalah menangani berbagai urusan administratif yang mendukung fungsi operasoinal perusahaan.

Kendati terkesan sederhana, jobdesk seorang admin officer cukup rumit, mulai dari mengelola dokumen, data entry, hingga mengatasi keluhan pengunjung atau pelanggan.

Secara lebih rinci, berikut ini adalah tugas admin officer dalam sebuah perusahaan:

• Mengelola dokumen: seorang individu yang bekerja sebagai admin officer biasanya ditugaskan untuk mengelola dokumen, seperti penyimpanan, penyusunan, dan pengelolaan dokumen-dokumen penting seperti kontrak, laporan, dan lain sebagainya.
• Data entry: seorang admin officer juga ditugaskan untuk memasukkan dan memperbarui data ke dalam layanan elektronik atau basis data. Data entry termasuk pekerjaan yang sifatnya administratif, sebab tugas sehari-harinya adalah memasukkan informasi atau data ke sistem computer atau database yang dimiliki perusahaan.
• Pengarsipan dokumen: pengarsipan dokumen juga termasuk tugas admin officer. Pekerjaan ini sangat penting dilakukan supaya perusahaan bisa mengorganisasi dokumen tersebut lebih muda.
• Pengelolaan jadwal: admin officer kerap kali bertanggung jawab atas pengelolaan jadwal manajemen atau tim tertentu, termasuk membuat janji temu, mengatur pertemuan, dan memastikan kepatuhan terhadap jadwal.
• Koordinasi rapat dan acara: Admin officer juga wajib membantu dalam hal perencanaan dan koordinasi rapat internal, presentasi, atau acara perusahaan, termasuk Menyusun agenda, mengirim undangan, dan memastikan kelancaran pelaksanaan.
• Menangani administrasi umum: tugas admin officer yang berikutnya berkaitan dengan administrasi umum, seperti menjawab telepon, menerima tamu, dan memberikan dukungan administratif kepada karyawan.
• Pengelolaan inventaris dan persediaan: Admin officer juga sering ditugaskan untuk mengelola inventaris kantor, memantau persediaan, dan memesan kebutuhan kantor yang diperlukan.
• Menyiapkan keperluan dinas: Bila perusahaan sedang ada keperluan dinas, maka yang berkewajiban untuk menyiapkan segala keperluan dari akomodasi sampai dengan tiket perjalanan adalah admin officer.
• Menangani pembayaran kecil: dalam beberapa kasus, admin officer bisa menangani pembayaran kecil, seperti biaya kantor kecil atau penggantian biaya kecil yang berkaitan dengan tugas administratif.
• Menyambut dan menangatasi keluhan pengunjung: Admin officer menjadi pintu pertama dalam pertemuan dengan pengunjung, tamu atau pelanggan. Admin officer wajib memberikan arahan sesuai kebutuhan pengunjung serta mengatasi keluhan pelanggan, baik melalui sambungan telpon ataupun secara langsung.

Demikian informasi tentang tugas admin officer. Secara umum, tugas admin officer adalah menangani berbagai urusan administratif yang mendukung fungsi operasoinal perusahaan. Semoga artikel ini dapat menambah wawasan para pembaca setia VOI.ID.