6 Kesalahan dalam Membuat Invoice yang Harus Dihindari Pebisnis

YOGYAKARTA - Invoice merupakan dokumen atau berkas penting dalam sebuah transaksi atau aktivitas jual beli. Invoice harus dibuat dengan benar dan rinci agar proses transaksi bisa berjalan dengan lancar. Namun tidak sedikit seller atau penjual yang melakukan kesalahan dalam membuat invoice. 

Pembuatan invoice diperlukan untuk mencatat transaksi penjualan antara seller dan buyer. Selain itu, invoice juga digunakan sebagai tagihan detail kepada konsumen terkait produk atau jasa yang dibeli. Oleh karena itu, kesalahan dalam pembuatan invoice harus dihindari agar tidak menimbulkan kerugian dari pihak penjual maupun pembeli.

Kesalahan dalam Membuat Invoice yang Harus Dihindari

Namun masih kerap ditemukan seller atau pemilik bisnis yang melakukan kesalahan dalam pembuatan invoice. Kesalahan ini bisa dari segi nominal produk, deskripsi produk, identitas perusahaan, dan sebagainya. Untuk menghindari masalah ini, pembuatan invoice harus dilakukan dengan teliti dan cermat. 

Apabila terjadi kesalahan dalam pembuatan invoice maka bisa merugikan pembeli maupun penjual itu sendiri. Oleh karena itu seller harus menghindari kesalahan-kesalahan dalam membuat invoice berikut ini:

Format Invoice Sulit Dipahami

Salah satu kesalahan dalam membuat invoice yang kerap tidak disadari oleh penjual adalah format invoice yang membingungkan. Setiap penjual bisa menerapkan format invoice yang berbeda-beda sesuai kebutuhan masing-masing bisnis. 

Namun pastikan format invoice tidak berantakan dan tidak sulit dipahami. Mungkin penjual ingin membuat invoice yang menarik dan estetik, tapi harus diperhatikan juga rapi dan keterbacaannya pada konsumen. Anda bisa membuat invoice yang simple atau sederhana yang terpenting rincian yang ditulis jelas dan lengkap. 

Penulis Identitas Salah atau Tidak Lengkap

Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan saat pembuatan invoice adalah penulisan identitas perusahaan atau bisnis. Jangan sampai identitas yang ditulis kurang lengkap atau bahkan salah. Pastikan identitas yang terdapat dalam invoice sudah sesuai dan tidak keliru untuk menghindari kebingungan dari konsumen. 

Identitas yang ditulis dalam invoice bisa meliputi nama perusahaan, logo, alamat, kontak atau nomor telepon, dan sebagainya. Jadi sebelum mengirimkan invoice kepada pembeli, pastikan semua data sudah lengkap dan benar. Selain itu, seller juga perlu memastikan bahwa identitas dari konsumen juga sesuai dan tidak salah. 

Deskripsi Tidak Jelas

Kesalahan pembuatan invoice yang kadang masih sering terjadi adalah penulisan deksripsi yang tidak jelas. Deskripsi dalam invoice merupakan bagian penting yang menjelaskan mengenai detail transaksi, meliputi produk yang dibeli, harga, tipe atau jenis produk, dan sebagainya. 

Jika deskripsi tidak jelas maka pembeli bisa kebingungan ketika menerima dan membaca invoice. Hal ini juga dapat membuat pembeli menilai bahwa perusahaan atau seller terlihat tidak profesional. Oleh karena itu untuk menghargai dan menjaga kepercayaan pelanggan pastikan deskripsi dalam invoice ditulis secara jelas. 

Tidak Mencantumkan Pajak

Dalam membuat invoice, penjual juga perlu memperhatikan penulisan pajak. Pajak yang dimaksud seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang dibebankan kepada pelanggan. Pajak ini dikenakan ketika konsumen membeli suatu produk. 

Besaran PPN dalam pembelian produk biasanya dikenakan sebesar 10% dari total pembelian barang. Keterangan mengenai PPN ini menjadi informasi yang penting untuk pelanggan. Jadi pastikan penjual selalu mencantumkan PPN di dalam invoicenya agar detail transaksi bisa dipahami dengan jelas. 

Tidak Disertakan Syarat dan Ketentuan

Contoh lain kesalahan dalam pembuatan invoice yang mungkin bisa terjadi adalah tidak adanya syarat dan ketentuan. Biasanya dalam pembelian produk terdapat sebuah persyaratan atau ketentuan-ketentuan khusus yang perlu dipahami oleh konsumen. 

Syarat dan ketentuan dalam invoice bisa berkaitan dengan jumlah produk yang dibeli, pembayaran, diskon, dan sebagainya. Demi meningkatkatkan kepercayaan dan kenyamanan pelanggan, maka pembuatan invoice harus mencantumkan syarat dan ketentuan yang jelas. 

Opsi Pembayaran Tidak Variatif

Kesalahan pembuatan invoice yang juga perlu dihindari adalah dalam hal keterangan opsi pembayaran. Setiap seller biasanya akan menyediakan metode pembayaran yang berbeda-beda untuk pembelian produk. Payment methods ini disediakan supaya pembeli bisa memilih sendiri cara transaksi yang diinginkan. 

Opsi pembayaran yang perlu ditulis dalam invoice seperti misalnya payment melalui mobile banking, kartu kredit, e-wallet, atau secara tunai. Supaya proses transaksi berjalan lancar dan memudahkan pelanggan, pastikan untuk menyediakan opsi pembayaran yang variatif di dalam invoice. 

Demikianlah beberapa kesalahan pembuatan invoice yang harus dihindari oleh para seller atau penjual. Pembuatan invoice harus dilakukan dengan benar demi kelancaran transaksi dan menjaga kepercayaan konsumen. Baca juga tips mengelola bahan baku bisnis kuliner.

Ikuti terus berita terkini dalam negeri dan luar negeri lainnya di VOI. Kami menghadirkan kabar terbaru dan terupdate nasional maupun internasional.