Cara Membuat Purchase Order yang Benar, Inilah yang perlu Diperhatikan

YOGYAKARTA - Purchase order dibutuhkan oleh pebisnis saat melakukan pesanan barang ke supplier atau produsen.

Penting bagi pebisnis untuk membuat purchase order harga pembelian barang sesuai dengan permintaan, baik jumlah stok barang hingga waktu pemesanan.

Oleh karena itu, setiap pebisnis wajib tahu cara membuat purchase order. 

Purchase order umumnya digunakan oleh pebisnis menjual barang bukan hasil produksi sendiri, melainkan mengambil barang dari produsen atau supplier.

Selain itu, purchase order juga dibutuhkan oleh produsen yang membutuhkan bahan baku untuk menghasilkan produknya.

Pembuatan purchase order penting dilakukan mengingat persediaan barang menjadi hal yang krusial dalam perusahaan atau bisnis.

Apalagi jika permintaan produk di pasar sangat tinggi.

Adanya persediaan barang yang lancar membantu sebuah bisnis bisa berjalan dengan maksimal, mulai dari proses produksi hingga penjualan.

Lalu, bagaimana cara membuat purchase order yang benar?

Apa Itu Purchase Order?

Purchase order atau PO disebut juga dengan pesanan pembelian. PO adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli.

Adanya purchase order akan membantu pebisnis melakukan pembelanjaan sesuai dengan anggaran dan kebutuhan stok produk. 

Purchase order digunakan sebagai kesepakatan atau kontrak antara pembeli dan penjual terkait barang yang ingin dibeli.

Dokumen PO umumnya berisi informasi mengenai detail pesanan yang dibutuhkan oleh pembeli.

Informasi dalam PO memuat jenis barang, harga, kuantitas, dan nomor atau tanggal pemesanan. 

Apabila pesanan barang semakin spesifik maka rincian dalam purchase order pun semakin detail.

Informasi pemesanan perlu dibuat secara detail agar produk pesanan yang datang sesuai dengan kebutuhan. 

Banyak pertanyaan yang muncul mengenai apa bedanya purchase order dengan invoice (faktur).

Perbedaan utama dokumen kesepakatan antara pembeli dan penjual tersebut terletak pada waktu.

PO dibuat ketika pembeli mulai memesan barang kepada penjual. Sementara invoice baru diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan memakai informasi dari PO untuk menagih pembayaran yang telah disepakati oleh kedua pihak. 

Cara Membuat Purchase Order

Untuk membuat purchase order ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan oleh pebisnis yang akan memesan barang.

Berikut alur pembuatan purchase order yang bisa dijadikan acuan. 

Mencatat Barang yang Habis

Langkah pertama yang perlu dilakukan saat membuat purchase order adalah mencatat persediaan barang.

Pemilik toko perlu mendata apa saja produk yang sudah habis.

Selanjutnya, Anda perlu membuat daftar barang yang ingin dipesan secara detail, mulai dari jenis barang hingga jumlah yang dibutuhkan. 

Membuat PO

Daftar barang yang sudah dicatat tersebut kemudian diteruskan kepada bagian pembelian.

Bagian pembelian akan membuat PO sesuai permintaan dari bagian gudang. PO perlu dibuat rangkap untuk dikirimkan juga ke bagian keuangan guan otorisasi pembelian dan pembayaran. 

Mengirim PO

Setelah PO dibuat dan disetujui oleh bagian keuangan, PO kemudian dikirimkan ke produsen atau supplier.

Pastikan PO sudah berisi informasi pemesanan secara detail karena akan dibutuhkan oleh supplier atau penjual untuk membuat faktur nantinya. 

Supplier Memeriksa PO

Setelah PO diterima oleh supplier, pihaknya akan melakukan pemeriksaan pesanan. Supplier akan melihat dokumen dan meninjau persediaan barang di gudang mereka. Mereka akan melihat apakah barang yang dipesan tersedia dan mencukupi permintaan. Jika barang tersedia, maka supplier akan menyetujui PO tersebut dan menyiapkan pengiriman barang. 

Komponen dalam Purchase Order

Informasi yang dituliskan dalam PO harus mencantumkan detail pesanan.  Berikut komponen yang harus ada dalam PO.

1. Nama produk atau jenis barang yang dipesan
2. Jumlah atau kuantitas setiap produk yang dipesan
3. Harga setiap unit produk yang dipesan
4. Total harga sesuai dengan harga per unit dan jumlah pesanan
5. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
6. Nomor
7. Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
8. Kolom otorisasi

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat PO

Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dalam membuat PO. Perhatikan poin-poin berikut ini. 

• Pemesan mencantumkan identitas perusahaan dengan jelas
• Mencantumkan detail barang yang akan dipesan, mulai dari merek, nama barang, jenis barang, jumlah, dan informasi lain yang dibutuhkan
• Mencantumkan dengan jelas supplier atau produsen yang dituju
• Apabila diperlukan, sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan
• Buatlah daftar pesanan dalam tabel agar memudahkan informasi bentuk dan jumlah barang, serta memudahkan pencarian produk
• Menyebutkan metode pengiriman, waktu pengiriman, cara pembayaran, dan cara pengiriman
• Mencantumkan nomor kontak

Demikianlah ulasan mengenai cara membuat purchase order dan hal-hal yang perlu diperhatikan.

Purchase order merupakan hal penting yang harus dibuat oleh pebisnis untuk membeli produk dari produsen.

Pembuatan PO harus dilakukan dengan teliti dan maksimal agar bisnisnya bisa berjalan lancar. 

Ikuti terus berita terkini dalam negeri dan luar negeri lainnya di VOI.