Sistem Pencatatan Persediaan: Pengertian, Manfaat, dan Rekomendasi Software yang Cocok untuk Perusahaan

JAKARTA - Tahukah Anda, melakukan persediaan barang dengan cara manual memiliki resiko kesalahan yang cukup tinggi. Selain bisa terjadi kesalahan karena human error, pencatatan secara manual juga menghabiskan banyak waktu. Di zaman dengan teknologi yang serba digital ini tak sepatutnya Anda melakukan berbagai hal secara manual karena faktanya software-software untuk kebutuhan bisnis, termasuk sistem persediaan barang kini telah banyak ditemukan.

Sebelum mengetahui apa saja manfaat penggunaan dari sistem persediaan barang, Anda perlu mengetahui apa itu sistem persediaan barang. Software pencatatan persediaan barang adalah sebuah sistem yang dibuat untuk mencatat, mengelola, dan membuat laporan data persediaan barang yang relevan, cepat dan praktis.

Sistem ini dapat memudahkan Anda dalam mengelola pencatatan persediaan barang, sehingga menjadi lebih mudah dan stok barang aman terkendali. Dengan sistem pencatatan persediaan barang, semua pendataan barang yang masuk dan keluar termasuk penjualan menjadi lebih mudah lebih teratur dan terukur.

Dengan menggunakan software, sistem pencatatan persediaan memungkinkan semua kebutuhan selama proses pencatatan persediaan bisa dilakukan secara otomatis. Jika dahulu semua dilakukan secara manual, maka sekarang telah hadir versi aplikasi ataupun website. Cara ini lebih modern, mudah, praktis, dan tentunya akurat.

Sistem otomatis ini, Anda tidak perlu berhadapan dengan potensi kesalahan pencatatan inventory, maupun pengerjaan yang memakan waktu lama. Setiap kali perlu untuk melakukan pendataan persediaan barang di toko atau gudang perusahaan Anda, aplikasi pencatatan persediaan akan siap membantu pekerjaan Anda. Terlebih ketika perusahaan memiliki omset dengan penjualan yang tinggi, sistem pencatatan persediaan barang akan sangat Anda perlukan. Hal ini berguna untuk menunjang proses penjualan yang lancar dan termonitor alur masuk dan keluarnya barang.

Telah banyak perusahaan di indonesia mengaku merasa dimudahkan dengan kehadiran software persediaan barang. Ada 3 keuntungan penting berikut ini akan Anda dapatkan jika Anda menggunakan sistem pencatatan persediaan barang via aplikasi, antara lain:

1. Laporan stok cepat dan akurat

Dibuat secara khusus untuk memudahkan pengguna melakukan pencatatan barang, mengontrol, dan menghasilkan output yang optimal. Anda tak akan keteteran lagi jika sewaktu-waktu stok barang telah menipis.

2. Efisiensi waktu

Waktu bagaikan emas. Tiap menit sangat berharga untuk mendukung produktivitas kerja para karyawan di perusahaan. Tinggalkan pencatatan persediaan barang secara manual, ganti dengan cara otomatis menggunakan software pencatatan persediaan barang atau disebut juga software inventory.

3. Kemudahan memonitor persediaan barang kapan pun dan di mana pun

Karena berbasis online, untuk memonitor persediaan barang Anda bisa mengaksesnya lewat smartphone dan WA asalkan tersedianya koneksi internet. Akses di mana pun dan kapan pun, data akan ditampilkan secara real time.

Pelaporan stok barang adalah suatu pencatatan buku stok barang yang nantinya disimpan untuk kepentingan perusahaan. Ketika membuat laporan pencatatan persediaan barang, pastikan untuk selalu mengontrol jumlah stok barang agar data yang dihasilkan relevan. Kesalahan memuat data jumlah stok dapat berakibat buruk dan bisa menghambat performa perusahaan. Berikut alasan mengapa laporan pencatatan persediaan itu penting untuk perusahaan.

⦁ Laporan pencatatan persediaan menyediakan informasi yang akurat tentang persediaan barang.Informasi di dalamnya berpengaruh dalam pengambilan keputusan untuk menambah atau mengurangi persediaan barang dalam pemenuhan kebutuhan usaha. Untuk memastikan persediaan dan menghindari kemungkinan kesalahan stok, kerusakan,atau pun kehilangan.

⦁ Memudahkan pendistribusian barang.

⦁ Persediaan barang yang terkelola baik.

⦁ Kelola Pencatatan Persediaan dengan Software Akuntansi Jurnal

Saat ini, pengelolaan aset secara manual sudah mulai ditinggalkan. Untuk mendukung kebutuhan pebisnis tentang catatan persediaan/inventaris, Jurnal sebagai software akuntansi terbaik yang menyediakan fitur pengelolaan persediaan barang dan menyediakan langkah mudah untuk mengelolanya.

Dengan Jurnal, secara otomatis dan detail sistem akan menghitung penyusutannya serta menyiapkan laporan pencatatan barang mulai pembukuan yang tepat dan efisien. Laporan persediaan dapat langsung Anda lihat setelah penginputan semua transaksi selesai. Adanya sistem realtime dalam software akuntansi juga memudahkan Anda untuk melakukan evaluasi dan monitoring persediaan secara cepat, di mana pun dan kapan pun meskipun Anda sedang tidak berada di kantor.

Software Jurnal ini berbasis cloud computing, sehingga data yang ada akan tersimpan dengan baik. Jurnal memiliki fitur pencatatan persediaan barang yang dapat membantu Anda mengelola segala kebutuhan inventory bisnis. Berikut 4 fungsi penting sistem pencatatan persediaan barang yang perlu anda ketahui.

1. Perencanaan Usaha. Ketika pebisnis menyimpan catatan persediaan yang akurat, artinya mereka memiliki data yang menunjukkan apakah permintaan klien atau proyek-proyek tertentu dapat dipenuhi dengan persediaan. Hal ini Ini akan sangat membantu perusahaan dalam merencanakan dan menyusun strategi.

2. Pelayanan Pelanggan. Pelanggan seringkali menanyakan ketersediaan produk dan pemilik dapat menemukan jawabannya dengan cepat. Dengan adanya pencatatan persediaan yang akurat sangat diperlukan untuk menghindari kesalahan data. Sistem pencatatan persediaan menggunakan aplikasi akan membantu anda menemukan data secara real time dan relevan untuk diberikan kepada pelanggan.

3. Mengontrol Keuangan. Catatan persediaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan proses pengiriman barang kepada pelanggan tidak sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Biasanya pemilik bisnis harus rela mengeluarkan biaya yang tak sedikit untuk mengatasinya. Masalah yang terus menerus muncul bisa berakibat pada kerugian bahkan kebangkrutan perusahaan.

4. Lebih Efisien. Catatan persediaan yang bisa didapatkan secara realtime membuat karyawan anda memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk melakukan hal lainnya. Tentunya hal itu dapat meningkatkan produktivitas kerja mereka.

Rekomendasi Software Pencatatan Persediaan Barang

Setelah mengetahui apa itu software pencatatan persediaan barang serta manfaatnya bagi kelancaran inventaris, saatnya Anda memilih aplikasi atau software mana yang cocok untuk perusahaan. Simak rekomendasinya berikut ini:

1. Jurnal.id

Aplikasi persediaan dari Mekari by jurnal id adalah aplikasi yang membantu mencatat masuk keluarnya barang persediaan dari gudang untuk pengelolaan stok produk yang lebih cepat dan akurat. Proses input dan perhitungan data dilakukan secara otomatis dan akan ada notifikasi ketika persediaan barang menipis. Aksesnya juga mudah yaitu bisa melalui web, Android, ataupun iOS. Dengan internet yang cukup, kamu bisa mengaksesnya kapan pun dan di mana pun.

Jurnal bisa anda pilih terutama untuk para pebisnis pemula yang ingin memudahkan operasional bisnis. Tampilan dashboard yang mudah dipahami dan fitur yang lengkap, anda bisa mengakses aplikasi Jurnal melalui web ataupun mobile. Anda juga dapat memonitor jumlah stok, harga barang, barang terlaris, dan barang yang stoknya habis, secara real time, serta membuat faktur secara otomatis yang akurat. Pengelolaan stok barang di gudang akan lebih praktis dan efisien menggunakan fitur sistem pencatatan persediaan dalam integrasi Jurnal.

2. Inventory Management

Aplikasi ini juga memudahkan operasional bisnis melalui manajemen pencatatan persediaan barang. Anda dapat menginstalnya melalui Android secara gratis. Fitur yang tersedia gratis alias tanpa biaya dalam penggunaanya. Aplikasi ini menyediakan fitur pencatatan barang yang akan anda beli dan barang yang akan dijual sesuai keperluan perusahaan. tak hanya itu, inventory management juga memungkinkan anda untuk melakukan penambahan dan penghapusan stok barang dengan mudah.

3. Stok and Inventory Simple

Aplikasi pencatatan persediaan satu ini mempunyai fitur mudah dalam menyesuaikan pencatatan persediaan barang. Input barang dengan informasi yang akurat akan memudahkan anda melakukan manajemen stok barang perusahaan. Anda dapat menambahkan informasi tambahan seperti deskriptif barang berupa spesifikasi, ukuran, sampai dengan gambar produk. Tak hanya itu, aplikasi ini juga membantu anda untuk menghemat tenaga dan biaya saat menginput persediaan barang dengan melakukan impor data excel.

4. Inventory Keeper

Aplikasi pencatatan persediaan barang berikutnya yaitu memiliki kemampuan untuk mencatat status keluar masuk barang dengan efisien. Cara kerjanya melakukan pencatata secara otomatis dan memberikan informasi terkait barang mana saja yang laris terjual di pasaran. Data tersebut kemudian menjadi acuan perusahaan dalam meningkatkan kulaitas dan kuantitas produk yang paling diminati konsumennya. Dengan begitu, hal seperti kerugian akibat terlalu banyak stok barang yang tidak laku bisa dihindari.

5. Easy Catalog

Easy Catalog memungkinkan anda untuk tetap bisa mengaksesnya walau tanpa menggunakan koneksi internet. Jadi, anda tak perlu khawatir ketika ingin melihat informasi persediaan barang perusahaan, walau sedang susah sinyal atau paket data internet habis. Dalam aplikasi ini juga anda dapat melakukan pengaturan seperti menambahkan deskripsi produk. Dengan begitu, pengaturan barang pembelian dan penjualan dapat berjalan secara maksimal.

8 Tips Mudah dalam Melakukan Kontrol Stok Barang pada Bisnis

Jika bisnis Anda adalah bisnis retail yang memiliki banyak barang bahkan sampai ratusan ribu, akan memakan waktu dan tenaga yang harus dikeluarkan pasti bisa berhari-hari. Selain itu, dalam melaksanakan pengelolaan kontrol pencatatan persediaan barang juga harus dilakukan secara teliti dan benar, jangan sampai ada kesalahan karena dapat berdampak pada bisnis Anda. Untuk memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan pencatatan persediaan barang, berikut ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan.

1. Menilai Stok yang Dimiliki

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menilai stok persediaan yang dimiliki. Sebelum itu , Anda harus memastikan bahwa daftar persediaan stok barang tela dibuat agar mudah ketika menilai persediaan yang ada. Selain itu, pastikan juga tempat penyimpanan persediaan barang sudah diatur dengan baik.

Dengan menyediakan rak-rak khusus dan memisahkan sesuai kategori barang, cara tersebut akan membantu Anda menemukan dan menyimpan barang. Setelah itu, hitung dan lakukan pencatatan persediaan barang serelevan mungkin. Kegiatan ini sebenarnya bisa dilakukan secara manual maupun komputerisasi, namun agar lebih terhindar dari human error, sistem otomatis dengan komputerisasi tentunya lebih aman untuk dilakukan. Penilaian stok ini berguna untuk menentukan target penjualan dan pemasaran yang ditargetkan selama periode waktu yang ditentukan. Setelah itu, anda juga bisa mulai memperkirakan seberapa banyak jumlah persediaan yang perlu dipesan untuk kedepannya. kegiatan ini akan mudah jika dilakukan secara komputerisasi, terlebih jika produk anda memiliki jumlah yang sangat banyak.

2. Berikan Kode untuk Setiap Barang

Memberikan kode untuk setiap barang sering dilakukan karena akan sangat membantu ketika kita perlu menemukan suatu barang secara spesifik dengan cepat. Kode yang diberikan tergantung kebijakan dari perusahaan. Kode yang biasa diberikan untuk produk dapat berupa kode angka atau huruf ataupun warna. Penggunaan barcode sebagai kode barang juga bisa anda lakukan karena hanya dengan memindainya dengan scanner, keberadaan barang bisa langsung ditemukan. tentuya cara tersebut dinilai sangat efektif dan efisien waktu. Anda akan mudah dalam menemukan suatu barang yang tersedia di gudang dengan mudah dengan pengkodean di atas.

3. Pengelompokkan Barang Berdasarkan Kategori Tertentu

Cara lainnya untuk menemukan barang dengan cepat yaitu dengan mengelompokkan barang dan memisahkan barang yang tidak lagi diperlukan.

Anda dapat mulai mengelompokkan barang berdasarkan ukuran untuk meminimalisir resiko kehilangan. cara tersebut juga membantu anda dalam melihat dan memonitor barang berdasarkan ukuran mana dulu yang ingin anda lihat. Cara lainnya yang sering digunakan yaitu dengan memisahkan antara barang mahal dan murah. Dengan begitu, bila terjadi kehilangan barang, khususnya barang mahal bisa lebih mudah terlihat. Maka dari itu, Anda harus rajin-rajin mengontrol barang-barang tersebut secara teratur.

4. Pemisahan Barang

Terakhir yaitu dengan memisahkan barang yang tidak lagi perlukan. Barang yang baru dan lama harus harus dipisahkan, agar saat penjualan, barang lama bisa dikeluarkan lebih dahulu. Cara tersebut dilakukan untuk mengantisipasi menumpuknya barang kadaluarsa di gudang.

5. Monitor berdasarkan Barang yang Telah Terjual

Langkah selanjutnya yaitu melakukan kontrol terhadap stok barang yang sudah terjual. Lakukan pencatatan dengan baik agar antara stok barang yang ada di gudang dan yang ada di dalam catatan buku penjualan sama banyak. Anda juga bisa menggunakan bantuan software dalam melakukan pencatatan persediaan barang.

6. Lakukan dengan Sistem Acak

Barang yang termasuk dalam sistem acak ini adalah barang promo yang biasanya setiap bulan masuk, makanya harus sering dimonitor. Dengan adanya pengontrolan persediaan barang dan harga, kekurangan stok ataupun keterlambatan pengiriman barang pada konsumen akan dapat terhindari.

7. Lakukan Stock Opname secara Teratur

Dalam proses penyimpanan persediaan barang,seringkali ditemui masalah seperti kehilangan barang, barang rusak, ataupun posisi barang yang kurang rapi. Bukan hal yang tidak mungkin, masalah tersebut kemudian mengakibatkan perbedaan jumlah produk di catatan dengan jumlah yang sebenarnya. Terlebih jika jumlah stok persediaan yang ada di gudang ada dalam jumlah yang banyak.Namun, dengan adanya opname secara teratur, hal tadi bisa diantisipasi. Makanya, penting untuk anda melakukan pencatatan persediaan barang secara teratur.

8. Gunakan Aplikasi Jurnal By Mekari dengan Fitur Manajemen Inventory untuk Pencatatan Persediaan Barang

Untuk memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan barang secara cepat, cobalah menggunakan aplikasi Jurnal by Mekari yang dilengkapi dengan fitur aplikasi inventory barang. Jurnal memiliki fitur yang berguna untuk mengontrol persediaan barang, di mana Anda tak perlu lagi repot-repot melakukan pengelolaan barang.

Selain itu, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur pemberitahuan dan penghitungan persediaan barang secara realtime, yang berguna dalam melacak penjualan produk paling laku, serta melakukan impor data pencatatan persediaan barang dalam jumlah yang besar.

Nah, itu dia penjelasan mengenai software untuk pencatatan persediaan stok barang yang perlu anda ketahui. Penggunaannya yang mudah dan cepat akan sangat membantu memudahkan proses pencatatan persediaan barang yang perusahaan perlukan. Yuk, tinggalkan cara manual dan beralih ke sistem otomatis. Pilih juga software yang cocok untuk perusahaan Anda dengan recommendation list di atas. Selamat mencoba! (ADV)