JAKARTA - Time Attendance atau lebih lengkapnya dikenal sebagai attendance management system saat ini memang telah mengubah berbagai macam hal secara signifikan. Selain itu, membuat sistem pencatatan kehadiran karyawan di sebuah perusahaan lebih mudah.
Time attendance system merupakan platform yang memanfaatkan sistem cloud untuk dikelola dengan cara online.
Dalam hal ini, sistem cloud adalah gabungan dari penggunaan teknologi komputer dengan pengembangan yang berbasis internet dan berguna untuk menjalankan aplikasi atau program lewat komputer.
Melalui time attendance management system yang berbasis cloud ini, menawarkan banyak sekali manfaat. Sebab Anda tidak harus melakukan pengelolaan data kehadiran karyawan dengan cara manual yang memungkinkan terjadinya human error akibat salah input data.
Mengenal Time Attendance Management System
Dapat disimpulkan bahwa time attendance management system adalah sebuah sistem pemantauan jam kerja SDM atau karyawan di perusahaan. Merupakan sistem yang dapat dipakai untuk melakukan pengarsipan waktu pegawai perusahaan dan waktu keberangkatan mereka.
Attendance management system awalnya dilakukan dengan cara mencatat waktu kerja karyawan dalam kertas, menggunakan halaman pembukuan, memanfaatkan manajemen kehadiran web serta melalui pembuatan kartu waktu.
Kenapa Time Attendance Management System Itu Penting?
Time attendance management system umumnya memungkinkan Anda untuk menghitung waktu kerja karyawan dengan akurat.
Hal tersebut sangat bermanfaat, apabila Anda mempunyai pegawai yang selalu bekerja tiap jam. Dalam hal ini, Anda harus menghitung upah yang tepat dan harus dibayarkan kepada SDM atau karyawan di perusahaan.
Selain itu, Anda harus tahu apakah perusahaan berhutang upah untuk lembur karyawan ataukah tidak. Sebuah perusahaan tentu saja harus selalu bisa melihat lamanya waktu karyawan bekerja.
Setiap karyawan bisa merekam sekaligus mendokumentasikan waktu, entah itu di luar maupun di dalam bisnis. Anda bisa melakukan pelacakan seberapa banyak karyawan bekerja, meskipun saat Anda tidak dapat melihatnya secara langsung.
Sistem pelacakan waktu kerja karyawan akan menginformasikan Anda bahwa karyawan sudah tepat waktu. Hal tersebut hanya berguna apabila Anda mengharuskan pegawai di perusahaan untuk mendokumentasikan dan membagikan waktu mereka masuk maupun keluar kerja dengan tepat.
Selain itu, Anda juga bisa melihat apakah karyawan terlambat datang bekerja atau justru lebih awal saat pulang.
Dengan adanya time attendance inilah, memungkinkan Anda dapat melacak jumlah liburan yang dipakai karyawan. Hal tersebut penting sekali apabila bisnis Anda mempunyai kebijakan, sehingga memungkinkan setiap karyawan memakai jumlah hari liburan atau sakit.
BACA JUGA:
Jenis-jenis Time Attendance Management System
Beberapa software payroll biasanya telah dilengkapi oleh kemampuan sistem manajemen kehadiran.
Akan tetapi, ada beberapa software sistem manajemen absensi/kehadiran karyawan yang tersedia. Setiap software tersebut menawarkan jenis time attendance management system yang berbeda.
Ada perangkat lunak manajemen kehadiran yang termasuk ke dalam manajemen cuti, dan memberikan masukan bagi keperluan penggajian maupun proses payroll yang berlangsung di perusahaan.
Berikut ini ada beberapa jenis software time attendance management system yang perlu Anda ketahui:
1. Break-time Tracking Software
Ada beberapa perusahaan yang merasa harus melacak lamanya waktu istirahat karyawan. Break time tracking ini adalah solusi bagi perusahaan tersebut. Melalui software inilah, maka karyawan bisa mencatat kehadiran karyawan yang keluar dan masuk hingga beberapa kali.
Proses pencatatan kehadiran yang pertama biasanya mencatat masuknya karyawan ke kantor atau lokasi perusahaan.
Kemudian setiap pencatatan absensi keluar maupun masuk berikutnya ada waktu istirahat. Biasanya software ini diperuntukkan bagi perusahaan yang umumnya menghabiskan waktu untuk pengerjaan proyek-proyek penting.
2. Software Absensi Biometrik
Jenis software time attendance berupa sistem absensi biometric ini umumnya melakukan verifikasi identitas karyawan sekaligus mencatat waktu keluar dan masuk karyawan memakai sidik jari. Bisa dikatakan bahwa sistem ini begitu populer.
Hal tersebut bertujuan untuk mencegah terjadinya kecurangan yang akhirnya bisa berpengaruh pada produktivitas perusahaan dengan keseluruhan.
Biasanya sistem biometric ini telah terintegrasi pada sistem lain, yang dapat mengubah data ke dalam sebuah laporan dengan jelas.
Sistem ini juga dipercaya dan terbukti lebih hemat anggaran, karena tidak memerlukan tambahan biaya selain menggunakan mesin biometric. Menghapus atau menambah karyawan melalui sistem ini juga bisa dilakukan dengan cepat dan mudah.
3. Software Manajemen Kehadiran Berbasis Online
Sistem time attendance dengan fasilitas web biasanya dikenal juga sebagai software manajemen kehadiran via online.
Semua fungsi yang dilakukan mengAndalkan teknologi cloud guna memastikan data kehadiran karyawan bisa diakses dengan mudah secara fleksibel dengan bantuan koneksi internet.
Apa Saja Manfaat Memakai Software Time Attendance
Di dalam software time attendance, biasanya ada berbagai macam fitur yang terdapat didalamnya dengan manfaat berikut ini:
1. Dapat Meminimalisir Potensi Kecurangan
Biasanya perusahaan yang mengandalkan attendance management system memiliki data yang absensi karyawan yang lebih akurat, karenanya bisa memudahkan monitor kinerja karyawan.
Selain itu, sistem perekaman data kehadiran karyawan terhitung sesuai rekapitulasi kehadiran yang telah dilakukan.
2. Dapat Memantau Secara Real Time
Melalui time attendance, maka perusahaan bisa memantau data karyawan dengan cara real time.
Tentu saja hal tersebut bisa memudahkan bagian HRD karena keterlambatan karyawan dapat langsung dipotong tanpa perlu memindahkan data tersebut ke komputer atau perangkat lain.
Hal ini dikarenakan sinkronisasi data karyawan menjadi lebih mudah sebab nantinya akan memformat secara otomatis serta tersimpan dalam sistem penyimpanan cloud.
3. Hanya Memerlukan Koneksi Internet
Apabila perusahaan sudah menerapkan sistem time attendance, maka setiap karyawan wajib memiliki aplikasi ini di masing-masing smartphone miliknya.
Di samping itu, diperlukan pula koneksi internet di kantor untuk memudahkan karyawan untuk melakukan absensi secara online.
Jadi, di mana pun karyawan berada dengan ketersediaan koneksi internet di kantor, maka karyawan dapat menggunakan software attendance management system. Selain itu, software ini juga dapat menekan biaya pengadaan dan pemeliharaan perangkat.
4. Data Lebih Akurat dan Proses Pendataan Lebih Cepat
Dengan adanya software time attendance, dapat menghindari terjadinya kesalahan, khususnya pada perhitungan kehadiran SDM di perusahaan.
Hal ini dikarenakan, tim HRD harus mengurusi jumlah karyawan yang begitu banyak. Biasanya mereka Menyusun berbagai laporan, mulai dari laporan izin, gaji, sakit dan sebagainya.
Apalagi pendataan yang dilakukan secara manual rentan mengalami kesalahan yang bisa berdampak pada kerugian yang dialami karyawan. Maka dari itu, dengan adanya time attendance ini bisa memudahkan tim HRD untuk mendata karyawan secara akurat.
5. Proses Rekapitulasi Data Lebih Mudah
Melalui penggunaan attendance management system, maka perusahaan tidak harus memindahkan data ke komputer lagi. Karena aplikasi ini telah terintegrasi sepenuhnya bersama data-data perusahaan lainnya.
Selain itu, data-data yang meliputi keterlambatan maupun kehadiran dapat disatukan bersama data karyawan lainnya. Misalnya saja data jabatan dan identitas karyawan.
Fungsi Software Berbasis Time Attendance Management
Dengan adanya software time attendance untuk perusahaan, Anda akan mendapatkan beberapa fungsi berikut:
1. Meningkatkan Budaya Disiplin
Fungsi manajemen kehadiran yang pertama yaitu dapat membangun dan meningkatkan budaya disiplin pada karyawan.
Budaya disiplin memegang peranan yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Hal ini dikarenakan disiplin bisa berpengaruh pada produktivitas dan kinerja karyawan itu sendiri.
Dengan software manajemen kehadiran, nantinya akan mengelola data-data semua karyawan untuk menciptakan budaya tepat waktu atau disiplin.
Biasanya data tersebut mencakup waktu kepulangan dan kedatangan, jadwal shift, data lembur, izin karyawan dan jumlah kehadiran.
Seluruh data tersebut dapat terhubung langsung, terintegrasi serta disajikan dengan cara online, karenanya manajemen biasa memakai data tersebut untuk melakukan pemantauan produktivitas karyawan sekaligus dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat.
2. Manajemen Payroll
Attendance management system juga biasanya berlaku bagi sistem penggajian tenaga kerja atau karyawan. Dalam hal ini, perusahaan bisa menghitung gaji sesuai dengan hari kerja perusahaan atau karyawan, jabatan dan beban kerja karyawan itu sendiri.
Dengan memakai sistem manajemen absensi karyawan ini, maka Anda bisa menghitung pendapatan bulanan karyawan. Selain itu, perhitungan tersebut mencakup perhitungan pajak karyawan yang wajib dipotong sekaligus jumlah libur karyawan.
3. Layanan Mandiri
Biasanya manajemen kehadiran menawarkan fungsi layanan mandiri, sehingga memungkinkan karyawan dapat mengelola software dengan cara mandiri.
Karyawan kini tidak perlu menghubungi tim HRD saat mereka melakukan pencetakan gaji, mengecek sisa liburan, mengajukan cuti, hingga pengajuan izin saat tidak bisa bekerja.
Sesudah karyawan melakukan pengajuan permohonan cuti lewat software attendance system management, maka tim HRD akan langsung menindaklanjuti software tersebut tanpa perlu kontak dengan karyawan secara langsung.
Fitur Aplikasi Attendance Management System
Ada beberapa fitur yang dimiliki oleh software attendance management system, diantaranya:
1. Attendance
Fitur yang pertama adalah attendance atau absensi, yang memungkinkan karyawan dapat melakukan absensi kapan saja dan dimana saja yang dilengkapi oleh sistem GPS.
Tujuannya untuk mempermudah perusahaan memantau kehadiran dan lokasi karyawan dengan cara real-time. Selain itu, analisa absensi dapat dilakukan secara otomatis untuk mengecek tingkat kedisiplinan karyawan.
2. Overtime (Lembur)
Karyawan dapat melakukan pengisian untuk permintaan lembur melalui aplikasi secara langsung. Karena dari aplikasi ini, permintaan lembur akan terkirim langsung ke HRD dan HRD tinggal melakukan persetujuan.
Di samping itu, pencatatan untuk lembur karyawan bisa dilakukan otomatis sebagai sebuah bahan laporan sekaligus untuk menganalisa tingkat keefektifan kinerja karyawan.
3. Working Schedule
Tim HRD Perusahaan dapat mengatur jadwal kerja seluruh karyawan. Sebab melalui fitur pengaturan working schedule karyawan ini, semakin memudahkan tim HR untuk mengatur hari kerja dan jam kerja tiap-tiap karyawan.
4. Izin atau Cuti Kerja
Karyawan dapat melakukan pengajuan permintaan cuti atau izin dari manapun. Sebab aplikasi yang satu ini telah dilengkapi fitur izin atau cuti oleh karyawan kepada HRD sebelum di ACC atau di approve.
Sistem secara otomatis akan melakukan pendataan terkait izin atau cuti karyawan ketika mengajukannya.
Selain itu, karyawan juga dapat membuktikan pengajuan cuti/izin ini dengan mengunggah bukti lewat aplikasi dalam bentuk foto atau soft copy surat keterangan sakit yang dibuat dari dokter, jika alasannya sakit. Karyawan juga bisa mengunggah bukti lainnya sesuai keperluan perusahaan.
Akan tetapi, dengan tujuan efektivitas kerja, HR biasanya telah mengatur pembatasan dalam maksimal izin atau cuti untuk karyawan. Tujuannya supaya operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
5. Database Karyawan
Tim HR Dapat mengundang karyawan memakai aplikasi time attendance dengan mudah. Hal ini dikarenakan, aplikasi yang satu ini telah dilengkapi oleh fasilitas berupa data karyawan. Sehingga HR lebih mudah mengatur jadwal cuti, jadwal kerja, lokasi absensi, pengajuan cuti serta yang lainnya.
Semua keuntungan di atas bisa Anda dapatkan dengan memilih aplikasi time attendance system management dari Talenta.
Hal ini dikarenakan Talenta By Mekari memungkinkan Anda bisa melakukan perhitungan gaji, proses reimbursement, PPH 21, hingga kegiatan operasional perusahaan sehingga membuat kinerja HRD lebih mudah dan praktis! (adv)
