Bagaimana jika Tidak Cocok Sama Klien? Begini 7 Cara Menolak dengan Elegan

JAKARTA – Berkomunikasi adalah satu-satunya cara untuk menyampaikan ide, gagasan, atau bahkan tujuan. Jika mengalami ketidakcocokan dengan klien, Anda juga membutuhkan cara berkomunikasi yang tepat agar tak ada salah pemahaman dan terkesan elegan. Mau tahu bagaimana caranya?

Mengukur waktu yang tepat

Pada umumnya, seseorang akan memberikan tenggat waktu untuk mempertimbangkan, menimbang kemudian memutuskan. Untuk menolak klien secara elegan pun juga butuh mengukur waktu secara tepat.

Apabila sudah memasuki tenggat waktu, tepati jadwalnya. Hindari mengulur waktu sebab akan membuat klien menunggu dan berharap lebih. Maka, beri keputusan penolakan pun juga mesti tepat waktunya.

Hindari argumentasi yang banyak ‘lubang’

Menolak artinya Anda telah mempertimbangkan relevansi atau ketidakcocokan tawaran dari klien. Artinya, cobalah petakan cara penyampaian dengan argumentasi yang sempurna. Hindari argumentasi yang rapuh dan tidak meyakinkan.

Jelaskan kekurangan tawaran

Jika tawaran tidak cocok dengan proyek yang sedang Anda jalankan, jangan ragu untuk menolaknya. Kenali dan jelaskan kekurangan dari tawaran klien. Misalnya, tidak cocok dengan misi proyek atau mempertimbangkan tawaran yang lebih efektif dan realistis.

Dialog dua arah

Agar terlihat bijak dan terbuka, cobalah membangun dialog dua arah. Setelah mengkomunikasikan penolakan, beri kesempatan klien untuk mengutarakan rencana atau kritik dan masukan terhadap proyek yang sedang Anda jalankan.

Mengungkapkan dengan rasa empati

Sebagai seorang manajer atau pengelola sebuah program, pasti memiliki cara untuk tetap menjalin koneksi dengan baik. Salah satunya dengan mengungkapkan rasa empati. Beri sedikit perhatian pada klien agar tak berkecil hati atau kecewa dengan penolakan Anda.

Pilih kata-kata yang tidak mengecewakan

Ini terkait cara dan pilihan kata, jika Anda menolak permintaan klien usahakan tidak membuatnya terpuruk dengan pilihan kata yang buruk. Tetap bersikap profesional dan jelaskan terkait dengan tawaran dari klien saja.

Hindari membuka rahasia perusahaan

Mengapa membutuhkan perencanaan dan pertimbangan matang? Ini sebabnya, Anda perlu memegang rahasia perusahaan dan menjaga kerahasiaannya. Itu artinya butuh rencana apa saja yang perlu disampaikan dan tidak disampaikan pada klien.

Untuk mengurangi risiko negatif, pertemuan dengan klien perlu dalam sikap profesional. Meski berempati tetapi perlu dibatasi sampai mana Anda memberikan perhatian pada klien. Ini dilakukan agar tetap berpijak pada etika profesi namun tidak membuatnya kecewa.