Cara Mudah Menulis Surat Peminjaman Barang di Berbagai Instansi, Lengkap dengan Contohnya

YOGYAKARTA - Surat peminjaman barang merupakan dokumen resmi yang sering digunakan di berbagai instansi, baik sekolah, kantor, maupun organisasi. Dengan adanya surat ini, proses peminjaman menjadi lebih jelas, tertib, dan tercatat sesuai kesepakatan.

Tidak hanya memuat data barang yang dipinjam, surat ini juga menjelaskan tujuan, jangka waktu, hingga pihak yang bertanggung jawab. Dengan format yang tepat, surat peminjaman membantu menghindari kesalahpahaman dan kesalahan administrasi.

Contoh Surat Peminjaman Barang

Menulis surat peminjaman barang memerlukan bahasa yang sopan, format resmi, dan informasi jelas mengenai barang yang dipinjam, waktu penggunaan, serta pihak yang bertanggung jawab.

Nah, dengan struktur yang rapi, surat akan lebih mudah dipahami dan diterima instansi terkait. Untuk lebih memahami, berikut ini beberapa contoh yang bisa Anda sesuaikan:

• Peminjaman Barang di Kampus atau Lembaga Resmi

KERTAS KOP HIMPUNAN ATAU LEMBAGA RESMI

SURAT PEMINJAMAN BARANG

No  : 002/SPB/HIMATANI/I/2025 (sesuaikan)

Lampiran : -

Perihal : Permohonan Peminjaman Barang

Kepada Yth.

Kasubbag Umum dan Perlengkapan

Fakultas Teknologi Pertanian

Universitas Brawijaya

Malang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana kegiatan Workshop Kewirausahaan Pertanian yang akan dilaksanakan oleh Himpunan Mahasiswa Agribisnis, dengan ini kami bermaksud mengajukan permohonan peminjaman barang berupa 1 unit proyektor LCD dan 1 set sound system untuk mendukung kelancaran acara.

Sebelum melanjutkan, baca juga artikel yang membahas Isi dan Struktur Surat Dinas yang Benar, Begini Penulisan Lengkapnya

Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada Sabtu, 30 Agustus 2025 bertempat di Aula Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Umum               Ketua Pelaksana

Himpunan Mahasiswa Agribisnis

(tanda tangan)               (tanda tangan)

Nama Ketua Umum                                                    Nama Ketua Pelaksana

NIM. 20XXXXXXXX                                                      NIM. 20XXXXXXXX

Mengetahui,

Ketua Jurusan/Kasubbag Kemahasiswaan

(tanda tangan & stempel)

Nama Pejabat

NIP. XXXXXXXXXXXX

Tembusan:

Subbag Kemahasiswaan

Arsip

Nama PJ/No HP: [Nama Penanggung Jawab / No. HP aktif]

• Instansi Daerah

Ketika Anda membuat surat dinas atau peminjaman di instansi daerah, ada beberapa hal penting yang harus dicantumkan agar bersifat resmi dan mudah dipahami. Surat perlu memuat identitas lengkap peminjam, tujuan kegiatan, serta rincian barang yang dipinjam termasuk jumlah dan keterangan.

Selain itu, jangan lupa cantumkan waktu dan lokasi kegiatan secara jelas agar pihak instansi mengetahui penggunaan barang tersebut.

Terakhir penting untuk menyertakan pernyataan kesediaan bertanggung jawab apabila terjadi kerusakan atau kehilangan, serta menutup surat dengan ucapan terima kasih dan tanda tangan pemohon untuk menunjukkan keseriusan dan profesionalitas. Berikut ini contohnya:

Magelang, .......................

Hal  : Permohonan Izin Meminjam Alat

Kepada

Yth. Kepala Dinas Kesehatan

Kota Magelang

Di-

Magelang.

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama       : .............................................................

Instansi/Organisasi : .............................................................

No. Telepon/HP  : .............................................................

Dengan ini kami bermaksud ingin melakukan peminjaman peralatan kesehatan dalam rangka pelaksanaan kegiatan ............................................................. dengan rincian sebagai berikut:

No          Nama Alat/Peralatan Kesehatan               Jumlah  Keterangan

1                                             

2                                             

3                                             

Adapun rencana kegiatan dilaksanakan pada :

Hari   : .............................................................

Tanggal : .............................................................

Tempat : .............................................................

Demikian surat permohonan peminjaman peralatan kesehatan ini saya buat dan saya menyatakan akan bertanggung jawab sepenuhnya jika terjadi kerusakan atau kehilangan atas peralatan di atas selama masa pinjam. Atas perhatian dan bantuannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

.............................................................

Jabatan/Posisi

Selain pembahasan mengenai surat peminjaman barang, ikuti artikel-artikel menarik lainnya di  VOI, untuk mendapatkan kabar terupdate jangan lupa follow dan pantau terus semua akun sosial media kami!