Isi dan Struktur Surat Dinas yang Benar, Begini Penulisan Lengkapnya

YOGYAKARTA - Surat dinas merupakan salah satu dokumen penting yang biasanya digunakan dalam lingkup instansi, kantor, atau pemerintahan. Jenis surat ini biasanya hanya diterbitkan dalam kondisi atau waktu tertentu saja, seperti tugas-tugas atau pekerjaan khusus. Lantas apa saja isi dan struktur surat dinas?

Surat dinas hanya dikeluarkan ketika ada persetujuan dan pimpinan instansi atau perusahaan. Sebagai salah satu dokumen penting dalam dunia kerja profesional atau kedinasan, mari pahami seperti apa isi dan struktur surat dinas yang benar. 

Apa Itu Surat Dinas? 

Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi, baik dari lembaga pemerintah maupun swasta. Surat ini dibuat menggunakan bahasa formal dan bertujuan untuk kepentingan kedinasan antara dua instansi atau lebih.

Dalam bahasa Inggris, surat dinas dikenal sebagai official letter. Penyusunannya harus menggunakan kata-kata baku dengan isi yang efektif dan jelas agar maksud surat dapat dipahami dengan baik.

Jika dilihat dari karakteristiknya, surat dinas memiliki perbedaan yang signifikan dibandingkan dengan surat pribadi. Perbedaan mendasar terletak pada definisinya. Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang dan ditujukan kepada individu lain. Surat ini bersifat pribadi serta memiliki tujuan untuk kepentingan personal.

Agar lebih jelas, berikut ini ciri-ciri surat dinas yang perlu Anda pahami:

1. Memakai kop surat 

Salah satu ciri utama surat dinas adalah adanya kop surat di bagian atas. Kop surat berisi informasi mengenai instansi yang mengeluarkan surat, seperti nama, alamat, dan nomor telepon. Keberadaan kop surat berfungsi sebagai tanda pengenal dan membantu memastikan bahwa surat yang dikirim kepada penerima bersifat resmi.

2. Menggunakan bahasa resmi atau formal 

Ciri lain dari surat dinas adalah penggunaan bahasa yang resmi. Dengan kata lain, surat ini tidak mengandung kata-kata sehari-hari yang bersifat informal. Selain itu, pemilihan kosakata dalam surat dinas umumnya mengikuti kaidah yang sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).

3. Isinya singkat, padat, dan jelas

Ciri lain dari surat dinas adalah penggunaan bahasa yang resmi. Dengan kata lain, surat ini tidak mengandung kata-kata sehari-hari yang bersifat informal. Selain itu, pemilihan kosakata dalam surat dinas umumnya mengikuti kaidah yang sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).

4. Terdapat nomor surat, perihal, dan lampiran

Ciri berikutnya adalah adanya nomor surat, perihal, dan lampiran. Setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta, umumnya memiliki aturan tersendiri mengenai penomoran dan format penyusunan bagian tersebut.

5. Menggunakan cap atau stempel resmi 

Ciri kelima dari surat dinas adalah adanya cap atau stempel resmi yang menyertainya. Biasanya, cap ini ditempatkan di atas tanda tangan pimpinan instansi yang mengeluarkan surat. 

Memahami ciri-ciri surat dinas sangatlah penting, terutama di era modern saat ini. Hal ini penting untuk mewaspadai adanya pihak yang tidak bertanggung jawab membuat surat dinas palsu. Oleh karena itu, jika menerima surat dinas dari suatu instansi, Anda dapat memverifikasinya dengan memperhatikan ciri-ciri tersebut.

Struktur Surat Dinas 

Sebagai bentuk surat resmi, surat dinas tentu memiliki aturan penulisan yang tersusun dengan baik. Jika tidak mengikuti struktur yang tepat, isi surat dapat menjadi sulit dipahami. Adapun susunan dalam surat dinas meliputi hal-hal berikut:

1. Kop surat 

Kop surat adalah bagian atas surat yang berisi keterangan alamat, nomor telepon, dan nama suatu instansi. 

2. Tanggal surat 

Tanggal surat berisi keterangan mengenai kapan sebuah surat dikeluarkan. 

3. Nomor surat 

Nomor surat adalah seri tersendiri atau kode nomor dari surat tersebut yang bertujuan memudahkan urusan administrasi. 

4. Perihal 

Bagian perihal berisikan informasi tambahan pada surat dinas. 

5. Lampiran 

Bagian lampiran berisi dokumen atau berkas yang memuat informasi tambahan dari surat dinas. 

6. Nama dan alamat tujuan 

Surat dinas harus memuat nama penerima dan alamat yang ditujukan. 

7. Salam pembuka 

Salam pembuka merupakan sebuah ucapan salam secara formal sebelum menyampaikan isi pokok sebuah surat. 

8. Isi surat 

Bagian isi surat dinas ditulis dengan singkat, padat, dan jelas supaya mudah dipahami. 

9. Salam penutup 

Salam penutup disampaikan di bagian setelah isi surat. 

10. Nama, stempel, dan tembusan 

Bagian ini memuat nama penanggung jawab orang yang mengeluarkan surat tersebut, dan biasanya diberi stempel resmi. Selain itu bisa juga ditambahkan pihak lain yang membutuhkan informasi dari surat yang dibuat.

Itulah tadi isi dan struktur surat dinas yang penting untuk dipahami, khususnya Anda yang bekerja di instansi, perusahaan, dan lingkup kerja profesional lainnya. Baca juga kesalahan dalam membuat surat lamaran kerja yang perlu Anda hindari.

Ikuti terus berita terkini dalam negeri dan luar negeri lainnya di VOI. Kami menghadirkan info terbaru dan terupdate nasional maupun internasional.