Apa Itu Surat Niaga? Ini Pengertian, Ciri, Manfaat, dan Cara Membuatnya

YOGYAKARTA – Dalam kegiatan perniagaan atau bisnis, surat menyurat jadi sesuatu hal yang penting. Oleh karena itu muncul istilah surat niaga yang berkaitan dengan kegiatan perniagaan. Lalu apa itu surat niaga sebenarnya?

Apa Itu Surat Niaga

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat niaga dimaknai sebagai surat untuk niaga misalnya surat yang berkaitan dengan jual beli, kuitansi, surat penawaran, dan surat penagihan.

Secara umum surat niaga adalah salah satu jenis surat resmi yang berkaitan dengan kegiatan penawaran, jual-beli baik barang maupun jasa. Surat ini biasanya dibuat oleh pelaku dagang baik personal maupun badan usaha sebagai salah satu syarat administrasi kegiatan bisnis.

Perlu diketahui bahwa surat dibuat tidak hanya sebagai pemenuhan kebutuhan eksternal seperti antara pebisnis dan klien atau antarperusahaan, namun juga kebutuhan internal sebagai bentuk komunikasi mulai tingkat pusat sampai cabang.

Ciri Surat Niaga

Perlu diketahui bahwa tidak semua surat bisa disebut sebagai surat perniagaan meski dibuat oleh pelaku bisnis. Ciri surat niaga secara umum adalah sebagai berikut.

• Berisi informasi atau berkaitan dengan bisnis atau dagang
• Dibuat dengan bahasa baku dan tata cara penulisan surat yang baik sekaligus resmi
• Format rapi dan isi yang disampaikan mudah dipahami
• Jelas siapa pengirim dan penerimanya
• Menyantumkan tanda tangan pejabat perusahaan atau pihak yang berkepentingan dalam kegiatan perniagaan
• Dibuat dengan media elektronik dengan memperhatikan font, kertas cetak, dan hal lain dengan baik

Manfaat Surat Niaga

Surat niaga dibuat untuk memudahkan hal-hal yang berkaitan dengan perniagaan. Beberapa manfaat yang bisa dicapai dalam pembuatan surat niaga adalah sebagai berikut.

• Surat bukti atas suatu transaksi, terutama di mata hukum seperti surat perjanjian dan sebagainya
• Sebagai arsip agar suatu saat kegiatan perniagaan bisa dilacak kembali
• Sebagai alat komunikasi yang sah
• Pedoman kegiatan perniagaan
• Salah satu alat promosi sekaligus pemberian informasi

Contoh Surat Niaga dalam Kegiatan Bisnis

Ada banyak contoh surat niaga yang dibuat oleh perusahaan maupun individu yang melakukan kegiatan perdagangan yakni sebagai berikut.

• Surat tagihan
• Bukti pembayaran
• Surat penawaran barang maupun jasa
• Surat permintaan atas barang atau jasa
• Surat penangguhan pembayaran
• Surat aduan yang berkaitan dengan kegiatan perniagaan

Cara Membuat Surat Niaga

Pembuatan surat niaga tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Meski tiap perusahaan memiliki format surat niaga yang berbeda-beda, cara membuat surat tersebut harus menyantumkan beberapa hal sebagai berikut.

• Kop surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Perihal
• Tanggal surat dibuat
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Isi Surat yang meliputi pembuka, isi, dan penutup
• Salam penutup
• Tanda tangan yang mewakili perusahaan
• Nama dan jabatan pengirim surat

Adapun contoh format yang bisa dipakai dalam pembuatan surat niaga adalah sebagai berikut.

“Logo Perusahaan”

“Alamat Kantor Pusat Perusahaan Pengirim”

“Kontak Perusahaan seperti Telepon/Fax Perusahaan”

“Email Perusahaan Aktif”

“Tanggal Pembuatan Surat”

Kepada Yth,

“Nama Penerima Surat yang Dituju”

“Alamat Kantor Pusat Penerima Surat”

“Kota, Kode Pos”

Perihal: “Penawaran Produk/ Jasa, atau Tulis Informasi lain Berdasarkan Tujuan Pembuatan Surat”

Dengan hormat,

Kami (Tulis nama perusahaan pengirim) ingin (Tulis tujuan pembuatan surat seperti penawaran produk, atau ajakan kerja sama) kepada Bapak/Ibu (Pejabat perusahaan). Perusahaan kami (Tulis informasi singkat bidang yang digeluti perusahaan) memiliki pengalaman di bidang tersebut sehingga memberikan penawaran terbaik untuk memenuhi kebutuhan (Tulis nama perusahaan/klien yang dituju) secara baik dan profesional.

Oleh karenanya, kami menyampaikan beberapa penawaran produk/jasa kami dengan informasi produk terlampir. Informasi lebih lanjut bisa didapatkan dengan menghubungi kami lewat telepon atau email yang tercantum di atas.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu di masa yang akan datang.

Hormat kami,

(Tanda Tangan/Cap Resmi)

(Nama Terang dan Jabatan Pengirim Surat di Perusahaan)

Itulah informasi terkait apa itu surat niaga. Kunjungi VOI.ID untuk mendapatkan informasi menarik lainnya.