Nota Debit Adalah: Simak Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Cara Membuatnya

YOGYAKARTA – Pernahkah Anda mendengar istilah nota debit? Dalam kegiatan jual beli, nota debit adalah dokumen yang ditujukan sebagai tanda bukti sah transaksi antara pembeli dan penjual.

Sekilas, fungsi nota debit tidak jauh berbeda dengan nota umumnya. Akan tetapi, jika ditelisik lebih dalam, nota debit hanya digunakan ketika terjadi ketidaksesuaian pada barang.

Lantas, apa yang dimaksud dengan nota debit? Yuk cari tahu jawabannya dalam ulasan di bawah ini.

Nota Debit Adalah

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata “nota” dimaknai sebagai surat peringatan (penunjukan, catatan); surat keterangan resmi (dari duta besar kepada pemerintah suatu negara atau sebaliknya); surat penjelasan dari jawatan (pemerintah, pemerintah daerah, dan sebagainya); tanda jual beli secara konstan.

Sementara kata debit memiliki arti uang yang harus ditagih dari orang lain; piutang; catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva atau mengurangi jumlah kewajiban; jumlah yang mengurangi deposito pemegang rekening pada bank nya.

Untuk itu, secara sederhana, nota debit dapat diartikan sebagai dokumen yang ditujukan sebagai bukti transaksi pengurangan utang dalam kegiatan jual beli.

Nota debit baru digunakan pelanggan ketika terdapat ketidaksesuaian maupun kerusakan pada barang dagangan.

Dengan kata lain, nota debit adalah sebuah dokumen yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual sebagai pernyataan pengurangan utang atau mendebet. Umumnya, hal ini dilakukan bersamaan dengan pengembalian barang dari pembeli terkait.

Nota debit biasanya dibuat dalam rangkap dua. Satu menjadi milik pelaku usaha dan satu untuk pembeli.

Pembuatan nota debit dalam dua rangkap bukan tanpa alasan. Satu nota asli diberikan kepada penjual bersamaan dengan pengembalian barang dagangan yang sudah dilunasi. Sedangkan salinannya disimpan oleh pembeli sebagai bukti pencatatan.

Fungsi Nota Debit

Dihimpun dari berbagai sumber, berikut beberapa fungsi nota debit dalam proses jual beli:

• Pengurangan utang

Fungsi utama nota debit adalah untuk pengurangan utang. Terkait hal ini, pembeli dapat meminta jumlah pengurangan utang kepada penjual soal barang yang dibeli. Dengan adanya pengurangan, tagihan utang pembeli akan menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya.

Akan tetapi, hal ini dilakukan jika barang tersebut dibeli secara piutang sehingga penjual pun wajib mengembalikannya. Dengan demikian, terjadilah pengurangan utang.

• Koreksi jumlah barang

Adanya nota debit juga memungkinkan pembeli melakukan koreksi terhadap jumlah barang yang sebelumnya sudah disetujui dengan penjual.

Sebagai contoh, jika terjadi kekurangan total produk kiriman, nota debit berguna untuk menyatakan hal tersebut ketika penagihan. Sehingga, pembeli bisa menunjukkan bukti dan menuntut kesesuaian barang yang seharusnya diterima.

• Koreksi harga barang

Berikutnya, nota debit juga dapat digunakan untuk mengoreksi harga barang. Contohnya, jika terjadi perusahan pasar sehingga membuat barang tidak laku lagi atau hal-hal yang sudah disepakati, sehingga diperlukan adanya koreksi. Fungsi nota debit yang satu ini membuat kegiatan jual beli menjadi lebih transparan dan sama-sama diuntungkan.

Komponen dalam Nota Debit

Berikut ini adalah komponen yang harus ada dalam sebuah nota debit:

• Nama pengusaha kena pajak (PKP) pelanggan/pembeli.
• Nama PKP pemilik usaha/penjual.
• Nomor nota kredit.
• Keterangan terkait jumlah produk yang didebit.
• Keterangan jenis produk yang didebit.
• Keterangan harga produk per item.
• Keterangan total harga produk yang didebit.
• Tanggal pembuatan nota debit.
• Nama serta tanda tangan pelanggan/pembeli.

Cara Membuat Nota Debit

Sementara, cara membuat nota debit untuk kegiatan jual beli adalah sebagai berikut:

• Kepada Yth, diisi alamat pemilik usaha/penjual yang dituju.
• Tanggal, diisi dengan tanggal nota tersebut dibuat.
• Nomor nota, diisi sesuai dengan nomor urut nota.
• Tanggal dokumen, diisi tanggal transaksi pembelian barang dilakukan.
• Dokumen, diisi nomor dokumen produk terkait.
• No, diisi nomor urut pengembalian barang.
• Keterangan, diisi nama produk beserta penjelasan lain.
• Total, diisi jumlah harga produk yang dikembalikan.
• Jumlah, diisi total harga produk.

Demikian informasi tentang nota debit. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa nota debit adalah dokumen yang ditujukan sebagai bukti transaksi pengurangan utang dalam kegiatan jual beli.  Semoga informasi ini bisa menambah wawasan para pembaca setia VOI.ID.