Mengenal Aplikasi Absensi Berbasis Android untuk Kelola Kehadiran Karyawan

Absensi mobile kini mulai merambah hampir di seluruh perusahaan sebab kemudahan dan kepraktisannya. (foto: dok. freestock)

JAKARTA - Absensi mobile kini mulai merambah hampir di seluruh perusahaan sebab kemudahan dan kepraktisannya. Absensi dengan sistem mobile ini merupakan inovasi teknologi yang diciptakan untuk membantu karyawan mencatatkan kehadiran dengan bantuan smartphone dan jaringan internet saja serta banyak digunakan dalam bentuk aplikasi absensi berbasis android. .

Penggunaan absensi mobile atau aplikasi absensi berbasis android dinilai lebih mudah dan lebih praktis dibandingkan dengan sistem manual. Bayangkan saja, jika sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup besar harus mengantri di mesin fingerprint, tentu akan menyebabkan antrian yang cukup panjang. Apalagi jika masih menggunakan metode konvensional dengan kertas dan tanda tangan.

Nah, apa sih absensi mobile melalui aplikasi absensi berbasis android itu? Sebaik apakah absensi ini menggantikan posisi absensi manual? Simak ulasan berikut ini untuk mendapatkan penjelasan lebih lengkap.

Apa itu Aplikasi Absensi Berbasis Android?

Absensi mobile merupakan perekaman kehadiran yang dilakukan secara online menggunakan ponsel pintar. Sistem ini cukup mudah diterapkan karena pengguna bisa melakukannya kapanpun dan dimanapun. Aplikasi absensi berbasis android itu sendiri adalah absensi mobile yang dilakukan melalui aplikasi pada smartphone berbasis android.

Meskipun dilakukan secara online, Anda tidak perlu khawatir data yang terdapat pada sistem aplikasi absensi berbasis android ini tidak akan bocor, ataupun tertukar. Sebab, setiap pengguna memiliki data diri berbeda dan untuk mengaksesnya memerlukan username dan password pribadi.

Kemudahan ini membuat perusahaan beralih dari sistem absensi manual ke sistem absensi mobile. seperti aplikasi absensi berbasis android Tak hanya lebih mudah dan lebih praktis digunakan, proses rekapitulasi data juga lebih terjamin tingkat keakuratan dan validitasnya.

Terlebih lagi saat ini banyak banyak perusahaan mulai menerapkan sistem kerja hybrid atau bahkan kerja remote sepenuhnya dari mana saja. Sehingga absensi dengan sistem online akan sangat membantu.

Bagaimana Cara Menggunakan Aplikasi Absensi Berbasis Android?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, absensi mobile dipilih karena kemudahan penggunaannya. Pertama, karyawan harus mengunduh aplikasi absensi berbasis android yang digunakan di perusahaan karyawan, kemudian login dengan username dan password yang sudah ditentukan.

Jika sudah berhasil login, maka karyawan dapat langsung mencatatkan kehadiran dengan mengklik tombol clock in. Biasanya, aplikasi ini akan menampilkan halaman selfie di mana karyawan dapat berswa foto untuk mencatatkan kehadiran mereka. Setelah itu, klik simpan maka absensi karyawan sudah berhasil dilakukan.

Sebelum pulang, karyawan juga perlu melakukan hal yang sama, namun tombol yang dipilih adalah clock out.

Nantinya, data kehadiran berupa jam clock in dan clock out serta lokasi karyawan bekerja akan masuk ke dalam sistem. Data tersebut akan terlihat pada dashboard sistem kehadiran yang dikelola HRD.

Dengan kemudahan ini, absensi mobile sangat cocok digunakan di berbagai jenis perusahaan. Apalagi jika perusahaan tersebut menerapkan sistem work from home (WFH), seperti di era pandemi saat ini. Kondisi ini menyebabkan para karyawan tidak perlu lagi untuk datang ke kantor melakukan absensi, mereka cukup melakukan absensi melalui smartphone masing-masing.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi Berbasis Android

Secara umum, absensi mobile pada aplikasi absensi berbasis android memiliki manfaat yang sama dengan jenis absen lainnya, yakni memberikan laporan kehadiran karyawan setiap harinya.

Ada beberapa manfaat lainnya yang hanya dimiliki oleh sistem aplikasi absensi berbasis android, yakni :

1. Dapat Dilakukan Kapanpun dan di manapun

Saat menggunakan absen manual, Anda harus datang ke tempat untuk absen tertentu dan sering kali harus mengantri dengan karyawan lainnya. Namun, dengan absen mobile, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengantri sebab Anda bisa melakukannya dimanapun Anda berada atau multi lokasi.

Hal ini tentu akan sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan sistem work from home (WFH) di kondisi pandemi seperti ini. Termasuk juga jika ada karyawan yang sedang ditugaskan di luar, mereka tetap bisa melakukan absensi.

2. Memudahkan Proses Rekapitulasi

Berbeda dengan absen manual yang membutuhkan perekapan secara manual, absensi mobile akan langsung memberikan hasil laporan tanpa melalui proses rekapitulasi.

Hal ini tentu memudahkan pekerjaan HR. Pasalnya, HR kerap kali terhambat oleh banyaknya tugas administrasi yang membuatnya tidak fokus pada urusan karyawan yang lebih penting lagi.

3. Lebih Akurat

Saat melakukan perekapan absensi secara manual, tak bisa dipungkiri bahwa manusia seringkali tidak teliti sehingga ada data yang kurang sesuai. Hal ini tentu dapat merugikan karyawan maupun perusahaan. Jika Anda menggunakan absensi mobile maka kesalahan seperti ini dapat dihindari karena sudah otomatis terekap oleh sistem dan hasilnya pun lebih akurat dibandingkan absen manual.

Selain itu, data jam hadir dan pulang juga lebih akurat sehingga membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak bisa diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan gaji berdasar keterlambatan, maka sistem absensi mobile akan sangat membantu.

4. Meminimalisir Kecurangan dan Sulit Dimanipulasi

Umumnya, absen manual menggunakan tanda tangan sebagai tanda hadir. Nah, sistem yang seperti ini kadang kala menimbulkan kecurangan dengan melakukan pemalsuan tanda tangan rekannya. Tak hanya itu saja, manipulasi data juga rawan terjadi dengan absen sistem manual.

Dengan sistem absensi mobile, Anda tidak dapat melakukan kecurangan sebab setiap orang diberikan username dan password yang hanya bisa diakses oleh masing-masing pemilik akun. Malahan ada juga yang menerapkan sistem face recognition. Absensi mobile juga menggunakan sistem penyimpanan cloud yang tentunya aman dan tidak dapat dimanipulasi.

5. Selalu Update dan Kinerja secara Realtime

Pihak HRD tidak perlu lagi kewalahan untuk memantau kehadiran dan kinerja karyawan. Hal ini karena absensi mobile terintegrasi dengan sistem yang dapat dicek kapan pun dan dimanapun selama terhubung dengan jaringan internet. Selain itu, sinkronisasi juga lebih mudah dan lebih cepat.

6. Hemat Biaya

Selain itu, kelebihan lainnya adalah pemasangan aplikasi absen bisa dilakukan di masing-masing ponsel milik karyawan. Hal ini tentu membuat penggunaan absensi online bisa lebih hemat karena perusahaan tidak membutuhkan perangkat keras seperti mesin fingerprint. Padahal, perusahaan pada umumnya akan membutuhkan biaya tambahan untuk pemeliharaan mesin fingerprint.

Absensi Online dengan Google Form

Salah satu cara membuat absensi mobile adalah dengan Google Form. Fitur ini akan membantu HRD dalam mendata kehadiran karyawan meski sedang dalam perjalanan dinas ataupun WFH sekalipun.

Salah satu keuntungan menggunakan Google Form adalah dapat digunakan secara gratis. Selain itu, link absensi mudah disebarkan dan hasilnya bisa dimasukkan ke Google Sheets sehingga bisa diunduh dan diolah secara lebih sederhana.

Adapun langkah-langkah membuat absensi online dengan google form adalah sebagai berikut.

1. Buka Google Form di https://www.google.com/forms/about/ kemudian klik Go To Google Forms.

2. Buat formulir baru dengan mengklik opsi formulir kosong (bertanda +)

3. Ganti judul formulir pada bagian “Formulir tanpa judul”. Anda juga bisa menambahkan deskripsi formulir jika diperlukan.

4. Selanjutnya, buat kolom nama karyawan pada “pertanyaan tanpa judul”

5. Ubah opsi jawaban menjadi berbentuk “jawaban singkat” dan aktifkan fitur “wajib diisi”.

6. Buat kolom jadwal jam kerja dengan mengklik ikon “+”, lalu buat sesuai kebutuhan.

7. Buat kolom keterangan dengan mengklik ikon “+”. Anda juga bisa melakukan langkah yang sama untuk menambah menu sesuai kebutuhan

8. Selanjutnya, klik “kirim” pada bagian kanan atas formulir untuk membuat link yang akan disebarkan kepada karyawan.

Itulah tadi ulasan mengenai cara membuat absensi online dengan google form. Setelah itu, Anda dapat mendownload hasil spreadsheet absensi tersebut di akun google drive Anda.

Keuntungan dan Kekurangan Absensi dengan Google Form

Salah satu keuntungan menggunakan Google Form adalah dapat digunakan secara gratis. Hal ini karena Google Form merupakan salah satu fitur yang disediakan oleh Google. Di sini, Anda hanya memerlukan akun Google untuk dapat menggunakannya.

Selain itu, link absensi mudah disebarkan dan hasilnya bisa dimasukkan ke Google Sheets sehingga bisa diunduh dan diolah secara lebih sederhana.

Meskipun google form bersifat gratis dan mudah disebarkan, namun absensi menggunakan fitur ini juga memiliki kelemahan. Pertama, Anda harus meluangkan waktu untuk membuat forms setiap harinya dan Anda harus memasukkan data absensi ke dalam perhitungan penggajian secara manual.

Selain itu, Google Form juga sulit untuk menggambarkan kondisi absensi yang sebenarnya seperti misalnya jam berapakah karyawan benar-benar masuk kerja. Hal ini dikarenakan karyawan hanya mengklik salah satu jam yang sudah disediakan di pilihan. Dengan kata lain, absensi dengan fitur ini masih rawan kecurangan.

Kekurangan lainnya adalah Google Forms hanya bisa digunakan untuk kebutuhan absensi saja. Sementara jika Anda ingin menggunakan Google Forms sebagai formulir cuti, maka Anda harus membuat formulir lainnya lagi.

Sebagai gantinya, Anda bisa memilih aplikasi absensi berbasis android yang lebih mudah digunakan. Fitur-fitur yang digunakan juga umumnya banyak termasuk formulir cuti. Selain itu, google form tadi tetap memerlukan adanya perekapan secara manual, namun pada aplikasi absensi berbasis android, rekapitulasi absensi sudah otomatis tersedia oleh sistem.

Talenta Sebagai Aplikasi Absensi Berbasis Android Rekomendasi

Mekari Talenta hadir untuk menawarkan solusi permasalahan absensi dengan sistem absensi mobile berbasis android atau iOS pertama yang memiliki fitur terbilang cukup lengkap.

Bagi perusahaan yang masih menggunakan absensi dengan sistem manual kini sudah saatnya beralih ke aplikasi Mekari Talenta. Sebab, aplikasi ini menggunakan Live Attendance yang sangat membantu, dibandingkan yang awalnya memakai fingerprint yang harus di-download lagi saat hendak melakukan rekapitulasi. Dengan Live Attendance, absensi bisa terupdate secara real time sehingga mengefisiensi waktu bagi HRD saat rekonsiliasi Payroll.

Aplikasi ini menawarkan proses absensi yang lebih cepat dengan hasil yang akurat. Dengan menggunakan aplikasi ini, maka Anda dapat menghemat biaya alternatif mesin sidik jari. Anda juga dapat menghindari human error dari proses absensi manual yang sering terjadi. Tak hanya itu saja, dengan aplikasi absensi berbasis android ini, kontrol absensi karyawan bisa dilakukan dari jarak jauh.

Selain memiliki UI/UX yang mudah digunakan, Talenta juga memiliki fitur geo tagging dan selfie agar karyawan dapat melakukan absensi dengan GPS sehingga perusahaan dapat memantau dan mengetahui lokasi absensi karyawan saat melakukan absensi.

Anda tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi absensi secara manual, sebab Talenta dilengkapi fitur untuk membuat laporan absensi online dan dilengkapi keterangan cuti, lembur, izin, dan keterlambatan karyawan secara ringkas.

Nah, bagi Anda yang tertarik dengan aplikasi keren ini, Anda dapat mengunjungi https://www.talenta.co untuk mendapatkan informasi lengkap dan tawaran menariknya.