Cara Buat Scan Barcode ID Card untuk Absen, Bikin Manajemen Perusahaan Lebih Praktis

YOGYAKARTA - Saat ini sistem absensi bisa dilakukan dengan menggunakan scan barcode. Salah satu metode absensi di era modern ini yang sedang populer adalah memakai scan barcode yang tercetak pada ID card. Lantas bagaimana cara buat scan barcode ID card untuk absen pegawai atau karyawan?

Berkat perkembangan teknologi ini, kebutuhan absensi di perusahaan atau instansi pun bisa semakin mudah dan praktis. Selain mempermudah pencatatan kehadiran karyawan atau anggota, absensi scan barcode ini juga bermanfaat untuk meminimalisir kesalahan yang biasanya terjadi pada proses absensi manual. 

Sayangnya, masih banyak manajemen atau perusahaan yang belum memanfaatkan metode absensi scan barcode. Demi memudahkan proses pencatatan kehadiran di tempat kerja atau organisasi Anda, sebaiknya pelajari cara membuat scan barcode ID card untuk absensi. 

Cara Buat Scan Barcode ID Card untuk Absen Pegawai atau Karyawan

Banyak yang bertanya-tanya bagaimana cara membuat sistem scan barcode untuk ID card yang bisa digunakan dalam absensi. Artikel ini akan memberikan panduan langkah demi langkah, mulai dari pembuatan barcode, perangkat yang diperlukan, hingga implementasi pada sistem absensi.

Memahami Jenis Barcode yang Digunakan

Saat akan membuat scan barcode ID card, pertama-tama Anda harus memahami jenis barcode yang tepat untuk digunakan pada sistem absensi. Barcode biasanya berupa kode visual dalam bentuk garis-garis atau pola yang berisi informasi unik yang bisa di-scan oleh alat pemindai. Ada beberapa jenis barcode, namun yang umum digunakan untuk ID card adalah:

• Code 128: Cocok untuk menyimpan data alfanumerik dan memiliki tingkat kepadatan data yang tinggi.
• QR Code: Jenis barcode 2D yang bisa menyimpan lebih banyak data dan lebih fleksibel karena bisa dibaca dari berbagai sudut.

Untuk absensi, QR code sering digunakan karena dapat menyimpan lebih banyak informasi sekaligus mudah di-scan melalui berbagai perangkat.

Menyiapkan Software untuk Membuat Barcode

Langkah berikutnya adalah menyiapkan software yang digunakan untuk membuat barcode. Ada berbagai alat online dan aplikasi desktop yang bisa digunakan untuk membuat barcode. Beberapa yang populer antara lain:

• QR Code Generator: Tersedia secara online, mudah digunakan, dan gratis.
• Barcode Studio: Aplikasi desktop berbayar yang mendukung pembuatan berbagai jenis barcode.
• Microsoft Excel: Dengan menggunakan plugin tertentu, Excel juga bisa digunakan untuk membuat barcode.

Jika Anda menggunakan QR Code Generator, cukup masukkan informasi yang ingin Anda sertakan. Misalnya nomor ID karyawan, nama, atau informasi lain yang dibutuhkan untuk absensi. Setelah itu, unduh barcode yang dihasilkan dalam format gambar seperti PNG atau JPEG.

Mencetak Barcode pada ID Card

Setelah barcode selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah mencetaknya pada ID card. Anda bisa mencetak barcode di bagian belakang ID card atau di tempat yang mudah diakses ketika di-scan.

Untuk mencetak ID card dengan barcode, Anda memerlukan:

• Printer kartu: Printer khusus untuk mencetak kartu plastik seperti ID card. Contoh printer yang bisa digunakan antara lain Zebra Card Printer atau Fargo DTC1250e.
• Kertas PVC atau bahan ID card: Pastikan kualitas bahan ID card baik sehingga barcode bisa tercetak dengan jelas.

Pastikan barcode dicetak dengan kualitas yang baik agar alat pemindai dapat membaca kode dengan akurat.

Memilih Perangkat Scanner Barcode

Untuk melakukan absensi menggunakan scan barcode, Anda perlu perangkat yang dapat membaca barcode tersebut. Ada beberapa jenis perangkat yang bisa digunakan, tergantung kebutuhan sebagai berikut:

• Scanner barcode fisik: Biasanya terhubung ke komputer atau sistem absensi. Alat ini akan membaca barcode pada ID card dan mengirimkan informasi ke sistem manajemen kehadiran.
• Aplikasi smartphone: Alternatif lain yang lebih praktis adalah menggunakan aplikasi smartphone yang dilengkapi dengan kamera untuk memindai barcode. Aplikasi seperti Google Lens atau aplikasi scanner QR code khusus bisa digunakan untuk keperluan ini.

Mengintegrasikan Barcode dengan Sistem Absensi

Setelah barcode dibuat dan perangkat pemindai tersedia, langkah berikutnya adalah mengintegrasikan barcode dengan sistem absensi. Anda memerlukan software manajemen absensi yang mendukung input dari barcode atau QR code. Beberapa software absensi populer yang mendukung integrasi barcode adalah:

• ZKTeco Time Attendance Software: Aplikasi manajemen kehadiran yang mendukung sistem scan barcode.
• Clockify: Platform absensi berbasis cloud yang bisa diintegrasikan dengan scanner barcode.
• Zoho People: Software HR yang mendukung absensi menggunakan berbagai metode, termasuk barcode.

Setiap kali barcode pada ID card dipindai, informasi yang terdapat di dalamnya akan dikirim ke sistem absensi dan kehadiran akan tercatat secara otomatis. Pastikan sistem absensi terhubung dengan database karyawan sehingga dapat mengenali kode barcode yang dipindai.

Uji Coba dan Pengoptimalan Sistem

Sebelum sepenuhnya mengimplementasikan sistem barcode untuk absensi, penting untuk melakukan uji coba. Uji coba ini akan membantu memastikan bahwa:

• Barcode dapat dibaca dengan mudah oleh scanner.
• Data kehadiran terekam dengan benar di sistem.
• Tidak ada kendala teknis seperti scanner gagal membaca barcode atau kesalahan dalam sinkronisasi data.

Jika diperlukan, lakukan penyesuaian pada posisi barcode di ID card atau pada perangkat scanner yang digunakan untuk memastikan proses berjalan lancar.

Demikianlah cara buat scan barcode id card untuk absensi yang perlu dipelajari oleh manajemen perusahaan atau instansi. Dengan menggunakan metode scan barcode, keperluan pencatatan kehadiran di tempat kerja Anda pun bisa lebih praktis dan efisien. Baca juga cara membuat barcode untuk bisnis sendiri. 

Ikuti terus berita terkini dalam negeri dan luar negeri lainnya di VOI. Kami menghadirkan info terbaru dan terupdate nasional maupun internasional.