Apa itu Technical Meeting? Simak Jawabannya di Sini!

YOGYAKARTA – Sebagian di antara kita mungkin sudah tidak asing lagi dengan kata technical meeting. Istilah ini merujuk pada persiapan teknis dan tatalaksana sebelum acara. Artikel berikut ini akan membahas secara lebih detail tentang apa itu technical meeting beserta manfaatnya. Mari simak penjelasannya!

Apa itu Technical Meeting?

Technical meeting adalah pengarahan yang diberikan oleh pihak panitia agar kegiatan yang telah direncakan dapat berlangsung dengan baik.

Menyadur laman resmi Universitas Muslim Nusantara (UMN) Al Washliyah, technical meeting bertujuan menjelaskan tata cara suatu agenda. Jika acara tersebut adalah kompetisi, maka tujuan technical meeting memastikan semua peserta mengetahui peraturannya.

Sementara menurut Rusman Latief dalam buku bertajuk Jurnalistik Sinematografi (2021:299), technical meeting disebut juga dengan rapat koordinasi.

Dikatakan Latief, dalam rapat koordinasi tersebut biasanya disampaikan finalisasi semua acara yang akan digelar dan memastikan semua rekan kerja dan pengisi acara (talenta) mempunyai pengertian yang sama terhadap program siaran yang akan diproduksi.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa technical meeting adalah pemberian arahan dari panitia agar acara yang direncakanan berjalan sesuai rencana.

Dengan melakukan technical meeting, kemungkinan acara yang direncakan sukses menjadi lebih tinggi.

Bagaimana Cara Menyelenggarakan Technical Meeting?

Berikut ini adalah tips menyelenggarakan technical meeting agar berjalan dengan lancar dan sesuai rencana:

• Buat rapat final engan memanggil seluruh panitia yang terlibat dalam kegiatan yang akan digelar. Finalisasi seluruh rencana yang ada, sehingga semua panitia mempunyai pengertian, dan pemahaman yang sama untuk setiap acara.
• Pastikan semua pihak datang tepat waktu. Technical meeting bisa berjalan kurang efektif bila ada pihak yang terlambat atau pulang lebih awal sebelum acara technical meeting
• Buat agenda rapat yang baik, misalnya dengan membahas rundown serta tugas masing-masing panitia. Lakukan juga pemeriksaan seluruh ruangan atau lokasi yang nantinya akan digunakan untuk kegiatan technical meeting.
• Siapkan konsumsi seperti snack box atau makanan siang untuk technical meeting.
• pilih pemimpin techinal meeting yang tepat untuk memandu agar kegiatan berjalan dengan tertib.

Apa Saja Kegiatan yang Memerlukan Technical Meeting?

Ada banyak sekali contoh kegiatan yang memerlukan technical meeting sebagai bagian persiapan penyelenggaraan acara.

Misalnya, perlombaan, pemilu, acara peremian Gedung, seminar, dan acara besar-besar lainnya.

Khusus acara lomba, kegiatan technical meeting mencakup:  

• Penjelasan aturan lomba.
• Sistematika pertandingan
• Lintasan untuk pertandingan.
• Pengambilan nomor peserta.
• Tanya jawab bila perserta masing bingung.

Lewat technical meeting, panitia dan anggota bisa saling berkoordinasi dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.  

Demikian informasi tentang apa itu technical meeting. Semoga artikel ini dapat menambah wawasan para pembaca setia VOI.ID.