رقمنة المستندات بالطرق الآمنة في مكتب النائب العام لتخزين ملفات القضية

جاكرتا - تعرض مبنى مكتب النائب العام لحريق مؤخرًا. كان هناك الكثير من التكهنات بشأن الحادث ، حيث يشعر مستخدمو الإنترنت بالقلق بشأن حرق وثائق القضية.

على الرغم من أن مكتب المدعي العام أكد أنه لم يتم حرق أي ملف للقضية. إلا أن هذا الحادث جعلنا ندرك أهمية إجراءات حفظ المستندات ، خاصة في شكل بيانات رقمية.

وفقًا للمراقب الإلكتروني براتاما بيرسادا ، فإن أرشفة المستندات الرقمية مهمة جدًا لتوقع فقدان ملفات المستندات بسبب الكوارث الطبيعية أو أحداث الحرائق. علاوة على ذلك ، المؤسسات القضائية مثل AGO ، التي تخزن العديد من ملفات القضايا.

قال براتاما عندما اتصلت به VOI ، الثلاثاء 25 أغسطس: "كان يجب أن يتم رقمنة الوثائق ، عقب رغبة الرئيس جوكو ويدودو في تبني الحوكمة الإلكترونية".

أوضح مركز Kelapa لأبحاث أمن أنظمة الاتصالات والمعلومات (CISSRec) أن هناك تحديين يواجهان عادة في عملية الأرشفة الرقمية. أولاً ، من خلال إعادة توثيق جميع أوراق المستندات المادية الموجودة رقميًا.

قال براتاما: "على سبيل المثال ، لا تزال المستندات القانونية ووثائق الملكية مادية ويتم تخزينها أيضًا في ملفات رقمية ، إما بتنسيق JPG أو PDF أو ملفات أخرى".

ثانياً ، نقل المستندات رقمي بالكامل ، ومع ذلك ، "لا يزال من الصعب جدًا القيام بذلك في البلاد ، بسبب العوامل التكنولوجية والبيروقراطية التي ليست جاهزة بعد" ، قال براتاما.

الهدف ، بالطبع ، هو عمل نسخة احتياطية. ومع ذلك ، قال براتاما إن الاستخدام نفسه لا يزال مطلوبًا لاستخدام المستند الأصلي حتى الآن.

على الرغم من أنه ضروري بالفعل ، لا يزال استخدام رقمنة المستندات نادرًا لأنه مرتبط بالمصادقة. مثل الخوف من تزوير المنتجات الرقمية بسهولة.

لكن في الواقع هناك حل ، وهو التوقيع الرقمي. هذا يعني أن كل وثيقة رقمية أو وثيقة رقمية يجب أن يكون لها توقيع رقمي بحيث يمكن التأكد من مخرجاتها ، ويمكن استخدامها في المحكمة أو المساعدة في عمليات إدارة الأراضي وما شابه.

"فيما يتعلق باستخدام الوثائق الرقمية ، الأصلية والموثقة ، من الضروري الحصول على لوائح واضحة. وحتى اليوم ، لا يزال هناك العديد من المؤسسات التي لا تقبل المستندات ذات التوقيعات الرقمية ، على الرغم من أن هذا جهد لتحديث البيروقراطية التي تم نفذت في بلدان مختلفة "، تابع براتاما.

لذلك ، نادرًا ما يتم تنفيذ رقمنة المستندات في الدولة. وطرح هذا السؤال ، قال براتاما ، "هذا الأمر لا يزال غير واضح. لأنه لا توجد قواعد حتى الآن. عمليًا ، يتم التوثيق بشكل مستقل من قبل العديد من المؤسسات ، كنسخة احتياطية إذا حدث شيء ما. لذا فهو أكثر من أرشيف ، وليس دولة رسمية وثيقة يمكن استخدامها "، أوضح الأساسي.

وأضاف: "على الرغم من أن شؤون التعاون الدولي في الوقت الحالي قد استخدمت الكثير من الوثائق الرقمية والتوقيعات الرقمية ، إلا أن هناك عيبًا في البيروقراطية يجب أن نلاحقه".

قال تيجوه براسيتيا ، الذي تم الاتصال به بشكل منفصل ، إن المستندات الرقمية إذا تم اختراقها لا يزال من الممكن تتبعها بسهولة إلى آثار مجرمي الإنترنت ، مقارنة بالوثائق المادية.

وقال تيجوه: "الوثائق الرقمية إذا تم اختراقها عن طريق التتبع والتعقب والطب الشرعي الرقمي أسهل من المستندات الورقية. يمكن أيضًا وضع نموذج الأمان وفقًا للاحتياجات".

بالإضافة إلى ذلك ، طلب تيجوه أيضًا أن يكون هناك موارد بشرية جاهزة (HR) متعلمة في مؤسسة ، حتى يتمكنوا بعد ذلك من إعداد عملية رقمنة المستندات التي يتم اختبارها وتحديثها باستمرار من خلال تطبيق التكنولوجيا وفقًا لاحتياجاتهم وأولوياتهم.