Apa Itu Disposisi dalam Administrasi Perkantoran? Berikut Pengertian, Fungsi, dan Alur Pencatatannya

YOGYAKARTA – Salah satu istilah yang kerap muncul dalam dunia administrasi perkantoran adalah disposisi. Istilah ini biasanya berkaitan dengan surat menyurat kedinasan atau perihal administrasi umum. Lantas, apa itu disposisi?

Disposisi bisa didefinisikan sebagai surat perintah dari atasan kepada stafnya untuk menindaklanjuti surat masuk yang dikirim organisasi lain, perorangan, atau pribadi.

Untuk mengetahui lebih dalam mengenai apa itu disposisi, simak uraian berikut ini.

Apa itu Disposisi?

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas dan langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan.

Terdapat beberapa ketentuan yang perlu dimasukkan dalam lembar disposisi, seperti:

• Nomor surat
• Indeks kode administrasi

Apabila lembar-lembar disposisi sudah diisi lengkap, surat tersebut akan diberikan kepada pihak staf administrasi untuk diteruskan kepada atasan. Berikutnya, atasan akan mencatat dan melaksanakan intruksi yang tercatat dalam lembar disposisi.

Fungsi Disposisi dalam Administrasi Perkantoran

Dirangkum dari berbagai sumber, terdapat beberapa fungsi disposisi dalam administrasi perkantoran, antara lain:

• Sebagai tindak lanjut terhadap suatu masalah: Lembar disposisi berisi instruksi tindak lanjut atasan terhadap suatu masalah dari surat yang masuk. Dengan disposisi ini, staf menjadi tahu apa yang harus dilaksanakan.
• Koordinasi dan komunikaasi: Lembar disposisi dapat menjadi fasilitas atas koordinasi dan komunikasi yang terjalin antara pejabat dengaan penerimanya.
• Bukti kepatuhan: Dengan adanya disposisi, tindakan yang diambil dalam struktur keorganisasian akan didasarkan pada prosedur yang berlaku.
• Bentuk transparansi: Lewat disposisi, semua intruksi atau saran pejabat kepada penerimaanya tercatat secara transparan:
• Dokumentasi dan bukti: Lembar disposisi berisi perintah atau pendapat seorang pejabat. Bentuk fisik ini penting dalam keperluan dokumentasi, audit, hingga bukti jika diperlukan.

Alur Pencatatan Surat pada Lembar Disposisi

Alur pencatatan surat pada lembar disposisi punya peranan penting dalam perjalanan suatu surat. Berikut alur pencatatan surat pada lembar disposisi:

• Staf biro umum menerima surat masuk dari kurir dan menandatangani lembar tanda terima surat.
• Staf biro umum memisahkan surat yang masuk dari dalam (misalnya Nota Dinas) dan surat masuk dari luar seperti surat peminjaman tempat, permohonan biaya, dan lain-lain.
• Surat dicatat pada lembar disposisi rangkap dua. Rangkap dua lembar disposisi ini berwarna pink dan putih. Lembar disposisi rangkap dua tersebut ketika proses pencatatan telah selesai akan disobek untuk dipisahkan. Lembar disposisi berwarna pink akan diberikan kepada bagian yang bersangkutan dan lembar berwarna putih akan disimpan untuk diarsipkan.
• Setelah surat masuk mendapatkan lembar disposisi, surat diberikan kepada atasan untuk diberikan intruksi agar surat dapat ditindaklanjuti sesuai perintah dan intruksi pimpinan.
• Berikutnya, lembaar lembar disposisi diinput ke dalam sistem untuk mempermudah pencarian data dan sebagai arsip dari instansi tersebut.
• Selanjutnya, surat yang sudah mendapat lembar disposisi disampaikan kepada bagian yang sesuai agar dapat ditindaklanjuti sesuai intruksi yang diberikan.
• Setelah staf atau bawahan melaksanakan intruksi yang ada pada lembar disposisi, maka pencatatan surat pada lembar disposisi telah terselesaikan.

Demikian informasi tentang apa itu disposisi. Semoga artikel ini dapat menambah wawasan para pembaca setia VOI.ID.