8 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Kehadiran Karyawan

JAKARTA - Di masa pandemi banyak kantor dan karyawan masih melaksanakan WFH untuk sebagai cara untuk menyelesaikan pekerjaan namun tetap aman di rumah. Beruntungnya di masa pandemi ini teknologi sudah berkembang dengan baik sehingga para karyawan cukup dimudahkan dengan berbagai teknologi untuk menyelesaikan pekerjaan. Salah satunya perkembangan teknologi yang berguna untuk kantor adalah masalah absen karyawan.

Sekarang ada banyak sekali sistem absensi kehadiran karyawan yang bisa dilakukan secara online yang tentunya juga memberikan kemudahan di masa pandemi ini, misalnya sistem absensi kehadiran karyawan online Talenta. Kenapa sih sistem absensi kehadiran karyawan online harus digunakan oleh perusahaan di masa pandemi ini? Berikut ulasan Kenapa harus menggunakan absen karyawan online untuk perusahaan?

1. Absen karyawan Di Rumah Semakin Mudah

Di masa pandemi ini, perusahaan harus tetap memikirkan kondisi kesehatan karyawannya namun pekerjaan juga tetap harus berjalan, salah satunya pilihannya adalah dengan menerapkan WFH atau work from home di mana karyawannya bekerja dari rumah. HRD maupun owner harus tetap menilai kinerja karyawan dengan baik mulai dari absen karyawan sampai target kerja. Sistem absensi kehadiran karyawan online bisa membantu HRD untuk menilai kinerja karyawan dengan mudah. Bagaimana caranya?

Dalam sistem absensi kehadiran karyawan online terdapat fitur time tracker sehingga bisa mendeteksi waktu masuk dan pulang karyawan dengan baik. Dimana informasi kehadiran dan jam pulang karyawan ini bisa langsung terinput dengan baik kepada HRD. Jadi penilaian karyawan yang terlambat ataupun tepat waktu bisa dilakukan dengan baik. Tidak perlu menggunakan cara manual karena penilaian bisa dilakukan dengan baik.

2. Menghindari Kumpulan/ Antrean Absen Saat WFO

Saat WFO, cara absen manual biasanya menggunakan fingerprint dimana cara absen ini menimbulkan gerombolan pada karyawan. Menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online, perusahaan bisa menghindari gerombolan karyawan saat absen karena absen karyawan online cukup menggunakan smartphone masing-masing, dan berabsen menggunakan kamera selfie. Dengan begitu masuk kantor saat bekerja lebih aman karena tidak menggunakan satu media untuk bergantian maupun gerombolan.

3. Pengajuan Izin Lebih Mudah

Saat WFO maupun WFH umumnya pengajuan izin hanya dilakukan via perpesanan pribadi, padahal hal ini kurang patut dilakukan. Pun HRD juga harus melakukan penilaian secara manual jika masih menggunakan cara absen konvensional. Menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online, HRD tidak perlu melakukan pendaataan secara manual karena izin karyawan sudah masuk di data absen karyawan. Karyawan bisa melakukan izin melalui sistem absensi kehadiran karyawan online dengan mudah dan tentunya langsung diketahui HRD dengan baik. Salah satu sistem absensi kehadiran karyawan online yang memudahkan masalah perizinan ini adalah sistem absensi kehadiran karyawan online Talenta.

4. Mengurangi Kecurangan Karyawan

Sistem absensi kehadiran karyawan online memiliki pengaturan GPS dimana karyawan hanya bisa absen karyawan di daerah yang telah di tentukan atau di titik tertentu. Perusahaan bisa mengatur daerah atau titik untuk absen karyawan di wilayah kantor, sehingga karyawan hanya bisa absen di titik tersebut. Hal ini salah satu cara untuk mengurangi Kecurangan karyawan, karena menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online bisa menampilkan data real time absen kedatangan karyawan dengan baik.

5. Penilaian Karyawan Lebih Akurat

Menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online, selain memudahkan karyawan dalam melakukan absen karyawan setiap hari, juga memudahkan HRD dalam menilai kinerja karyawan dengan baik dan mudah. Semua data yang masuk dari karyawan akan terinput dengan baik kepada HRD. Pun HRD bisa mengakses semua data absen karyawan dan kinerja karyawan dengan baik, dimana ini hanya bisa diakses oleh Tim HRD jadi penilaian kepada karyawan bisa dilakukan secara akurat mudah dan tersistem dengan baik.

Jadi di masa penggajian datang, HRD tidak perlu pusing mengurus penilaian kinerja karyawan ini, karena dengan sistem absensi kehadiran karyawan online semua data sudah tersistem yang baik ketika WFO maupun WFH, jadi hasil kinerja karyawan bisa langsung terlihat.

6. Penilaian Berdasarkan Data

Penilaian HRD yang objektif sangat penting untuk karyawan, karena lebih adil dan sesuai dengan data yang ada. Terkadang masih ada penilaian yang dilakukan secara subjektif kepada karyawan, hal ini terjadi karena kurangnya informasi yang akurat dan tersistem dengan baik. Menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online, karyawan bisa mendapatkan penilaian yang objektif dari HRD berdasarkan kinerja nyata yang selama ini ia lakukan. Tidak ada kata subjektif, semua penilaian dilakukan berdasarkan data.

7. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Penilaian yang adil dan objektif secara tidak langsung akan memberikan karyawan motivasi untuk memberikan yang terbaik karena penilaian juga berdasarkan kinerja mereka. Setiap karyawan tentunya ingin memiliki track record yang baik di perusahaan, dengan sistem absensi kehadiran karyawan online produktivitas karyawan bisa meningkat.

8. Efisiensi Waktu

Manfaat efisiensi waktu bisa dirasakan oleh HRD maupun untuk karyawan. Berabsen masing-masing di smartphone, membuat karyawan tidak membuang-buang waktu untuk antri di finger print. Jadi begitu datang di kantor atau tempat kerja, karyawan bisa langsung berabsen sesuai waktu datang. Waktu real time dan akurat untuk karyawan, pun tidak akan membuang waktu di pagi hari.

Selain untuk karyawan, efisiensi juga dirasakan oleh HRD yang mengelola data karyawan, tidak perlu melakukan penilaian secara manual apalagi dengan jumlah karyawan ratusan sampai ribuan pasti sangat rumit, menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online HRD lebih banyak menghemat waktu untuk penilaian karyawan karena data sudah terekam dengan baik dan jelas. Apalagi data bisa diamati hanya menggunakan laptop maupun PC jadi bisa memantau kinerja karyawan kapan pun dan di manapun dengan baik.

Tepat diaplikasikan bagi perusahaan yang menerapkan WFH

Sebelum pandemi Covid-19 melanda, mungkin perusahaan yang menerapkan konsep WFH bisa dihitung jari. Kebutuhan absensi kehadiran jarak jauh pun bukan jadi prioritas bagi perusahaan.

Namun dengan adanya pandemi membuat banyak pebisnis semakin sadar bahwa mereka perlu melakukan adaptasi. Salah satunya adalah melalui sistem kehadiran yang tadinya harus di kantor, kini bisa digunakan secara online.

Pandemi membuat perusahaan yang bergerak di bidang non esensial mewajibkan karyawannya untuk bekerja di rumah atau WFH untuk meminimalisir penyebaran Covid-19. Dengan perusahaan menetapkan WFH, tentu penggunaan mesin absensi kehadiran tidak lagi bisa dioptimalkan.

Solusi menerapkan sistem kehadiran berbasis online pada akhirnya menjadi solusi yang paling ideal saat menghadapi situasi WFH. Mari kita lihat bagaimana sistem kehadiran online Talenta bekerja.

Talenta memiliki fitur bernama Live Attendance yang memungkinkan karyawan dapat melakukan absensi kehadiran di mana saja pada aplikasi mobile Talenta.

Karyawan dapat absen dengan cara selfie dan sistem dapat mengetahui lokasi di mana karyawan absen. HR juga dapat memanfaatkan fitur ini untuk mengetahui apakah karyawan benar-benar WFH atau tidak.

Nantinya, setelah karyawan berhasil submit absensi kehadiran, data akan ter-update ke sistem secara real time. HR juga tidak perlu lagi merekap absen setiap bulannya.

Efisiensi biaya

Penggunaan sistem kehadiran online bisa dibilang lebih efektif secara biaya. Pasalnya, kamu tidak perlu lagi membeli perangkat ekstra untuk memulainya. Berbeda dengan mesin absensi kehadiran di mana kamu harus membeli perangkatnya.

Karena umumnya mengandalkan teknologi cloud, sistem ini dapat dijalankan tanpa memiliki perangkat seperti server. Cukup laptop bagi HR atau smartphone bagi karyawan, setelah software dipasang dan segala kebutuhan absensi kehadiran sudah di-setup, aplikasi absensi kehadiran online sudah dapat digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Biayanya pun relatif lebih murah dibanding perawatan dan pembelian mesin absensi kehadiran lainnya.

Apasih Yang Dibutuhkan Agar Bisa Berabsen karyawan Online?

Walaupun absen karyawan online cukup mudah dan hemat, baik perusahaan maupun karyawan memerlukan sarana untuk berabsen sehingga absen bisa dilakukan secara lancar setiap harinya. Beberapa alat yang dibutuhkan untuk berabsen secara online adalah

1. Smartphone

Smartphone adalah satu sarana utama yang digunakan dalam berabsen secara online. Smartphone ini pastinya sudah dimiliki setiap karyawan karena sekarang smartphone sudah   menjadi satu kebutuhan pokok. Smartphone yang mendukung untuk absen online adalah smartphone yang memiliki kamera depan yang aktif dan fitur GPS yang bisa berfungsi dengan baik.

2. Internet

Kedua setelah smartphone adalah internet. Sistem absensi kehadiran karyawan online dapat diakses menggunakan internet atau secara online. Tanpa internet aplikasi tidak akan bekerja. Menjadi media utama untuk berabsen secara online, membuat perusahaan harus memberikan akses internet yang baik kepada karyawan. Misalnya WIFI perusahaan, sehingga setiap pagi maupun sore karyawan bisa berabsen dengan baik dan mudah.

3. PC/Komputer

PC dan komputer ini adalah media yang dibutuhkan oleh admin dari sistem absensi kehadiran karyawan online seperti Tim HRD. Semua informasi yang masuk dari karyawan akan masuk dalam sistem aplikasi online, sehingga HRD harus mengecek dengan baik setiap harinya, pengecekan bisa dilakukan menggunakan laptop atau komputer sehingga akses lebih mudah dan jelas. Jika perlu data juga bisa dicetak secara mandiri.

Sistem absensi kehadiran karyawan online adalah salah satu perkembangan teknologi yang sangat berguna dalam masa pandemi ini. Karyawan bisa mudah berabsen di manapun dan HRD bisa menilai karyawan dengan akurat. Salah satu sistem absensi kehadiran karyawan online yang bisa membantu Anda dengan mudah adalah sistem absensi kehadiran karyawan online Mekari Talenta, memiliki banyak fitur yang berguna sehingga urusan absen dan kinerja karyawan bisa dilakukan secara mudah, cepat dan efisien.

Kesimpulan Terkait Keunggulan Aplikasi Absensi kehadiran Online

Itulah tadi beberapa alasan mengapa kamu perlu migrasi dan mulai menerapkan sistem kehadiran online di perusahaanmu.

Meski tampaknya sederhana, tapi dengan adanya absensi kehadiran online ini perusahaanmu dapat menghilangkan beberapa obstacle yang mungkin selama ini menjadi kesulitan.

Diantaranya:

• Tidak ada lagi waktu terbuang dalam merekap data absensi kehadiran dan menghitung gaji karyawan. Sistem absensi kehadiran online akan selalu update datanya secara real time berdasarkan absensi kehadiran yang masuk setiap saat.
• Menghemat biaya. Harganya relatif murah jika dibandingkan mesin absensi kehadiran lainnya, selain itu minim instalasi karena berbasis HRIS cloud.
• Kurangi kecurangan. Karyawan kini tidak lagi bisa menitipkan absen mereka karena sistem online jauh lebih aman dibanding metode lain.
• Solusi saat menerapkan WFH dan karyawan lapangan. Karyawan yang tidak bisa datang ke kantor dapat absen dengan mudah di mana saja.
• Mekari Talenta merupakan software HRIS yang dapat menjadi solusi untuk mengatasi permasalahan absensi kehadiran di perusahaanmu.

Tertarik untuk mencoba demo Talenta secara gratis? Daftarkan perusahaanmu segera dengan mengunjungi website talenta.co.