Mengenal Petty Cash: Fungsi, Cara Mengelola, dan Manfaatnya untuk Keuangan Perusahaan

YOGYAKARTA - Dalam sebuah bisnis atau perusahaan biasanya terdapat pengeluaran-pengeluaran kecil yang mendadak. Untuk bisa melakukan transaksi secara cepat, perusahaan harus memiliki dana petty cash. Namun masih banyak yang belum mengenal petty cash dan fungsinya.

Petty cash merupakan istilah untuk menyebut kas kecil dalam dunia akuntansi. Peran petty cash adalah sebagai simpanan dana yang disiapkan untuk manajemen keuangan sebuah perusahaan atau bisnis. Jika tiba-tiba perusahaan perlu mengeluarkan uang kecil, maka bisa mengambil petty cash. 

Mengingat peranannya sangat penting dalam manajemen keuangan, pemilik bisnis atau bagian keuangan perusahaan harus mengenal petty cash dan apa saja kegunaannya. 

Apa Itu Petty Cash

Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran kecil dan mendadak. Pengeluaran tersebut umumnya tidak bisa diproses melalui sistem akuntansi reguler karena sifatnya yang mendesak atau nilainya terlalu kecil. Contohnya pembelian alat tulis, biaya transportasi, atau konsumsi yang tidak besar.

Jumlah uang yang dialokasikan untuk petty cash biasanya terbatas dan sudah diatur dalam kebijakan internal perusahaan. Penggunaan sistem ini memungkinkan perusahaan untuk tetap beroperasi secara efisien tanpa harus menunggu proses pembayaran formal yang lebih lama.

Meskipun pengeluaran operasional bernilai kecil, semua kebutuhannya harus dicatat dalam pembukuan khusus yang disebut petty cash. Untuk mengontrol ketersediaan kas kecil, perusahaan umumnya menetapkan jumlah tertentu dalam satu periode.

Fungsi Petty Cash dalam Perusahaan

Meski jumlah simpanan dana petty cash terbilang kecil, namun komponen keuangan ini nggak boleh disepelekan. Sebagai cadangan dana, petty cash memiliki sejumlah fungsi penting sebagai berikut:

Membayar Tagihan Perusahaan yang Berjumlah Kecil

Sebuah perusahaan biasanya memiliki tagihan dengan jumlah yang bervariasi dalam setiap periode. Untuk tagihan kecil, perusahaan dapat memanfaatkan petty cash untuk pembayarannya.

Sebagai Dana Cadangan Perusahaan

Dalam berbisnis, pengusaha sering menghadapi kebutuhan mendadak yang tidak terduga. Untuk mengatasi kebutuhan tersebut, perusahaan bisa menggunakan dana dari petty cash.

Sebagai Dana Langsung Perusahaan

Jika perusahaan memiliki banyak tagihan yang harus dibayar, mereka dapat menggunakan petty cash untuk menanganinya. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu kerepotan mengurus tagihan atau membuat cek, karena bisa langsung dibayar menggunakan dana dari petty cash.

Mempercepat Proses Pembayaran

Fungsi lain dari petty cash adalah mempercepat proses pembayaran, terutama untuk pembelian barang dengan nominal kecil. Alih-alih membuat cek, perusahaan dapat langsung menggunakan dana petty cash untuk pembayaran tersebut.

Metode Pengelolaan Petty Cash

Cara mengelola petty cash sangat penting untuk diketahui bagi pemilik bisnis atau Anda yang ingin mendirikan usaha. Ada beberapa faktor yang perlu dipahami saat ingin mengatur petty cash. Berikut ini metode pengelolaan petty cash yang bisa Anda ikuti:

Menetapkan Dana Sejak Awal

Pengusaha atau pemilik bisnis harus menentukan sejak awal berapa besar dana yang perlu disediakan untuk petty cash. Jumlahnya akan bervariasi di setiap perusahaan, bergantung pada kebutuhan operasional harian masing-masing.

Tetapkan Apa Saja Pembayaran yang Menggunakan Petty Cash

Selanjutnya, tetapkan kesepakatan mengenai barang-barang apa saja yang akan dibayar menggunakan kas kecil. Buat juga pedoman dan prosedur yang jelas untuk memastikan setiap transaksi memiliki kejelasan penggunaan, termasuk penerapan batasan biaya untuk pembelian barang tertentu.

Melatih Bagian Keuangan untuk Memegang Petty Cash

Setelah itu, langkah berikutnya adalah melatih asisten atau sekretaris yang ditunjuk sebagai penanggung jawab petty cash. Hal ini dilakukan agar mereka memahami fungsi serta pentingnya kas kecil dalam mendukung operasional perusahaan.

Mencatat Seluruh Transaksi secara Rinci

Setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan harus dicatat dengan detail. Jika memungkinkan, simpan bukti pembayaran seperti kwitansi atau struk sebagai tanda bahwa pembelian barang tersebut menggunakan kas kecil.

Selain itu, disarankan untuk membuka rekening ATM khusus untuk menyimpan dana petty cash, sehingga pengelolaannya menjadi lebih mudah. Pastikan dana petty cash tidak tercampur dengan dana lainnya agar pencatatan tetap jelas dan tidak membingungkan.

Menyimpan Dana di Tempat Aman

Dana petty cash sebaiknya disimpan dalam kotak yang aman dan terkunci. Pastikan penyimpanan petty cash dilakukan dengan hati-hati, dan jangan sampai lokasi penyimpanannya diketahui oleh karyawan lain.

Mengaudit Pengeluaran Bulanan

Langkah terakhir adalah melakukan audit terhadap pengeluaran petty cash saat rekonsiliasi bulanan. Jika hasil evaluasi menunjukkan adanya perubahan kebutuhan, perusahaan dapat mengambil keputusan selanjutnya sesuai kebijakan yang berlaku. Setelah itu, semua transaksi akan dicatat dan dimasukkan ke dalam buku besar akuntansi.

Demikianlah penjelasan mengenal petty cash sebagai kas kecil yang berperan penting dalam manajemen keuangan perusahaan atau bisnis. Pemilik bisnis harus mengelola petty cash demi menjaga kelancaran dan kestabilan keuangan. Baca juga tips memilih software keuangan untuk bisnis. 

Ikuti terus berita terkini dalam negeri dan luar negeri lainnya di VOI. Kami menghadirkan info terbaru dan terupdate nasional maupun internasional.