5 Tips Mengelola dan Menyimpan Data Digital Agar Tetap Aman

JAKARTA - Dokumen menjadi salah satu data penting bagi sebuah perusahaan. Seiring dengan kemajuan teknologi, bentuk dokumen pun mengalami perubahan dari yang awalnya konvensional berupa kertas beralih menjadi berbentuk digital. 

Namun dokumen digital dinilai rentan disalahgunakan, dipalsukan ataupun digandakan. Oleh karena itu, dokumen-dokumen digital haruslah tersimpan rapi di tempat aman.

Sebagai penyedia layanan tanda tangan digital yang terverifikasi, VIDA memberikan lima tips untuk mengelola dan menjaga data digital tetap aman. 

Buat kebijakan internal terkait penyimpanan data

Pengelolaan data dan dokumen digital yang aman tidak bisa berjalan dengan baik tanpa adanya regulasi yang baik dari perusahaan. Maka dari itu, penting bagi perusahaan memiliki standar operasional dan kebijakan internal dalam penyimpanan data digital ini.

Memiliki ruang penyimpanan yang mumpuni

Setelah membuat sebuah kebijakan internal mengenai penyimpanan data, selanjutnya adalah dengan memilih ruang penyimpanan data digital. Perusahaan perlu menghitung berapa besar kebutuhan ruang bagi penyimpanan data penting di perusahaan.

Uji coba ruang penyimpanan digital 

Saat Anda telah menentukan ruang penyimpanan yang digunakan, sebaiknya lakukan uji coba terlebih dahulu sebelum menggunakannya secara penuh. Cobalah semua fitur yang ada, untuk mengetahui seberapa sulit atau mudah mengakses dokumen tersebut. 

Lakukan back up secara rutin

Hal berikutnya yang bisa Anda lakukan adalah dengan melakukan back up secara rutin data dan dokumen digital penting secara berkala. Ini dilakukan guna menghindari kerusakan dan kehilangan data yang disebabkan karena terjadinya bencana.

Menggunakan Enkripsi 

Terakhir, untuk pengamanan data dan dokumen digital yang lebih optimal Anda dapat menggunakan sebuah enkripsi yang unik. Enkripsi ini terdiri dari deretan angka dan huruf yang berbeda satu dengan yang lain seperti dalam Digital Object Identifier (DOI), Archival Resource Key (ARK), maupun URL dan PURL.