ビジネス界における取引の証拠の種類

ビジネス取引イラスト(ピクサベイ/クリッカーハッピー)

ジョグジャカルタ - 事業活動において、財務記録は非常に重要な部分です。各記録の正確性と妥当性を確保するには、取引の証明が必要です。取引の証明は、購入、販売、収益、および金銭支出の両方の取引の発生を示す文書または記録です。この文書は、会計記録の基礎であり、監査プロセスにおける検証ツールでもあります。

一般に、取引の証明は、内部取引の証明と外部取引の証明の2つのタイプに分けられます。どちらも会社の金融システムにおいて重要な機能を持っています。

内部取引の証明は、部外者の直接の関与なしに会社自体によって作成された文書です。このタイプの証拠は、通常、組織内で発生する財務活動を記録します。例:

このメモは、部門間の商品の移動やオフィス機器の使用など、内部で発生するイベントを記録するために使用されます。これらのメモは通常、当局によって署名されます。

文房具の購入や駐車料金などの小額な現金出金を記録するために使用されます。これらの証拠は、通常、補完としてメモまたは領収書に添付されます。

重要な証拠ではありませんが、ジャーナルへの記録は取引の証拠から供給され、会社の内部統制ツールになります。

外部証明とは、消費者、サプライヤー、その他の第三者などの外部当事者が関与する取引文書です。外部取引の証明の種類は次のとおりです。

a. 請求書 (請求書)

これは、商品の販売またはクレジット購入の取引の証拠です。請求書は売り手によって作成され、支払うべき債務申告書として買い手に与えられます。請求書には2つのタイプがあります。

b. クィタンシ

ある金額の受領の証拠として使用されます。クイタンシは通常、お金の受取人によって署名され、お金の贈与者に与えられます。このドキュメントは、現金取引でよく使用されます。

c. 現金覚書

現金現金または購入領収書は、現金で購入取引を記録するために使用されます。このメモは、支払いが行われた直後に付与されます。

d. クレジットノート

売り手は、通常、商品が返されたり割引されたりするために、請求書の価値が低下することを通知するために使用されます。

e. デベットノート

購入者が販売者に請求書の価値の引き下げを求めるために使用されます, 例えば、商品が欠陥があるか、または適切でないために.

f. チェック・アンド・ビリエット・ジロ (BG)

どちらもキャッシュレス決済手段です。チェックは直接現金化することができますが、ビリエットジロは受取人の口座に振り込むことしかできません。

g. 入金証明および転送証明

この文書は、銀行を通じて預金や送金があったことを証明しています。一般に、請求書の支払いまたは売掛金の返済に使用されます。

h. ロードレター

売り手から買い手への商品の配達を記録するために使用されます。ロードレターには、商品の種類、数量、配送日が記載されています。

i. 配送クレジット

この文書は、商品が配達されたというサインとして遠征隊によって発行されます。商品の配達を追跡するための重要なメッセージ。

取引の完全かつ正確な証拠を持つことは、ビジネス継続にとって非常に重要です。主な機能は次のとおりです。

取引の有効な証拠がなければ、財務記録は無効とみなされ、法的問題や経済的損失を引き起こす可能性があります。

取引の証拠は、財務管理において重要な要素です。大小を問わず、すべての取引は、有効な書面による証拠によって裏付けられるべきです。したがって、企業は、財務の透明性と説明責任が維持されるように、すべての財務活動が秩序正しくきちんと文書化されていることを確認する必要があります。