Numérisation Des Documents De Manière Sécurisée Au Bureau Du Procureur Général Pour Stocker Les Dossiers

Illustration d'une pile de documents (Crédit d'image: Sharon MacCutcheon / Unsplash)

JAKARTA - Le bâtiment du bureau du procureur général a récemment subi un incendie. Il y a eu beaucoup de spéculations concernant l'incident, dans lequel les internautes s'inquiètent de l'incendie des documents de l'affaire.

Cependant, l'AGO a confirmé qu'aucun dossier n'a été brûlé. Cependant, cet incident nous a fait prendre conscience de l'importance des procédures d'archivage de documents, notamment sous forme de données numériques.

Selon le cyberobservateur Pratama Persadha, l'archivage de documents numériques est très important pour anticiper la perte de fichiers de documents en raison de catastrophes naturelles ou d'incendies. De plus, les institutions judiciaires comme l'AGO, qui stockent de nombreux dossiers.

"La numérisation des documents aurait dû être faite, suite au souhait du président Joko Widodo d'adopter la gouvernance électronique", a déclaré Pratama contacté par VOI, mardi 25 août.

Le Centre de recherche sur la sécurité des systèmes de communication et d'information de Kelapa (CISSRec) a expliqué que le processus d'archivage numérique est souvent confronté à deux défis. Premièrement, en re-documentant numériquement toutes les feuilles de documents physiques existantes.

«Par exemple, les documents juridiques et les documents de propriété sont tous encore physiques et sont également stockés dans des fichiers numériques, soit au format JPG, PDF ou autres», a déclaré Pratama.

Deuxièmement, le transfert de documents est entièrement numérique, cependant, "c'est encore très difficile à faire dans le pays, en raison de facteurs technologiques et bureaucratiques qui ne sont pas encore prêts", a déclaré Pratama.

Le but, bien sûr, est une sauvegarde. Néanmoins, Pratama a déclaré que l'utilisation elle-même est encore nécessaire pour utiliser le document original jusqu'à présent.

La numérisation des documents est encore rarement utilisée

Même si elle est réellement nécessaire, la numérisation des documents est encore rarement utilisée car elle est liée à l'authentification. Comme la peur de contrefaire facilement les produits numériques.

Mais en fait, il existe une solution, à savoir avec une signature numérique. Cela signifie que chaque documentation numérique ou document numérique doit avoir une signature numérique afin que sa sortie puisse être vérifiée, et puisse être utilisée devant les tribunaux ou pour aider dans les processus de gestion des terres et autres.

«Concernant l'utilisation des documents numériques, à la fois originaux et documentés, il est nécessaire d'obtenir une réglementation claire. Même aujourd'hui, de nombreuses institutions n'acceptent pas les documents avec signatures numériques, même s'il s'agit d'un effort de modernisation de la bureaucratie qui a été menées dans divers pays », a poursuivi Pratama.

Par conséquent, la numérisation des documents dans le pays est rarement mise en œuvre. En posant cette question, Pratama a déclaré: "cette question n'est toujours pas claire. Parce qu'il n'y a pas encore de règles. En pratique, la documentation est effectuée indépendamment par plusieurs institutions, comme une sauvegarde si quelque chose se produit. Il s'agit donc davantage d'une archive, pas d'un État officiel. document qui peut être utilisé », a expliqué Primaire.

"Même si actuellement les affaires de coopération internationale ont utilisé beaucoup de documents numériques et de signatures numériques, une lacune en termes de bureaucratie que nous devons poursuivre", a-t-il ajouté.

Préoccupations des documents numériques piratés?

Contacté séparément, l'observateur et l'expert en technologie Teguh Prasetya a déclaré que les documents numériques, s'ils sont piratés, peuvent toujours être facilement retracés jusqu'aux traces de cybercriminels, par rapport aux documents physiques.

"Les documents numériques piratés par traçage, suivi et criminalistique numérique sont plus faciles que les documents papier. Le modèle de sécurité peut également être superposé en fonction des besoins", a déclaré Teguh.

En outre, Teguh a également demandé que des ressources humaines (RH) préparées soient formées dans une institution, afin qu'elles puissent ensuite préparer un processus de numérisation de documents qui soit testé et mis à jour en permanence en appliquant la technologie en fonction de leurs besoins et priorités.