7 Cara Membuat Invoice Dengan Mudah dan Praktis

Ilustrasi. (Foto: Unsplash)

JAKARTA - Invoice merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah bisnis. Sehingga ketika kamu bekerja sebagai karyawan diwajibkan mampu membuat invoice setelah melakukan transaksi keuangan. Sehingga keuangan bisnis yang kamu jalani dapat berjalan dengan baik.

Ketika kamu berwirausaha yang telah menempuh perjalanan panjang, pasti kamu sudah terbiasa membuat invoice. Namun, bagi mereka yang baru memulai bisnis, mungkin tidak tahu cara membuat faktur yang benar.

Untuk itu, mari pelajari lebih lanjut apa itu invoice dan manfaatnya serta cara mudah membuat invoice untuk bisnis kamu.

Apa itu invoice?

Invoice atau faktur dalam KBBI mengacu pada kumpulan slip pengiriman yang memuat informasi tentang nama, jumlah, danharga yang harus dibayar oleh pembeli. Dengan invoice, kamu dan pelanggan dapat mengetahui jumlah total invoice yang harus dibayar.

Selain itu, invoice juga akan memberitahu pelanggan waktu maksimum yang harus mereka bayar untuk barang yang dibeli. Dengan kata lain, invoice sangat penting dalam membantu kelangsungan bisnis yang kamu rintis.

Banyak orang mengira bahwa invoice sama dengan bill of exchange atau bukti pembayaran. Namun, tagihan memainkan peran yang lebih penting dari itu. Jadi mengapa invoice begitu penting bagi pengusaha? Mengapa penagihan penting bagi bisnis?

Sebelum mempelajari cara membuat invoice, apakah kamu sudah mengetahui fungsi dari invoice itu sendiri? Saat membangun bisnis, poin penting dalam mendapatkan bisnis yang baik adalah pengaturan keuangan yang terperinci.

Jika pengaturan keuangan perusahaan berantakan, pasti akan berdampak negatif pada kelangsungan bisnis. Nah, invoice merupakan alat penting untuk bisnis kamu agar keuangan tercatat dengan jelas dan rapi.

Tujuan utama invoice adalah sebagai alat pembayaran tagihan yang akan memberikan informasi lengkap tentang siapa yang melakukan transaksi, nama dan jumlah tagihan, serta tanggal terakhir pelanggan dapat membayar tagihan tersebut.

Setelah menerima invoice, pelanggan dapat mengecek kembali kesesuaian barang yang dibeli untuk meminimalkan keluhan di kemudian hari jika barang yang dibeli tidak sesuai dengan invoice.

Selanjutnya, invoice juga merupakan dokumen penting untuk mencatat keuangan bisnis. Invoice akan diperlukan dalam akuntansi untuk keuangan perusahaan. Dengan cara ini kamu dapat dengan mudah memantau perkembangan perdagangan.

11 Cara mudah dan praktis membuat invoice

Bagi kamu yang baru memulai bisnis, tidak perlu bingung bagaimana cara membuat invoice yang benar. Ada 11 cara mudah untuk membuat invoice sehingga dapat membantu arus keuangan bisnis kamu, diantaranya:

1. Gunakan platform online

Sekarang ini banyak invoice online gratis di internet. Salah satunya platform dari majoo untuk memudahkan kamu dalam membuat invoice. Gunakan penagihan online dengan sistem cloud atau pusat data yang akan mempercepat dan memberikan keamanan lebih dari penagihan manual.

Selain itu, faktur komersial kamu juga akan disimpan dengan baik di pusat data. Kamu juga dapat mengaksesnya kapan saja sehingga pemantauan keuangan dapat dilakukan dengan nyaman.

2. Buat template yang menarik

Untuk mempermudah bisnis, buatlah template invoice yang menarik dan profesional. Pastikan juga pelanggan dapat membaca invoice yang kamu kirimkan dengan mudah dan tanpa kebingungan. Saat membuat template yang menarik, perhatikan informasi penting yang perlu dimasukkan agar template dapat diedit.

3. Catat semua transaksi

Memelihara catatan transaksi secara akurat dan lengkap. Pengaturan waktu juga akan sangat penting untuk dokumentasi transaksi, jadi ada baiknya untuk memeriksanya secara teratur. Kamu juga harus menyimpan seluruh dokumen dengan hati-hati. Hal ini dilakukan untuk memudahkan jika nantinya pelanggan melakukan komplain.

4. Masukkan informasi yang diminta

Seperti disebutkan di atas, salah satu hal terpenting dalam membuat faktur adalah harus menyertakan semua informasi penting. Seperti nama dan logo perusahaan, nama dan informasi pelanggan, nomor faktur, rincian produk yang dibeli beserta total harga yang harus dibayar, dan yang terakhir, tanggal kedaluwarsa atau batas pembayaran.

5. Tulis judul invoice

Kamu dapat menulis judul faktur di tengah atas dan menggunakan huruf kapital. Misalnya, "FAKTUR PEMBELIAN BENANG KAIN"  Sementara itu, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan pembeli menyadari bahwa yang kamu kirimkan adalah satu dokumen invoice jika menyangkut banyak dokumen. Dengan begitu, pembeli bisa memprioritaskan pembayaran berdasarkan konten yang tertera di invoice.

6. Pastikan untuk menyertakan nama dan alamat pembeli

Hal yang tak boleh ketinggalan dalam membuat invoice adalah harus mencantumkan nama pembeli atau siapa saja yang wajib melakukan pembayaran. Sementara itu, muncul nama beserta alamat pembeli.

Informasi ini akan memungkinkan pembeli yang bertransaksi dengan kamu mengetahui bahwa faktur tersebut ditujukan untuknya.

7. Jelaskan dengan jelas nama dan alamat penjual

Selain itu, nama dan alamat perusahaan penjual juga harus dicantumkan dengan jelas. Hal ini berguna untuk menginformasikan siapa yang akan menerima pembayaran nantinya. Hal ini sangat penting agar tidak adanya salah paham antara orang yang bertanggung jawab dalam hal pembayaran.

8. Membuat daftar barang atau jasa yang dijual atau dipesan

Hal ini juga sangat penting ketika kamu membuat invoice. Membuat daftar barang atau jasa yang dijual atau dipesan kepada pembeli dengan terperinci akan membantu pembeli untuk mengecek harga barang yang telah dibelinya.

Misalnya, jika transaksinya berupa pembelian barang, tulis keterangan nama produk, jumlah, harga satuan, dan totalnya. Juga, jika faktur untuk layanan seperti konsultasi, tulis secara rinci nama proyek, deskripsi pekerjaan, dan biaya sesuai kesepakatan.

Sebaliknya, tabel digunakan untuk memudahkan membaca informasi rinci. Pastikan juga untuk membuatnya selengkap mungkin agar tidak terjadi kebingungan saat membaca.

9. Masukkan tanggal transaksi

Ini juga penting, karena bisa menjadi cara untuk mengetahui masa berlaku dokumen. Sedangkan untuk kamu harus menuliskan beberapa tanggal, yaitu tanggal pembelian produk, tanggal penerbitan invoice atau tanggal penggunaan layanan hingga tanggal jatuh tempo pembayaran.

Adapun jangka waktu pembayaran, dapat berdiskusi dengan pembeli mana yang lebih baik untuk kedua belah pihak.

10. Buat nomor faktur

Setelah itu, akan lebih baik jika membuat nomor untuk faktur. Oleh karena itu, akan lebih mudah untuk mengarsipkan dokumen. Kamu dapat menggunakan kode khusus diikuti dengan nomor berurutan untuk setiap faktur yang diterbitkan.

11. Informasikan syarat pembayaran sesuai kesepakatan

Nah akhirnya ini juga menjadi hal penting yang harus dicantumkan dalam invoice. Penting bagi kamu sebagai penjual untuk mengetahui dan memastikan kapan pembayaran transaksi kamu lunas. Faktur umumnya memiliki jangka waktu 30 hari sejak diterbitkan, yang berarti bahwa pembeli harus membayar dalam periode ini agar tidak terlambat dan menerima penalti atas keterlambatan pembayaran.

Biasanya berlabel n / 30 atau Net 30. Tapi, sekali lagi, ini jelas disesuaikan dengan ketentuan masing-masing perusahaan dan keputusan kedua belah pihak.