Comprendre Les Programmes De Comptabilité Et Les 10 Utilisations

Un programme de comptabilité est un programme d’application spécialement conçu pour gérer l’enregistrement des transactions commerciales. (photo: doc. unsplash)

JAKARTA - Parallèlement au développement de la technologie, tout le travail peut être effectué plus rapidement. Pas d’exception avec les affaires comptables qui ont maintenant été facilitées par l’existence de programmes comptables. Avec ce logiciel, les comptables seront aidés et le travail est plus maximal.

Alors, qu’est-ce que ce programme de comptabilité exactement? Pour en savoir plus directement, vous voyez la revue ci-dessous sur la compréhension des programmes de comptabilité et de leurs fonctions. Voici la revue complète:

Apprendre à connaître le programme de comptabilité en général

Un programme de comptabilité est un programme d’application spécialement conçu pour gérer l’enregistrement des transactions commerciales. Ce programme est en effet utilisé par les comptables d’entreprise afin que les données sur les transactions puissent être plus facilement gérées. Certaines des données qui seront enregistrées par ce programme comprennent les données d’achat, les ventes, les paiements de salaire, les rapports et d’autres données liées aux rapports financiers de l’entreprise.

Le programme de comptabilité lui-même a une variété de fonctionnalités qui peuvent être sélectionnées au besoin. Parce que ce logiciel est une application payante dont les niveaux de prix varient, en fonction de la complexité du programme dans l’exécution de ses fonctions. Plus il y a de fonctions et de fonctionnalités offertes, plus ce sera cher. Vous devez donc être sage dans la détermination du bon programme de comptabilité pour l’entreprise.

10 avantages de l’utilisation d’un programme de comptabilité en ligne

Ces dernières années, la technologie cloud a révolutionné la vie quotidienne. Payez vos factures en ligne, utilisez un smartphone pour vérifier vos e-mails afin d’enregistrer des photos en ligne.

Il a également un impact sur les entreprises et les bureaux, les programmes dans les logiciels de comptabilité en ligne offrent toutes les fonctionnalités et la fiabilité des systèmes qui doivent être essayés par les gens d’affaires. Voici les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne qu’il faut connaître.

Accès à tout moment

Avec un programme de comptabilité en ligne, les gens d’affaires peuvent accéder aux comptes et aux finances de l’entreprise à tout moment, n’importe où. Contrairement à la façon dont le manuel via Excel, la comptabilité et les finances sont très liées à un document particulier ou même à un ordinateur portable.

Les logiciels peuvent également stocker des données d’entreprise et limiter l’accès aux données en fonction de leur rôle dans l’entreprise. Les données sont également cryptées et stockées en toute sécurité avec des serveurs cloud. Via un smartphone ou un ordinateur portable n’est pas un problème tant qu’il y a encore une connexion Internet. Ainsi, peu importe où se trouve l’homme d’affaires, le statut de l’entreprise peut toujours être vérifié en temps réel.

Rentable

Travailler en ligne réduit les coûts informatiques. Alors que les systèmes manuels comme Excel nécessitent un investissement matériel ainsi que de la maintenance, nécessitent des serveurs pour ces logiciels ainsi que des équipes informatiques payantes pour maintenir les données, bien sûr, cela peut être une surcharge si coûteuse.

Les tâches répétitives telles que les factures, la budgétisation et les rapports augmentent également le temps de travail des employés, indirectement, les entreprises dépensent de l’argent pour des choses qui peuvent réellement être plus stratégiques.

Gagner du temps

Selon une étude menée par Xero Blog auprès de 230 comptables, directeurs financiers et employés en Afrique du Sud, les logiciels de comptabilité peuvent faire économiser aux comptables jusqu’à 3 heures par jour. Comment est-ce possible ?

79% des comptables qui utilisent encore des systèmes manuels passent entre une et trois heures par jour à saisir des données dans le système. Alors que 57% des comptables qui utilisent des logiciels ne prennent que moins d’une heure par jour.

Les comptables avec un système manuel 2x sont plus susceptibles de passer plus d’une heure à s’occuper des courriels et d’autres documents que les comptables qui utilisent déjà un logiciel de comptabilité.

Surveillance financière continue

Dans un système de comptabilité manuelle, la majeure partie du travail est effectuée à la fin de l’année, lorsque les dossiers sont préparés à des fins administratives et d’évaluation fiscale.

Mais avec la comptabilité informatisée, les entreprises peuvent créer et gérer des dossiers financiers en continu et obtenir des rapports quand elles le souhaitent.

Cela permet à la direction de l’entreprise de surveiller les dossiers financiers de l’entreprise et de résoudre les problèmes tôt avant qu’ils ne se transforment en problèmes majeurs.

Les systèmes comptables fournissent également des rapports détaillés sur les processus métier et aident les utilisateurs à surveiller les flux de trésorerie de l’entreprise, aidant ainsi les utilisateurs à calculer les bénéfices et à savoir quels clients génèrent les revenus les plus importants pour l’entreprise.

En bref, les états financiers dans les logiciels aident les utilisateurs à prendre des décisions et à exploiter une entreprise de manière plus efficace et productive.

En fait, selon une étude menée par FreshBooks, le processus de surveillance des finances à l’aide d’un logiciel peut vous faire économiser environ 30 minutes par mois.

Rappels dus

Avec un programme de comptabilité en ligne, les entreprises peuvent enregistrer et suivre les dettes et les créances. Cela permet à chaque entreprise de connaître les conditions actuelles des flux de trésorerie ainsi que les prévisions futures.

Par exemple, le logiciel peut inclure des factures ainsi que des factures client et des dates d’échéance afin que les utilisateurs reçoivent un rapport ou une notification sur le moment où les créances doivent être payées par le client. Bien sûr, cela évite grandement les revenus tardifs.

Ceci est également renforcé par des études menées par FreshBooks, lors de l’utilisation de manuels, le processus de vérification d’Excel prend jusqu’à 1 minute 30 secondes, tandis que lorsque vous utilisez un logiciel, cela ne prend que moins de 1 minute.

Imaginez, quand il y a 20 facturations chaque mois, bien sûr, cela peut économiser près d’une demi-heure par mois.

Minimiser les erreurs

Les systèmes de comptabilité manuelle augmentent la probabilité d’erreurs dans leurs calculs. Mais, l’un des avantages d’un logiciel de comptabilité est de dire à l’utilisateur s’il y a une incompatibilité des calculs.

Il n’est pas rare que les programmes de comptabilité puissent être rapprochés avec les banques afin que le solde contenu dans le logiciel soit le même que dans un compte d’entreprise.

Selon le Web de la comptabilité, plus de 73% des comptables ont commencé à rechercher et à choisir un logiciel de comptabilité pour automatiser les tâches comptables manuelles afin de réduire les erreurs et les charges de travail.

Surveiller l’inventaire de l’entreprise

Selon les tendances récentes des logiciels de comptabilité, de nombreux logiciels présentent des fonctionnalités telles que la gestion des stocks de produits et fournissent des détails à jour sur la quantité de stock disponible.

Il automatise même l’inventaire lorsqu’une commande de produit est en cours de traitement. Les estimations de la possibilité d’épuisement des stocks peuvent également être notifiées afin qu’il n’y ait plus d’histoires soudainement à court de certains produits.

Axé sur une donnée centralisée

Le logiciel de comptabilité permet à ses utilisateurs de concentrer les processus d’affaires clés ainsi que les tâches de gestion telles que les états financiers, les processus d’achat, la gestion des stocks de marchandises.

Les utilisateurs peuvent utiliser un seul logiciel pour toutes les tâches, au lieu d’investir dans un canal ou un logiciel distinct.

Faciliter la conformité fiscale

Un logiciel de comptabilité peut calculer le montant des taxes à payer sur chaque facture. De plus, les utilisateurs ont des rapports détaillés sur le montant des impôts qu’une entreprise paie sur une période de temps.

Amélioration de la sécurité des données financières de l’entreprise

Les données financières sont certainement les informations confidentielles d’une entreprise et doivent être hautement protégées afin qu’elles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Avec un logiciel de comptabilité, les données financières d’une entreprise sont plus sécurisées car elles sont stockées dans le cloud et seule une personne prédéterminée peut accéder à ces données.

D’où les avantages des programmes de comptabilité qui permettent aux propriétaires d’entreprise de gérer plus facilement les processus financiers, d’effectuer les tâches financières correctement et rapidement. Cela ne fait jamais de mal d’essayer un logiciel de comptabilité, laissez le temps précieux se concentrer sur d’autres choses stratégiques afin que l’entreprise soit plus optimale.