Invoice OCR Software: Fonctionnement, Impact des coûts et meilleures recommandations pour les entreprises en Indonésie

Illustration. (Photo: Pexels)

JAKARTA - Le traitement manuel des factures prend souvent beaucoup de temps et est sujet à des erreurs. Divers études montrent que les équipes de finance passent en moyenne 10 à 30 minutes à traiter une facture.

Si une entreprise traite des centaines ou des milliers de factures par mois, le temps perdu dans cette tâche administrative est encore plus grand. En outre, le taux d’erreur humaine dans l’entrée des données des factures atteint 1 à 3 % par point de données, ce qui peut causer de nombreux problèmes tels que le paiement erroné des fournisseurs et le retard de la clôture des livres.

D'autre part, les solutions de paiement automatisées basées sur la technologie telles que le logiciel OCR de facture peuvent réduire le temps et les erreurs de manière significative. Cette technologie offre une économie de coûts pouvant atteindre 80% par rapport aux processus manuels. L'un des principaux avantages peut être trouvé dans la fonction OCR de Mekari Expense pour l'automatisation de l'entrée de données avec une précision élevée.

Qu'est-ce que le logiciel OCR de facture

Le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures est une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui transforme le texte contenu dans des documents physiques ou numériques en données numériques lisibles et automatiquement traitées. Vous pouvez télécharger ou prendre une photo de documents tels que des factures, des reçus ou des PDF, puis le système extrait les données importantes.

La technologie OCR soutenue par l’intelligence artificielle est capable de reconnaitre divers formats de factures, sans dépendre d’un template fixe. Les données extraites sont ensuite directement intégrées dans le module de facture d’achat ou de demande de frais dans le système financier, sans avoir besoin d’une saisie manuelle. La principale différence entre l’OCR traditionnel et l’OCR alimenté par l’IA est la capacité de l’IA à apprendre à reconnaître de nouveaux modèles et à améliorer l’exactitude au fil du temps en fonction des corrections.

Effet de l'utilisation du logiciel OCR de facture

1. Effet sur les coûts

Le processus manuel coûte environ 15 à 40 dollars É.-U. par facture. Ce prix comprend le travail, la correction des erreurs et le coût de l’opportunité. En utilisant l’OCR des factures et l’automatisation baśe sur l’IA, ces frais peuvent baisser drastiquement à environ 2 à 5 dollars E.-U. par facture.

2. Effet du temps

Manuellement, le cycle de traitement des factures prend habituellement de 7 à 14 jours entre la réception et la réparation. Ce processus implique de nombreux etâpes telles que la validation, l’étapé, l’approbation et la correction. Avec l’automatisation de l’OCR des factures et du workflow numérique, ce cycle peut trémière réduit à 1 à 3 jours.

3. Effet de l'exactitude

Les erreurs dans le processus manuel atteignent 1 à 3 % par entrée, et presque 39 % des factures manuelles contiennent des erreurs telles que des chiffres, des noms de fournisseurs ou des codes de compte. Cela entraîne des coûts supplémentaires pour la correction et des retards de paiement. Avec la combinaison d’OCR, d’IA et de règles de validation, le processus d’automatisation peut réduire le taux d’erreur à environ 0,1 à 0,5 %, avec une précision de première fois supérieure à 97 %.

7 Recommandations des meilleurs logiciels OCR de facture

Voici quelques options de logiciels de facturation OCR que vous pouvez envisager:

1. Mekari Expense

Mekari Expense est le premier système de gestion des dépenses en Indonesie, faisant partie de l’écosystème de logiciels intégrés Mekari qui controle les dépenses d’entreprise de manière transparente et fournit une prévision de budget plus claire.

Mekari Expense fournit une OCR alimentée par l’IA pour extraire des factures et des structures de divers formats, afin de faciliter la gestion des factures jusqu’au paiement.

Toutes les données sont automatiquement importées dans le module Purchase Invoice pour qu’elles soient payables dans le même tableau de bord, via un processus d’approbation en plusieurs couches. Mekari Expense fait partie de l’écosystème de logiciels intégré Mekari qui offre de nombreuses façon de faciliter les opérations, l’intégration sans entrave et le reportage intelligent dans les différentes divisions et processus d’affaires.

2. Rossum

Plateforme de traitement de documents IA avec deep learning qui peut reconnaître de nombreux formats de factures sans template. Intégration facile avec de nombreux systèmes ERP et AP, convient aux entreprises mondiales.

3. Kofax ReadSoft (Kofax AP Automation)

Solution d'automatisation AP complète avec OCR, approbation de flux de travail et intégration à de grands ERP tels que SAP. Une option mature pour les entreprises ayant des besoins d'entreprise.

4. ABBYY Vantage / FlexiCapture

Focus sur le traitement intelligent des documents avec une extraction de données avancée. Prise en charge des scénarios on-premise et cloud avec des options d' personnalisation approfondies.

5. Dext Prepare

Populaire auprès des comptables et des PME, l’automatisation de l’entrée des factures et des reçus dans les logiciels de comptabilité tels que Xero et QuickBooks. Une application mobile est disponible pour prendre des photos de reçus.

6. Adobe Acrobat Pro DC

En plus de l’éditeur de PDF, il offre une fonction OCR pour la conversion de documents numérisés en texte qui peut être recherché et exporté. Convient aux organisations avec de nombreux fichiers PDF.

7. Readiris

Logiciel OCR ancien qui prend en charge de nombreux langages et formats de documents. Il est couramment utilisé pour la numérisation de documents physiques avant leur traitement ultérieur.

Mekari Expense, le meilleur logiciel de OCR de facture pour les entreprises en Indonésie

Mekari Expense se distingue par l’utilisation de la technologie OCR basée sur l’IA qui peut détecter et extraire des informations de différents formats de factures sans besoin de configuration de templates pour chaque fournisseur. Cette technologie surmonte les variations de format souvent trouvables en Indonesie.

Le processus de Mekari Expense est end-to-end. Vous pouvez télécharger, prendre des photos ou facturer ce qui est détecté par le courrier électronique du fournisseur directement traité par OCR, puis les données sont transférées vers le module de facture d’achat ou de demande de frais. Les étapes d’approbation se déroulent dans une plate-forme intégrée, puis les données sont automatiquement synchronisées avec Mekari Jurnal pour la comptabilité. Cette approche réduit le risque d’erreurs multiples et accélère le processus de clôture financière.

Mekari Expense propose également une application mobile qui permet de prendre des photos de factures ou de factures directement depuis un smartphone. Cette fonction facilite la soumission des frais pour les équipes sur le terrain d’une manie rapide et pratique.

Le système est développé en accord avec les réglements indonesiens, en particulier les calculs de la TVA et de l’impôt sur le revenu, ce qui rend le processus fiscal plus précis et plus facile à réporter. Mekari Expense est certifié ISO/IEC 27001, ce qui garantit la securité des données d’informations financíres selon les normes internationales. L’intégration native avec d’autres écosystèmes Mekari tels que Mekari Jurnal et le module HR/payroll rend le processus de gestion des finances plus structuŕe et éfficient.

Utilisez Mekari Expense pour tirer parti des fonctionnalités OCR de Mekari Expense et commencer à optimiser le processus de gestion des factures dans votre entreprise. Cette technologie vous aidera à accélérer le travail financier tout en améliorant l’exactitude et la conformité fiscale.