برنامج OCR الفواتير: كيفية العمل ، تأثير التكلفة ، وأفضل التوصيات للأعمال التجارية في إندونيسيا

جاكرتا - غالبا ما يستغرق تجهيز الفواتير يدويا وقتا طويلا ومحفوفا بالخطأ. وتكشف الدراسات المختلفة أن فرق التمويل تنفق في المتوسط 10-30 دقيقة فقط لمعالجة فاتورة واحدة.

إذا كانت الشركة تقوم بمعالجة مئات أو آلاف الفواتير شهريا ، فإن الوقت الذي يتم إضاعته في هذه الأعمال الإدارية يزداد. بالإضافة إلى ذلك ، تصل نسبة الأخطاء البشرية في إدخال بيانات الفواتير إلى 1-3 في المائة لكل نقطة بيانات ، مما قد يؤدي إلى العديد من المشكلات مثل عدم الدفع للبائعين والتأخر في إغلاق الكتب.

من ناحية أخرى ، يمكن للحلول المدفوعة تلقائيًا المستندة إلى التكنولوجيا مثل برامج OCR الفواتير تقليل الوقت والأخطاء بشكل كبير. توفر هذه التقنية وفورات في التكاليف تصل إلى 80 في المائة مقارنة بالعمليات اليدوية. يمكن العثور على إحدى المزايا الرئيسية في ميزة OCR من Mekari Expense لأتمتة إدخال البيانات بدقة عالية.

برنامج OCR الفاتورة هو تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) التي تحول النصوص الموجودة في المستندات المادية أو الرقمية إلى بيانات رقمية قابلة للقراءة والمعالجة تلقائيا. يمكنك تحميل أو التقاط مستندات مثل الفواتير أو المخططات أو ملفات PDF ، ثم يقوم النظام باستخراج البيانات المهمة.

يمكن للتكنولوجيا OCR المدعومة بالذكاء الاصطناعي التعرف على مختلف تنسيقات الفواتير ، دون الاعتماد على قالب ثابت. يتم إدخال البيانات المفصلة مباشرة بعد ذلك في نموذج فاتورة الشراء أو مطالبة التكاليف في النظام المالي ، دون الحاجة إلى كتابة يدوية. الفرق الرئيسي بين OCR التقليدي و OCR المدعوم بالذكاء الاصطناعي هو قدرة الذكاء الاصطناعي على التعلم للاعتراف بالأنماط الجديدة وتحسين الدقة مع مرور الوقت على أساس التصحيحات.

1. تأثير التكلفة

تتطلب العمليات اليدوية تكاليف تتراوح بين 15 و 40 دولار أمريكي لكل فاتورة. تشمل هذه التكاليف العمالة ، وإصلاح الأخطاء ، وتكاليف الفرصة. باستخدام فاتورة OCR والتشغيل الآلي القائم على الذكاء الاصطناعي ، يمكن أن تنخفض هذه التكاليف بشكل كبير إلى حوالي 2 إلى 5 دولارات أمريكية لكل فاتورة.

2. تأثير الوقت

يدوم الدورة اليدوية لمعالجة الفواتير عادة ما يستغرق من 7 إلى 14 يومًا من الاستلام إلى الاستعداد للدفع. وتتضمن هذه العملية العديد من المراحل مثل التحقق والتحقق من البيانات والموافقة والتصحيح. مع أتمتة OCR الفواتير والعمليات الإدارية الرقمية ، يمكن تقصير هذه الدورة إلى 1 إلى 3 أيام فقط.

3. تأثير الدقة

وتصل الأخطاء في العمليات اليدوية إلى 1-3 في المائة لكل إدخال، وتحتوي ما يقرب من 39 في المائة من الفواتير اليدوية على أخطاء مثل الأرقام أو أسماء البائعين أو رموز الحسابات. وهذا يؤدي إلى تكاليف إضافية لتصحيح والتأخيرات في الدفع. مع مزيج من OCR ، والذكاء الاصطناعي ، وقواعد التحقق ، يمكن لعمليات الأتمتة أن تخفض معدلات الأخطاء إلى حوالي 0.1-0.5 في المائة ، مع دقة أول مرة على حق تزيد عن 97 في المائة.

فيما يلي بعض أفضل برامج فواتير OCR التي يمكنك التفكير فيها:

1. Mekari Expense

Mekari Expense هي أول نظام لإدارة النفقات في إندونيسيا ، وهو جزء من النظام البيئي البرمجي المتكامل Mekari الذي يتحكم في النفقات التجارية بشكل شفاف ويقدم تنبؤات أكثر وضوحا بالميزانية.

توفر Mekari Expense OCR مدعومًا من الذكاء الاصطناعي لاستخراج الفواتير والهياكل من مختلف التنسيقات ، لتسهيل إدارة الفواتير حتى الدفع.

يتم إدخال جميع البيانات تلقائيًا في وحدة Purchase Invoice ثم يتم دفعها في لوحة معلومات واحدة ، من خلال عملية الموافقة المتعددة الطبقات. Mekari Expense هي جزء من نظام بيئي متكامل من برامج Mekari الذي يوفر سهولة في العمليات التلقائية ، والتكامل دون عوائق ، والتقارير الذكية في مختلف الأقسام وعمليات الأعمال.

2. روسوم

منصة معالجة المستندات الذكية مع التعلم العميق يمكنها التعرف على مختلف تنسيقات الفواتير بدون قالب. التكامل السهل مع مختلف أنظمة ERP و AP ، مناسبة للشركات العالمية.

3. Kofax ReadSoft (Kofax AP Automation)

حل أتمتة AP كاملة مع OCR ، سير العمل على الموافقة ، والتكامل مع ERP كبير مثل SAP. خيار ناضج للشركات ذات الاحتياجات المؤسسية.

4. ABBYY Vantage / FlexiCapture

التركيز على معالجة المستندات الذكية مع استخراج البيانات المتقدمة. يدعم سيناريوهات الموقع والغلاف مع خيارات التخصيص المتعمقة.

5. ديكست إعداد

تحظى بشعبية بين المحاسبين والشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، وتشمل أتمتة إدخال الفواتير والهياكل إلى برامج المحاسبة مثل Xero و QuickBooks. تتوفر تطبيقات هاتفية لالتقاط الهياكل.

6. Adobe Acrobat Pro DC

بالإضافة إلى محرر PDF ، يوفر OCR لمحول المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى نص يمكن البحث عنه وتصديره. مناسب للمنظمات التي لديها الكثير من أرشيفات PDF.

7. رياديريس

برنامج OCR قديم يدعم العديد من اللغات و تنسيقات المستندات. يستخدم عادة لرقمنة المستندات المادية قبل معالجتها أكثر.

يبرز Mekari Expense باستخدام تقنية OCR القائمة على الذكاء الاصطناعي التي يمكنها اكتشاف واستخراج المعلومات من مختلف تنسيقات الفواتير دون الحاجة إلى تكوين قالب لكل مورد. يتغلب هذا التكنولوجيا على تنوع التنسيقات التي غالبا ما توجد في إندونيسيا.

عملية Mekari Expense هي من النهاية إلى النهاية. يمكنك تحميل أو تصوير أو فاتورة يتم اكتشافها من بريد إلكتروني من البائع يتم معالجتها مباشرة من قبل OCR ، ثم يتم نقل البيانات إلى نموذج فاتورة الشراء أو مطالبة التكاليف. يتم تنفيذ مراحل الموافقة في منصة متكاملة واحدة ، ثم يتم مزامنة البيانات تلقائيًا إلى Mekari Journal للكتابة. بهذه الطريقة ، يتم تقليل خطر الخطأ المزدوج وتسريع عملية الإغلاق المالي.

كما توفر Mekari Expense تطبيقًا محمولًا يسمح بتصوير الهياكل أو الفواتير مباشرة من الهاتف الذكي. تسهل هذه الميزة تقديم التكاليف لفريق الميدان بطريقة سريعة وعملية.

تم تطوير هذا النظام أيضًا وفقا للوائح إندونيسية ، وخاصة حساب ضريبة القيمة المضافة وضريبة الدخل ، مما يجعل عملية الضرائب أكثر دقة وأسهل في الإبلاغ. تم اعتماد Mekari Expense على ISO / IEC 27001 ، مما يضمن أمن البيانات المالية وفقا للمعايير الدولية. التكامل الأصيل مع النظم البيئية الأخرى في Mekari مثل Mekari Journal و HR / payroll modules يجعل عملية إدارة الأموال أكثر بنية وكفاءة.

استخدم Mekari Expense للاستفادة من ميزة OCR من Mekari Expense وابدأ في تحسين عملية إدارة الفواتير في عملك. ستساعدك هذه التقنية في تسريع العمل المالي مع تحسين دقة الامتثال الضريبي.