أنواع مختلفة من أدلة المعاملات في عالم الأعمال

YOGYAKARTA - في الأنشطة التجارية ، يعد التسجيل المالي جزءا مهما للغاية. لضمان دقة وصحة كل تسجيل ، هناك حاجة إلى دليل على المعاملة. دليل المعاملة هو وثيقة أو سجل يظهر حدوث معاملة ، سواء كانت عملية شراء أو بيع أو إيصال أو إنفاق. هذه الوثيقة هي الأساس في سجل المحاسبة وكوسيلة للتحقق في عملية التدقيق.

بشكل عام ، تنقسم أدلة المعاملات إلى نوعين ، وهما أدلة المعاملات الداخلية وأدلة المعاملات الخارجية. كلاهما له وظيفة مهمة في النظام المالي للشركة.

دليل المعاملات الداخلية هو وثيقة تنتجها الشركة نفسها دون مشاركة خارجية مباشرة. عادة ما يسجل هذا النوع من الأدلة الأنشطة المالية التي تحدث داخل المؤسسة. على سبيل المثال:

وتستخدم هذه المذكرة لتسجيل الأحداث التي تحدث داخليا، مثل نقل البضائع بين الإدارات أو استخدام المعدات المكتبية. وعادة ما توقع السلطات هذه المذكرة.

يستخدم لتسجيل النفقات النقدية الصغيرة مثل شراء القرطاسية أو رسوم وقوف السيارات. عادة ما يتم إرفاق هذه الأدلة بملاحظات أو إيصالات كمكمل.

على الرغم من أنها ليست الدليل الرئيسي ، إلا أن الإدراج في المجلات يتم الحصول عليه من أدلة على المعاملات ويصبح أداة للرقابة الداخلية للشركة.

الأدلة الخارجية هي وثائق المعاملات التي تنطوي على أطراف خارجية ، مثل المستهلكين أو الموردين أو أطراف ثالثة أخرى. وتشمل أنواع الأدلة على المعاملات الخارجية ما يلي:

أ. الفواتير (الفواتير)

إنه دليل على صفقة بيع أو شراء السلع على سبيل الائتمان. يتم إجراء الفواتير من قبل البائع وإعطائها للمشترين كبيان عن الديون التي يجب دفعها. هناك نوعان من الفواتير:

ب. الكويتانسي

يستخدم كدليل على تلقي بعض الأموال. عادة ما يتم توقيع الإيصالات من قبل متلقي الأموال وإعطائها للمولين. غالبا ما تستخدم هذه الوثيقة في المعاملات النقدية.

ج. مذكرةكون

يستخدم مذكرة القرض أو إيصال الشراء لتسجيل معاملات الشراء نقدا. يتم إعطاء هذه المذكرة مباشرة بعد إجراء الدفع.

د. مذكرة ائتمان

يستخدم البائع للإبلاغ عن وجود انخفاض في قيمة الفاتورة ، عادة لأن البضائع تعود أو هناك تخفيض في السعر.

ه. مذكرة الخصم

يستخدمه المشتري لطلب تخفيضات في قيمة الفاتورة للبائع ، على سبيل المثال بسبب العناصر المعيشة أو غير المناسبة.

و. تشيك وبيلييت جيرو (BG)

كلاهما أدوات دفع غير نقدية. يمكن إصدار الشيكات مباشرة ، في حين لا يمكن نقل شباك giro إلا إلى حساب المتلقي.

ز. الأدلة على الإيداع وأدلة النقل

هذه الوثيقة هي دليل على أن هناك إيداعا أو تحويلا للأموال من خلال البنك. يستخدم عموما لدفع الفواتير أو سداد المستحقات.

ح. رسائل الطرق

يستخدم لتسجيل شحن البضائع من البائع إلى المشتري. يسرد خطاب الطريق نوعا وعدد البضائع وتاريخ التسليم.

i. جلسة التوصيل

تم إصدار هذه الوثيقة من قبل خدمة الشحن كعلامة على أن البضائع قد تم تسليمها. الرسو مهم لتتبع تسليم البضائع.

إن الحصول على أدلة كاملة ودقيقة على المعاملات أمر مهم للغاية لاستمرارية الأعمال. وتشمل وظائفها الرئيسية ما يلي:

وبدون أدلة صحيحة على المعاملات، يمكن اعتبار السجلات المالية غير صالحة ويمكن أن تؤدي إلى مشاكل قانونية أو خسائر مالية.

أدلة المعاملات عنصر حاسم في الإدارة المالية. يجب أن تكون كل معاملة ، كبيرة وصغيرة على حد سواء ، مدعومة بأدلة كتابية صحيحة. لذلك، تحتاج الشركة إلى ضمان توثيق كل نشاط مالي بطريقة منظمة ودقيقة من أجل الحفاظ على الشفافية والمساءلة المالية.